ACTIVITES PRINCIPALES
A. Assistance et collaboration directe auprès du Directeur des Services
- Gérer et organiser l’agenda du Directeur des Services en fonction des priorités et des contraintes institutionnelles.
- Organiser les rendez-vous et assurer leur préparation.
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques et les sollicitations adressées au Directeur des Services.
- Identifier le degré d’urgence et la nature des demandes afin de faciliter leur traitement.
- Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous, réunions et rencontres institutionnelles et en assurer les échéances dans leurs suivis.
- Organiser les déplacements professionnels du Directeur des Services et, le cas échéant, des élus ou représentants de l’UDSIS.
- Préparer et organiser les réunions : convocations, ordres du jour, constitution et diffusion des dossiers, réservation des salles, logistique et suivi.
- Rédiger ou mettre en forme des comptes rendus, courriers, et supports nécessaires.

B. Relations institutionnelles et relations avec les élus
- Le-la collaborateur-trice de direction constitue une interface privilégiée avec les élus et les partenaires institutionnels de l’UDSIS.
- À ce titre, il - elle est notamment chargé(e) :
- de faciliter la prise de contact et les échanges entre les élus et la Direction ;
- d’assurer le suivi des sollicitations des élus et partenaires institutionnels ;
- d'organiser les rendez-vous, rencontres et échanges avec les représentants des collectivités ;
- de contribuer à la bonne circulation des informations entre ces partenaires et l’UDSIS ;
- Il-Elle doit veiller, dans l’ensemble de ses relations, à véhiculer une image professionnelle, disponible, réactive et institutionnelle de l’UDSIS.

C. Relations publiques, évènementiel et représentation de l’UDSIS
- Le-la collaboratrice de direction est chargé(e) de l’organisation et du suivi des relations publiques de l’UDSIS.
- Il- elle assure notamment :
- l’identification et le suivi des évènements auxquels l’UDSIS doit ou souhaite participer ;
- l’organisation de la présence de l’UDSIS lors de salons, manifestations et évènements institutionnels (préparation des invitations, listes de participants, dossiers et éléments nécessaires aux évènements, suivi de la logistique et de l’organisation matérielle des évènements) en coordination avec l’ensemble des services concernés (restauration collective, pôle sports et loisirs, service communication…);
- l’accueil et l’accompagnement des élus, partenaires et personnalités invités ;
- la coordination avec le service communication pour assurer la cohérence de la représentation et de l’image de l’UDSIS lors des manifestations ou évènements ;
- la mise en œuvre du protocole institutionnel de l’UDSIS et veille au respect des usages protocolaires lors des manifestations et évènements

D. Relations presse et communication institutionnelle
- Le-la collaboratrice de direction est chargé(e) de l’organisation des relations presse, en lien étroit avec la Direction et le service communication.
- Il-elle assure notamment :
- l’organisation des contacts avec les médias ;
- la préparation logistique des conférences et points presse ;
- la gestion des invitations presse ;
- la préparation des dossiers nécessaires aux rencontres avec les journalistes ;
- le suivi des sollicitations presse adressées à la Direction Générale ;
- la transmission des informations au service communication et aux services concernés ;
- la coordination de l’accueil des journalistes lors des évènements de l’UDSIS.
- Il-elle travaille en étroite collaboration avec le service communication afin d’assurer une cohérence entre la communication institutionnelle, les relations publiques et la représentation de l’UDSIS.

E. Secrétariat et gestion administrative
- Assurer la gestion administrative du courrier entrant et sortant.
- Rédiger, saisir, mettre en forme et diffuser des documents administratifs.
- Collecter, classer, actualiser et archiver les informations et dossiers.
- Assurer la transmission des décisions, notes, courriers et informations aux services concernés.
- Assurer la gestion administrative des contrats et conventions relevant de son périmètre.
- Tenir à jour les tableaux de suivi et outils nécessaires au fonctionnement de la Direction Générale.
- Assurer la confidentialité des informations et documents traités.
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F. Accueil et interface avec les usagers et partenaires
- Le-la collaborateur-trice de direction participe à l’accueil institutionnel de l’UDSIS.
- Il-elle est notamment chargé(e) :
- d’accueillir et d’orienter les élus, partenaires et visiteurs ;
- d’identifier les demandes et de les orienter vers le bon interlocuteur ;
- d’assurer un accueil téléphonique de qualité ;
- de prendre en charge les demandes nécessitant un premier niveau de réponse ;
- de veiller à la qualité de l’accueil et à l’image véhiculée par l’UDSIS.
- Compte tenu de sa position au sein de la Direction, il-elle constitue fréquemment le premier contact de certains élus et partenaires avec l’UDSIS.

Coordination transversale
- Le-la collaborateur-trice de direction exerce ses missions en lien transversal avec l’ensemble des directions et services de l’UDSIS.
- Il-elle assure la mise en relation des différents interlocuteurs et facilite la circulation des informations nécessaires à la préparation des dossiers, réunions et évènements.
Il-elle est amené(e) à solliciter les services afin de recueillir les éléments nécessaires à la préparation de dossiers destinés au DS, au Président ou aux partenaires institutionnels.
ACTIVITES SECONDAIRES
En fonction des nécessités du service et de l’activité de la Direction, le-la collaborateur-trice de direction pourra être amenée à :
- assurer ponctuellement des tâches de secrétariat pour les services en lien avec les collectivités ;
- apporter un renfort administratif aux services concernés ;
- participer à la préparation de dossiers administratifs ;
- assurer des tâches de saisie, classement, archivage et mise à jour de documents ;
- participer à l’organisation de réunions ou évènements portés par d’autres services ;
- assurer toute mission administrative ponctuelle confiée par le DS relevant de son niveau de responsabilité.
Ces activités secondaires ne remettent pas en cause la priorité donnée aux missions de collaboration avec le Directeur des Services, de relations institutionnelles, de relations publiques et de représentation de l’UDSIS