Assistant-e de Direction H/F
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Offre n° O067231101273029
Publiée le 14/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Direction des ressources humaines - 1 place adrien zeller - bp 91006, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
14/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Missions de la Direction :
Au sein de la Direction Générale Adjointe des Mobilités, la Direction du Transport Ferroviaire de Voyageurs a pour mission d'organiser le choc d'offre ferroviaire visant à accompagner la stratégie de transition écologique de la Région. Elle s'occupe de la structuration d'un réseau régional de transport ferré, proche des territoires, multimodal, digital, transfrontalier et porteur des ambitions de la collectivité en matière de transition énergétique et de proximité avec les territoires et les citoyens.
Pour mettre en œuvre cette démarche, la Région Grand Est met en place des systèmes innovants en s'appuyant sur la Société Publique Locale (SPL) Grand Est Mobilité: c'est l'une des premières Régions à se positionner sur l'ouverture à la concurrence ferroviaire, et la seule à proposer un montage innovant en intégrant la régénération et la maintenance des infrastructures à l'exploitation ferroviaire.
Composée de deux services (Organisation de l'Offre Ferrée et Performance, Infrastructures et Marketing), la Direction du Transport ferroviaire de voyageurs vise un effectif cible de 23 agents répartis sur 3 sites (Strasbourg, Metz et Chalons en Champagne).
Missions du poste :
Assiste la directrice et plus largement l'équipe de direction en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Coordonne les missions de secrétariat de l'ensemble de la direction, en lien notamment avec l'assistant du Service Organisation de l'offre Ferrée.
Au sein de la Direction Générale Adjointe des Mobilités, la Direction du Transport Ferroviaire de Voyageurs a pour mission d'organiser le choc d'offre ferroviaire visant à accompagner la stratégie de transition écologique de la Région. Elle s'occupe de la structuration d'un réseau régional de transport ferré, proche des territoires, multimodal, digital, transfrontalier et porteur des ambitions de la collectivité en matière de transition énergétique et de proximité avec les territoires et les citoyens.
Pour mettre en œuvre cette démarche, la Région Grand Est met en place des systèmes innovants en s'appuyant sur la Société Publique Locale (SPL) Grand Est Mobilité: c'est l'une des premières Régions à se positionner sur l'ouverture à la concurrence ferroviaire, et la seule à proposer un montage innovant en intégrant la régénération et la maintenance des infrastructures à l'exploitation ferroviaire.
Composée de deux services (Organisation de l'Offre Ferrée et Performance, Infrastructures et Marketing), la Direction du Transport ferroviaire de voyageurs vise un effectif cible de 23 agents répartis sur 3 sites (Strasbourg, Metz et Chalons en Champagne).
Missions du poste :
Assiste la directrice et plus largement l'équipe de direction en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Coordonne les missions de secrétariat de l'ensemble de la direction, en lien notamment avec l'assistant du Service Organisation de l'offre Ferrée.
Missions / conditions d'exercice
- Organiser les activités professionnelles du directeur : agenda, déplacements, etc.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Préparer, mettre en forme, assurer le suivi et la diffusion des documents produits par la direction :
Rapports et dossiers pour les Commissions permanentes ou Séances plénières, notamment leur intégration dans AirsDelib (plus particulièrement pour le Service Performance, Infrastructure et marketing) en veillant au respect du calendrier de production et de validation ;
Notes, fiches, comptes-rendus (plus particulièrement pour le Service Performance, Infrastructure et marketing) en veillant au respect du calendrier de production et de validation.
- Assurer la coordination des missions de secrétariat de l'ensemble de la DTFV
- Organiser, préparer et suivre des évènements et des réunions, dont les réunions de direction de la DTFV : planification, organisation matérielle et logistique, préparation des ordres du jour et des dossiers, rédaction de compte-rendu/relevés de décisions
- Participation à la conception, au suivi et l'optimisation du budget (en collaboration) de la Direction et gérer des tableaux de bord relatifs au budget.
