Responsable de la plateforme accueil assistance - F/H
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Offre n° O067210600316386
Publiée le 08/06/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Situées sur un territoire transfrontalier, la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg comptent près de 7000 agent·es et plus de 200 métiers au plus proche des habitant·es œuvrant au quotidien pour offrir un service public de qualité qui accompagne les évolutions de notre société : économie, solidarités, éducation, écologie,…
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/11/2021
Date limite de candidature
08/07/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.
Au sein de la Direction des Ressources logistiques, le service Parc des véhicules et ateliers a en charge l'acquisition, l'entretien et la gestion du parc des véhicules et engins de la Ville et de l'Eurométropole ainsi que la fourniture de prestations de prêt de véhicules, de transport et de manutention pour les services.
Le service Parc des véhicules et ateliers est certifié ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001.
Au sein de la Direction des Ressources logistiques, le service Parc des véhicules et ateliers a en charge l'acquisition, l'entretien et la gestion du parc des véhicules et engins de la Ville et de l'Eurométropole ainsi que la fourniture de prestations de prêt de véhicules, de transport et de manutention pour les services.
Le service Parc des véhicules et ateliers est certifié ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001.
Missions / conditions d'exercice
Rattaché-e au/à la responsable du département " Gestion de parc ", vous êtes responsable de la plateforme accueil et assistance et à ce titre, vous coordonnez, facilitez et réalisez l'accueil et la gestion administrative des activités du département.
Accueil et assistance opérationnelle
* Accueillir téléphoniquement, orienter et conseiller les utilisateurs-trices.
* Traiter le courrier, diffuser les informations et documents divers aux équipes (revues techniques, abonnements...).
* Réaliser des travaux de secrétariat (courriers, notes, comptes rendus de réunions...).
* Tenir à jour les agendas, les outils de gestion.
* Gérer le matériel de bureau et mettre à disposition les ressources nécessaires pour l'ensemble du département.
* Remplacer l'assistant-e du chef de service en son absence.
* Assister les opérationnels dans le pilotage de leurs activités managériales (revues d'affaires, indicateurs qualité, amélioration continue...) et en matière d'archivage.
* Assurer l'interface avec la cellule RH pour la gestion courante du personnel du département (suivi du temps de travail, des présences / absences...) et assurer les saisies dans le logiciel métier.
Suivi administratif des dossiers relatifs à la vie des véhicules, engins et matériels
* Assister les opérationnels dans les opérations administratives d'entrée/sortie/mutation, de préparation des nouveaux véhicules ainsi que dans les procédures de ferraillage, de ventes aux enchères et de cessions :
- mise en forme des documents de ferraillage/vente aux enchères/cession,
- établissement des procès-verbaux de réception des véhicules,
- rédaction des conventions de prêts,
- préparation d'états de sinistralité,
- vérification de la complétude des dossiers.
* Contribuer au suivi et à l'enregistrement des véhicules, engins et matériels dans l'application informatique de gestion du parc.
Contribution aux procédures de commande publique (en lien avec les colègues compétents et en charge de ces activités)
* Préparer les documents administratifs pour les appels d'offres et en assurer le suivi,
* Effectuer des demandes de devis et/ou de renseignements auprès des fournisseurs,
* Etablir les bons de commande du département en lien avec les comptables de la direction.
Participation au traitement comptable et à la gestion d'activités de la cellule achats et bureau technique
* Préparer les éléments pour faciliter le traitement des factures fournisseurs par les acheteurs-teuses.
* Mettre à jour les tableaux de suivi d'activités du programme d'acquisition (tableaux de délibération), du programme d'achat (TRIMAR), des fiches comparatives de matériels (dépouillement des appels d'offres), des commandes et de la facturation Ville et EMS.
Application des exigences ISO 9001, 14001 et 45001 en termes de qualité, de sécurité et d'environnement
* Mettre en œuvre les procédures et modes opératoires liés aux activités du service.
* Respecter les consignes de sécurité et de gestion des déchets.
* Participer aux actions 5S relatives à l'organisation, au tri et à la standardisation.
Accueil et assistance opérationnelle
* Accueillir téléphoniquement, orienter et conseiller les utilisateurs-trices.
* Traiter le courrier, diffuser les informations et documents divers aux équipes (revues techniques, abonnements...).
* Réaliser des travaux de secrétariat (courriers, notes, comptes rendus de réunions...).
