ACTIVITÉS:
Participation à la démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
Participer à la mise à jour et à l'actualisation des référentiels et logiciels métiers de PMM
Participer à l'actualisation des fiches de poste
Gérer l'affectation des postes et des agents au sein du logiciel métier
Gérer les postes créés ou modifiés dans le cadre des CST
Gérer les procédures d’accueil d’apprentis et de stagiaires

Gestion des projets de formation
Participer à l'ingénierie des dispositifs de formation intra-collectives, union collectivité et de l’ensemble des formations individuelles et collectives liés à l’hygiène et à la sécurité, à la prévention et au bien-être au travail et aux formations obligatoires de professionnalisation
Assurer la gestion des demandes de formations effectuées dans le cadre du compte personnel de formation (CPF) et notamment les préparations concours : instruction, inscription, suivi
Assurer la planification annuelle des sessions de formation
Assurer l'organisation administrative et logistique des actions : rechercher les organismes de formation, réserver les salles, communiquer les informations aux agents et à leur hiérarchie, procéder à l'inscription de agents, saisir les absences sur le logiciel de gestion automatisée du temps de travail, assurer le suivi des attestations de formation, actualiser les tableaux de suivi, établir les autorisations de conduite des agents de l'Etablissement
Apporter un appui aux membres de l’équipe concernant les dispositifs de formation dont ils ont la charge en cas de besoin (congés notamment)
Assurer la mise à jour des données sur la plateforme du CNFPT et sur Astre Talent
Assurer un conseil aux agents sur les dispositifs et actions de formation
Assurer un accompagnement technique des agents, notamment concernant les formations à distance

Etablissement des suivis d'évaluation des actions collectives de formation réalisées
Participer à la réalisation du bilan de formation
Assurer la gestion et le suivi du dispositif d'évaluation des formations programmées
Réaliser des études statistiques et des bilans de l'activité formation et en assurer la communication

Participation à la préparation et à la gestion de la campagne des entretiens professionnels
Mettre en œuvre les campagnes des entretiens professionnels
Participer à l'animation des journées d'information et de formation des encadrants
Etre référent technique des évaluateurs
Assurer le suivi des entretiens professionnels pour les directions d'affectation

Accompagnement à la mobilité
Accompagner les agents à la définition d’un projet, proposer et mettre en œuvre les démarches d’accompagnement utiles
Etablir un conseil en évolution professionnelle
Assurer la gestion des postes et l’information des agents affectés dans le cadre des réorganisations engagées ou des mobilités réalisées en dehors des procédures de recrutement (reclassement, immersion, etc.)

Gestion, suivi et contrôle des dépenses du service
Assurer l'exécution et le suivi budgétaire du Plan de Formation, des frais de mission, de cabinet de recrutement, d'annonces, de remboursement de visites médicales notamment : saisie sur Astre des engagements, réception, contrôle et paiement des factures, suivi des délais de visa et de mandatement, envoi des conventions aux organismes de formation, reporting régulier auprès de la hiérarchie
Réalisation de tableaux de bords et de suivi de l'activité et suivi d'indicateurs
Suivi administratif, budgétaire et comptable des marchés publics de formation et d’intérim
Assurer la gestion exclusive de la carte achat de la direction
Assurer l’intérim de l'assistant de direction de la DGARH concernant les missions comptables

Gestion administrative et comptable des départs en mission des agents et des élus
Réceptionner les ordres de mission (départs formation, participations réunions, séminaires, colloques...), évaluer les frais occasionnés et transmettre à la validation
Réceptionner, contrôler les états de frais accompagnés des justificatifs de paiement et les mettre à la signature pour validation
Réaliser et suivre les engagements et les paiements
Transmettre le document validé à l'agent et saisir les jours d'absence dans le logiciel de gestion automatisée du temps de travail

Suivi des demandes de télétravail
Vérifier la conformité de la demande, assurer la préparation des dossiers pour décision, des arrêtés, des courriers, la transmission des informations à la direction du numérique et compléter les tableaux de suivi

Participation à l'élaboration des marchés
Recenser les besoins, rédiger les pièces en lien avec le service des marchés publics, analyser les offres, préparer les notes, courriers et actes associés

Gestion de projets transversaux et renfort aux missions de l'équipe en cas de besoin

Classement et archivage
Garantir un classement et un archivage performants dans le respect de la règlementation en vigueur



RELATIONS FONCTIONNELLES:
Internes : équipes DRH et DGARH, directions et services de PMM
Externes : Communes membres, prestataires extérieurs