- Gérer et actualiser une base d'information et les tableaux de bord de la direction,
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs ; Classer et archiver les documents administratifs
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d'entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations (préparation des revues d'actualités)
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Assurer en renfort ponctuel les missions d'assistant de direction des autres directions DGA Mobilités (période de congés notamment)
Relations hiérarchiques :
L'agent recruté sera placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de la DTFV. Plusieurs missions du poste sont menées en coordination étroite avec l'assistant du service de l'organisation de l'Offre Ferrée, mais également avec les autres assistantes de la DGA Mobilités (notamment l'assistante du DGA) dont le titulaire peut être amenée à assurer des missions de manière ponctuelle.
Conditions particulières du poste :
Aucune condition particulière sur ce poste
Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Préparer, mettre en forme, assurer le suivi et la diffusion des documents produits par la direction :
Rapports et dossiers pour les Commissions permanentes ou Séances plénières, notamment leur intégration dans AirsDelib (plus particulièrement pour le Service Performance, Infrastructure et marketing) en veillant au respect du calendrier de production et de validation ;
Notes, fiches, comptes-rendus (plus particulièrement pour le Service Performance, Infrastructure et marketing) en veillant au respect du calendrier de production et de validation.
- Assurer la coordination des missions de secrétariat de l'ensemble de la DTFV
- Organiser, préparer et suivre des évènements et des réunions, dont les réunions de direction de la DTFV : planification, organisation matérielle et logistique, préparation des ordres du jour et des dossiers, rédaction de compte-rendu/relevés de décisions
- Participation à la conception, au suivi et l'optimisation du budget (en collaboration) de la Direction et gérer des tableaux de bord relatifs au budget.
- Gérer et actualiser une base d'information et les tableaux de bord de la direction,
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs ; Classer et archiver les documents administratifs
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d'entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations (préparation des revues d'actualités)
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Assurer en renfort ponctuel les missions d'assistant de direction des autres directions DGA Mobilités (période de congés notamment)
Relations hiérarchiques :
L'agent recruté sera placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de la DTFV. Plusieurs missions du poste sont menées en coordination étroite avec l'assistant du service de l'organisation de l'Offre Ferrée, mais également avec les autres assistantes de la DGA Mobilités (notamment l'assistante du DGA) dont le titulaire peut être amenée à assurer des missions de manière ponctuelle.
Conditions particulières du poste :
Aucune condition particulière sur ce poste
Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Profils recherchés
Savoir :
· Connaissances des compétences de la Région dans les domaines traités au sein de la DTFV (autorité organisatrice du transport régional ferroviaire de voyageurs), et plus globalement des mobilités
· Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
· Procédures administratives
· Techniques de secrétariat
· Maitrise des outils informatiques : logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) de messagerie électronique, de travail collaboratif (Teams, Klaxoon, Genially), et progiciels internes liés à la gestion de l'activité de la collectivité (GECO, AIRSDELIB, i-parapheur, etc.).
Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie Aptitudes relationnelles
Capacités d'adaptation
Capacités rédactionnelles
Savoir-être :
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service
Sens aigu de la confidentialité
· Connaissances des compétences de la Région dans les domaines traités au sein de la DTFV (autorité organisatrice du transport régional ferroviaire de voyageurs), et plus globalement des mobilités
· Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
· Procédures administratives
· Techniques de secrétariat
· Maitrise des outils informatiques : logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) de messagerie électronique, de travail collaboratif (Teams, Klaxoon, Genially), et progiciels internes liés à la gestion de l'activité de la collectivité (GECO, AIRSDELIB, i-parapheur, etc.).
Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie Aptitudes relationnelles
Capacités d'adaptation
Capacités rédactionnelles
Savoir-être :
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service
Sens aigu de la confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0326708572
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler à cette offre (CV et lettre de motivation obligatoires) directement sur notre site internet en indiquant les références de l'annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.