MISSIONS GENERALES DU POSTE

Réalisation de divers travaux de bureautique
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Accueil du public


1 ACTIVITES PRINCIPALES

Sous la responsabilité de la DGS

Comptabilité
Pointage des factures avec les services concernés
Opération de saisie comptable : (saisie, édition des bordereaux de mandats ou de titres, envoi des flux)
Facturation
Intégration des factures de Chorus pro
Intégration des P503 et des PES retour
Déclaration de TVA.
Suivi de l’exécution du budget
Mise à jour de l’actif
Opérations budgétaires de fin d’année
Suivi des crédits scolaires

Funéraire
Etablissement des autorisations de fermeture de cercueil, des autorisations de crémations et d’inhumation
Délivrance et contrôle des titres de concession
Gestion du cimetière, des concessions et des espaces funéraires
Contrôle des enregistrements des opérations funéraires dans l’enceinte du cimetière.
Enregistrement des inhumations par tombe

Elections
Réception des inscriptions, radiations, changement d’adresse sur la liste électorale.
Réalisation des opérations liées à la révision de la liste électorale.
Préparer, organiser les divers scrutins politiques et professionnels.
Saisie, intégration et suivi des procurations

Les baux
Etablissement et suivi des divers baux (appartements, Landes, cabane de chasse)
Etablissement des sommes à payer
Correspondance avec les divers locataires

Etat Civil
Instruction et constitution des actes de décès
Instruction et constitution des actes de reconnaissance
Transmission des données à l’INSEE
Inscription des mentions marginales
Tenue administrative des registres
Saisie dans le logiciel des avis de naissance
Réalisation des opérations de clôture, envoi des registres au Tribunal judiciaire.

Archivage
Archivage en fin d’année
Mise à jour de l’index sous format papier et sous format numérique
En commun avec les autres agents du service

2 ACTIVITES SECONDAIRES

Accueil du public
En cas d’absence ou d’empêchement de la personne chargée de l’accueil.
Divers
L’agent sera amené à réaliser les tâches suivantes en cas d’empêchement des agents qui en ont habituellement la charge :
- Enregistrement du courrier « arrivée –départ »
- Enregistrement des demandes d’autorisation d’urbanisme
- Etablissement des actes de Mariage, baptême civil.
- PACS
-
CONDITIONS DE TRAVAIL

-Travail en équipe au sein du secrétariat de mairie composé de 3 agents.
- Horaires fixes imposés
- Moyens nécessaires :
• Ordinateur et imprimante
• Photocopieur, scanner et fax
• Internet et messagerie électronique
• Téléphone
-Logiciels bureautiques (e-magnus gestion financière, facturation, GRC …)