Mission du poste

Dans le cadre des assistantes de direction rattachées au secrétaire général, il ou elle apporte une assistance solide et permanente en matière d'organisation professionnelle du DGS et des différents DGA.

Chaque assistante de direction assure ses missions avec polyvalence pour permettre une fluidité et une continuité du service en cas d'absence.

Fonction

Dans le cadre d'un fonctionnement général, garantissant la continuité et la fluidité du service, les assistantes de direction ont en charge trois missions communes :

1. Secrétariat :
- Commande FIDUCIAL
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige quelques courriers simples
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc...
- Assure la gestion de courrier sous Elise (enregistrement, ventilation)
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes...
- Tient à jour le classement du Directeur Général des Services, la mise à jour de bases de données et de fichiers Vérification grammaticale et orthographique des parapheurs
- I-parapheur courrier, vérification forme et vérification grammaticale

2. Accueil/Communication :
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services ainsi qu 'avec le Cabinet.
- Dispense au réseau des assistantes de la collectivité, les différents changements en matière de circuits et procédures administratives (charte de correspondance etc...)

3 - Gestion des RH :
- Coordonne les retours d'informations à la DRH lors des grèves
- Elaboration des fiches congés/RTT
- Saisie des absences (maladie, garde d'enfants) dans l'outil Astre RH
- Dans le cadre du réseau constitué au sein de la collectivité, assure la mission de référent(e) accueil pour les nouveaux arrivants du service / de la direction : commande le matériel, bureau, informatique, etc. ; accueille avec le N+1 le nouvel arrivant et remet les informations nécessaires ; dans les jours suivants, informe et guide.

4- Animation du réseau des assistantes et formation charte de correspondance :
- Apporte assistance et conseil en terme d'organisation et de gestion administrative, organise régulièrement des réunion du réseau
- Assure un soutien technique au bon usage d'Elise


Au titre de ses fonctions d'assistante dédiée à un DGA/DGS, elle assume deux missions spécifiques :

1. Assistanat
- Organise l'agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur Général Adjoint /DGS
- Organise les déplacements du Directeur Général Adjoint/DGS
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
- Assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations...)
- Assure la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions et la constitution des dossiers
- Participe au CODIR de la DGA, prend des notes, rédige les projets de comptes rendus et les diffuse
- Tenir des outils de gestion de l'équipe (tableau de suivi...)

2. La gestion de dossiers spécifiques
- Assure la gestion de l'agenda de la DGA/DGS et la préparation de la revue de calendriers hebdomadaires
- Prépare en amont l'ensemble des dossiers d'évaluation
- Gère l'organisation matérielle des séminaires des cadres et des encadrants

Profil de recrutement

Savoir :
Maîtrise des outils informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet
Connaissance du logiciel de courrier Elise
Connaissance des circuits et procédures administratives
Connaissance du fonctionnement de la collectivité (organigramme, missions)
Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et de l'Etat
Procédures internes en lien avec l'activité
Connaissance de la langue et de la culture régionale

Savoir-faire :
Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication
Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
Assurer une bonne transmission de l'information
Savoir travailler de manière autonome
Savoir prendre des initiatives
Produire un travail rapide, fiable et de qualité
Savoir respecter les procédures
Posséder des qualités d'organisation et de classement
Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
Faire preuve de capacité de synthèse
Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Participer à la valorisation de l'image de la collectivité

Savoir-être :
Sens du travail en équipe et en binôme
Rigueur et fiabilité
Discrétion et sens du devoir de réserve
Réactivité
Capacité à anticiper
Autonomie
Disponibilité et sens de l'engagement
Sens des relations humaines, diplomatie
Sérénité et recul dans les situations de stress
Polyvalence

Spécificités du poste

CDD de 6 mois à pourvoir dès que possible

Poste à temps complet

Recrutement par voie contractuelle sur le grade des rédacteurs territoriaux ou adjoint administratif territorial

Résidence administrative à Strasbourg, Hôtel d'Alsace, Place du Quartier Blanc