ACTIVITÉS :
Gestion du courrier de Perpignan Méditerranée Métropole Communauté Urbaine
Récupérer le matin et déposer le soir l'ensemble du courrier au centre de tri postal
Procéder à l'ouverture du courrier
Effectuer une première classification du courrier (envois en RAR, personnel, confidentiel, les journaux)
Préparer tous les courriers pour l'enregistrement (tampon, coupon courrier à chaque courrier)
Transmettre le courrier ainsi préparé au Service des Moyens Généraux
Transmettre les différentes pochettes de courriers aux différentes directions (DGS, DGA) et aux différents services
Répartir les courriers enregistrés dans les cases des services
Contrôler systématiquement les courriers « départ » par classification
Affranchir les courriers avec la machine à affranchir (MAI)

Gestion des parapheurs
Enregistrer les parapheurs
Vérifier que les parapheurs ont les visas nécessaires au départ
Noter les pièces de chaque parapheur, destiné à la signature des élus pour l'Etablissement
Noter la date de retour et vérifier que le nombre de pièces est le même
Ventiler les parapheurs signés vers les directions respectives
Assurer le suivi informatique des parapheurs

Réception des appels téléphoniques du Service
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

Réception, traitement et diffusion des informations
Répondre et appeler les services (internes et externes) ainsi que les DGS des communes
Traiter les différentes demandes transmises par les services (mails)

Réponse à toute demande ponctuelle des services vers des prestataires extérieurs

Réalisation de tournées
Assurer les tournées quotidiennes selon le circuit préétabli et effectuer les tournées ponctuelles à la demande de la hiérarchie.

Remplacement de l'agent d'accueil
Assurer l'accueil physique du public ou par téléphone et véhiculer une bonne image de PMMCU
Accueillir le public et si besoin les situations délicates avec diplomatie ou alerter si besoin selon le protocole en vigueur
Assurer la gestion des plannings d'utilisation des salles de réunion
Rendre compte du fonctionnement du secteur accueil (tableaux de bord, statistiques)
Garantir la mise à disposition des divers matériels informatiques
Actualiser la diffusion et le stockage de l'information et de la documentation
Contrôler les accès et de la circulation des personnes au sein de la structure
Gérer les cartes de Déchetteries

Renfort administratif au sein des services de la DGAFM


RELATIONS FONCTIONNELLES :
-Internes : cadres et agents du service et de PMMCU
-Externes : visiteurs, élus et administratifs des communes membres

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE :
Permis B obligatoire – conduite quotidienne d'un véhicule de service