Une ou Un Assistant au chef de service F/H (Poste N°I-1334)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067240402001442
Publiée le 02/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
COLLECTIVITE EUROPEENNE D'ALSACE
Hôtel de la CeA Place du Quartier Blanc 67964 Strasbourg cedex 9
67964 Strasbourg
Hôtel de la CeA Place du Quartier Blanc 67964 Strasbourg cedex 9
67964 Strasbourg
La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
COLMAR
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
02/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La Direction de la Culture et du Patrimoine a pour objectif de généraliser l’égal accès à l’éducation artistique et culturelle, et au patrimoine alsacien, dans une démarche inclusive.
Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service. Vous apportez votre soutien à son responsable et aux membres de l'équipe en termes de gestion administrative.
Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service. Vous apportez votre soutien à son responsable et aux membres de l'équipe en termes de gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
A ce titre, vos principales missions sont les suivantes:
1) Continuité du service public
- Recevoir, traiter, assurer le suivi et l’expédition de 2100 courriers ou courriels par année (tous publics : chercheurs, grand public, amateurs d’histoire, généalogistes, du monde entier mais principalement d’Alsace)
- Traiter 5000 appels téléphoniques chaque année
2) Fonctionnement du service et relations avec les élus, les autres pôles et directions
- Organiser les réunions du service : 300 réunions à planifier chaque année
- Organiser les réunions interpôles et interdirections, notamment sur la question du nouveau bâtiment (élus, DG, DIMG, DCP, …) : de 5 à 6 réunions importantes à planifier et organiser.
- Veiller à la disponibilité des matériels (commandes de matériels de bureau, voitures de service) pour éviter les commandes précipitées et les situations d’urgence, voire les pénuries qui empêchent d’atteindre les objectifs
- Organiser les congés, absences de manière à sécuriser le fonctionnement du service et à assurer un suivi optimal des administrations et du public
- Prendre en charge les commandes pour les chantiers de reconditionnement, acquisitions de livres, d’archives et de matériels
- Prendre à distance le relai de la gestion des courriels lors des absences de la collègue de Strasbourg
- Gérer administrativement le parc de véhicules de service (prise de rendez-vous), avec dépôt auprès du garage ou centre de contrôle technique, puis recherche du véhicule (nécessité du Permis B).
3) Relations avec le public et les entreprises
- Accueil des visiteurs en rendez-vous avec le directeur, son adjoint ou les encadrants
- Accueil des entreprises, contrôle
1) Continuité du service public
- Recevoir, traiter, assurer le suivi et l’expédition de 2100 courriers ou courriels par année (tous publics : chercheurs, grand public, amateurs d’histoire, généalogistes, du monde entier mais principalement d’Alsace)
- Traiter 5000 appels téléphoniques chaque année
2) Fonctionnement du service et relations avec les élus, les autres pôles et directions
- Organiser les réunions du service : 300 réunions à planifier chaque année
- Organiser les réunions interpôles et interdirections, notamment sur la question du nouveau bâtiment (élus, DG, DIMG, DCP, …) : de 5 à 6 réunions importantes à planifier et organiser.
- Veiller à la disponibilité des matériels (commandes de matériels de bureau, voitures de service) pour éviter les commandes précipitées et les situations d’urgence, voire les pénuries qui empêchent d’atteindre les objectifs
- Organiser les congés, absences de manière à sécuriser le fonctionnement du service et à assurer un suivi optimal des administrations et du public
- Prendre en charge les commandes pour les chantiers de reconditionnement, acquisitions de livres, d’archives et de matériels
- Prendre à distance le relai de la gestion des courriels lors des absences de la collègue de Strasbourg
- Gérer administrativement le parc de véhicules de service (prise de rendez-vous), avec dépôt auprès du garage ou centre de contrôle technique, puis recherche du véhicule (nécessité du Permis B).
3) Relations avec le public et les entreprises
- Accueil des visiteurs en rendez-vous avec le directeur, son adjoint ou les encadrants
- Accueil des entreprises, contrôle
Profils recherchés
- Expérience exigée en secrétariat
- Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (« Word », « Excel », « Outlook », « PowerPoint »)
- Aptitudes rédactionnelles et maîtrise de la langue française
- Capacités à prendre des initiatives, des responsabilités et à anticiper
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Rigueur, méthode et organisation
- Autonomie
- Discrétion professionnelle
- Résistance au stress
- Disponibilité
- Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (« Word », « Excel », « Outlook », « PowerPoint »)
- Aptitudes rédactionnelles et maîtrise de la langue française
- Capacités à prendre des initiatives, des responsabilités et à anticiper
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Rigueur, méthode et organisation
- Autonomie
- Discrétion professionnelle
- Résistance au stress
- Disponibilité
Contact
Contact
0369493929
Informations complémentaires
- Recrutement statutaire sur le grade des rédacteurs territoriaux
- Résidence administrative située à Colmar (rue Fleischhauer)
- Poste à temps complet
Vous pouvez candidater à cette offre en envoyant un cv et une lettre de motivation à l'adresse mail suivante : recrutement@alsace.eu
- Résidence administrative située à Colmar (rue Fleischhauer)
- Poste à temps complet
Vous pouvez candidater à cette offre en envoyant un cv et une lettre de motivation à l'adresse mail suivante : recrutement@alsace.eu
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.