* Tenir à jour les agendas, les outils de gestion.
* Gérer le matériel de bureau et mettre à disposition les ressources nécessaires pour l'ensemble du département.
* Remplacer l'assistant-e du chef de service en son absence.
* Assister les opérationnels dans le pilotage de leurs activités managériales (revues d'affaires, indicateurs qualité, amélioration continue...) et en matière d'archivage.
* Assurer l'interface avec la cellule RH pour la gestion courante du personnel du département (suivi du temps de travail, des présences / absences...) et assurer les saisies dans le logiciel métier.
Suivi administratif des dossiers relatifs à la vie des véhicules, engins et matériels
* Assister les opérationnels dans les opérations administratives d'entrée/sortie/mutation, de préparation des nouveaux véhicules ainsi que dans les procédures de ferraillage, de ventes aux enchères et de cessions :
- mise en forme des documents de ferraillage/vente aux enchères/cession,
- établissement des procès-verbaux de réception des véhicules,
- rédaction des conventions de prêts,
- préparation d'états de sinistralité,
- vérification de la complétude des dossiers.
* Contribuer au suivi et à l'enregistrement des véhicules, engins et matériels dans l'application informatique de gestion du parc.
Contribution aux procédures de commande publique (en lien avec les colègues compétents et en charge de ces activités)
* Préparer les documents administratifs pour les appels d'offres et en assurer le suivi,
* Effectuer des demandes de devis et/ou de renseignements auprès des fournisseurs,
* Etablir les bons de commande du département en lien avec les comptables de la direction.
Participation au traitement comptable et à la gestion d'activités de la cellule achats et bureau technique
* Préparer les éléments pour faciliter le traitement des factures fournisseurs par les acheteurs-teuses.
* Mettre à jour les tableaux de suivi d'activités du programme d'acquisition (tableaux de délibération), du programme d'achat (TRIMAR), des fiches comparatives de matériels (dépouillement des appels d'offres), des commandes et de la facturation Ville et EMS.
Application des exigences ISO 9001, 14001 et 45001 en termes de qualité, de sécurité et d'environnement
* Mettre en œuvre les procédures et modes opératoires liés aux activités du service.
* Respecter les consignes de sécurité et de gestion des déchets.
* Participer aux actions 5S relatives à l'organisation, au tri et à la standardisation.
Profils recherchés
* Bac à bac+2 en gestion administrative ou équivalent.
* Expérience sur un poste similaire souhaitée.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils bureautiques (pack Office) et capacité d'adaptation aux logiciels métiers (temps de travail, Elise, gestion du parc, comptabilité...) et à l'intranet.
* Connaissance des règles et usages administratifs, du fonctionnement et du rôle d'une collectivité territoriale.
* Connaissance des marchés publics et de la comptabilité publique.
* Capacité à rédiger les documents administratifs liée à l'activité de gestion de parc.
* Capacité à recevoir, filtrer, réorienter les appels téléphoniques et les sollicitations.
* Qualités relationnelles et capacité d'adaptation aux interlocuteurs-trices variés-es.
* Autonomie, polyvalence et capacité à s'organiser en fonction des urgences et des priorités.
* Capacité à mettre à respecter les procédures qualité, sécurité, environnement du service.
* Rigueur et méthode.
* Sens du travail en équipe.
* Discrétion et confidentialité.
* Expérience sur un poste similaire souhaitée.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils bureautiques (pack Office) et capacité d'adaptation aux logiciels métiers (temps de travail, Elise, gestion du parc, comptabilité...) et à l'intranet.
* Connaissance des règles et usages administratifs, du fonctionnement et du rôle d'une collectivité territoriale.
* Connaissance des marchés publics et de la comptabilité publique.
* Capacité à rédiger les documents administratifs liée à l'activité de gestion de parc.
* Capacité à recevoir, filtrer, réorienter les appels téléphoniques et les sollicitations.
* Qualités relationnelles et capacité d'adaptation aux interlocuteurs-trices variés-es.
* Autonomie, polyvalence et capacité à s'organiser en fonction des urgences et des priorités.
* Capacité à mettre à respecter les procédures qualité, sécurité, environnement du service.
* Rigueur et méthode.
* Sens du travail en équipe.
* Discrétion et confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Avantages liés au poste :
Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d'année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques...).
Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d'année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques...).
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.