ACTIVITÉS :

-Secrétariat de la direction générale adjointe et du directeur général adjoint

Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction générale adjointe
Etablir le suivi du courrier et la gestion des parapheurs
Préparer des notes et suivre les dossiers
Réaliser et mettre en forme des documents
Veiller à fluidité des circuits et de l’accompagnement administratif
Organiser et planifier des réunions
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur
Assister administrativement le Directeur
Assurer la gestion des fournitures et matériels de bureau de la Direction
Assurer un suivi des congés et absences des agents de la Direction

-Suivi administratif et comptable de la direction de la communication

Participer à la préparation budgétaire : aide à l’élaboration du budget principal et ajustement des prévisions dans le courant de l’année au regard des priorités établies
Assurer le suivi comptable : saisie des engagements, suivi des relations avec les prestataires, suivi des subventions aux associations et des remboursements aux communes, vérification de la conformité des procédures, suivi des dépenses
Assurer la gestion des contrats : rédaction des cahiers des charges, analyses et courriers, consultation des prestataires et suivi des devis en vue de garantir la mise en concurrence, suivi administratif et technique des marchés publics d’impression, d’audiovisuel, d’affichage et de signalétique
Préparer, mettre en forme et vérifier la complétude des dossiers à destination de la direction générale et des élus
Préparer les délibérations, conventions et décisions du Président au sein du logiciel interne en veillant au respect des délais

-Assistance aux missions de communication

Veiller au respect de la charte graphique établie et à l’identification de PMM dans les supports et actions
Collecter des données auprès des services internes et externes préalablement à la conception de supports
Assurer le suivi des Bons à Tirer (BAT) : assurer le lien entre le service demandeur, la direction de la communication et les prestataires (graphistes et imprimeurs), rédiger et suivre les bons de commande, veiller au respect des délais de validation et de livraison
Planifier et suivre les insertions presse et les campagnes d’affichages externes et établir la revue de presse
Assurer la diffusion des documents de communication au sein des services de PMM et des communes membres
Mettre à jour les supports de communication internes : adhésifs parc auto, cartes professionnelles, cartes de visite
Mettre à jour les informations institutionnelles à destination des partenaires extérieurs
Collecter les supports de communication en vue d’opérations de marketing territorial au sein des communes
Assurer un appui logistique et administratif lors d’opérations de communication organisées conjointement avec les communes
Rédiger des documents en espagnol pour les besoins de la communication internationale et interculturelle
Rédiger les avis de décès et leur insertion dans la presse
Assurer la relecture de l’ensemble des supports de communication : maquettes des insertions presse, des brochures, du magazine, des bilans d’activités, des présentations power point…


RELATIONS FONCTIONNELLES :
-Internes : directrice de la DGADID, directions et services de PMM
-Externes : public - collectivités territoriales – partenaires institutionnels – prestataires – organismes de presse