La collectivité de CABESTANY recrute :
UN ASSISTANT ADMINISTRATIF DE DIRECTION – Direction des services techniques et urbanisme (H/F)
Cadre d’emplois des Adjoints administratifs - Catégorie C
Grade de Rédacteur – Catégorie B


Située au sein de la Communauté Urbaine de Perpignan Méditerranée Métropole, Cabestany (plus de 10 000 habitants, 230 agents) occupe une position stratégique aux portes de la ville centre de Perpignan. Elle bénéficie d'un environnement unique au cœur des vignes, à proximité de la mer et de la montagne. Ville où il fait bon vivre, Cabestany est attractive et dynamique et dispose de nombreux équipements publics de qualité (sportifs, culturels, …) et constitue l’un des principaux pôles d’activités du territoire (entreprises, commerces et pôle santé réputés).

Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe des services, au sein de la Direction des Services Techniques et de l’Urbanisme et en équipe avec le secrétaire comptable du service, vous aurez à effectuer les missions suivantes :

Missions :

• Assistance à l’organisation du travail de la Directrice

 Assurer le secrétariat de la Direction,
 Echanges réguliers avec les encadrants de la direction, les partenaires institutionnels, autres collectivités, entreprises,
 Procéder au suivi administratif des dossiers en lien avec la Direction,
 Gestion et organisation des courriers entrants (traitement et réponse),
 Rédaction des courriers, courriels ou comptes-rendus de réunions,
 Veiller au respect des délais,
 Préparation et organisation des réunions,
 Participation interne pour rédaction et diffusion des CR,
 Préparation des bilans d’activités de la Direction et des différents services,
 Enregistrement/gestion et transmission des messages aux interlocuteurs concernés
 Suivi et rappel des informations importantes.

• Secrétariat des services de la direction (Voirie, Espaces Verts, Propreté - Bâtiment et Logistique - Urbanisme)

 Réalisation (mise en forme et saisie) de tous types de documents pour les différents services de la Direction,
 Assurer le classement et l'archivage de la correspondance de la Direction,
 Assurer la transmission des informations et documents en interne et en externe,
 Participation à la communication interne et externe,
 Rédaction de délibérations, arrêtés, rapports, comptes rendus, notes,
 Gestion administrative des bâtiments communaux (ERP, rapport de sécurité et autres documents administratifs des contrôle divers récurrents en lien avec les services bâtiments et urbanisme), classement et suivi de l’archivage,
 Suivi des interventions des services voirie, espaces verts, propreté, bâtiments,
 Appui administratif : recherche d’informations, appel de correspondants, gestion de l’annuaire des services et transmission de courriers spécifiques,
 Organisation, classement et archivage des dossiers, des notes de services et tout autre document administratif et technique des services,
 Tenue des parapheurs dans la direction.

• Gestion des ressources humaines

 Assurer le suivi des plannings de congés pour l’ensemble des agents,
 Assurer le suivi des récupérations et formations pour l’ensemble des agents.

Qualités professionnelles requises :

 Expérience confirmée en secrétariat et en gestion administrative,
 Expérience en collectivité territoriale exigée,
 Connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs,
 Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, GED…),
 Très bonne expression orale, qualité rédactionnelle (syntaxe, orthographe et grammaire) et sens de la synthèse indispensable,
 Tri, classement et archivage des courriers, courriels, dossiers et divers documents,
 Sens de l’organisation, capacité à prioriser les activités, méthode,
 Sens du contact et du service public, capacité à s’adapter aux divers interlocuteurs,
 Rigueur, précision, discrétion, respect du devoir de réserve,
 Force de proposition, autonomie, sens de l’initiative,
 Disponibilité pour des réunions en soirée,
 Goût du travail en équipe.