Dans le cadre d'un fonctionnement complet en trinôme avec les assistantes de la Direction Générale, apporte une assistance solide et permanente au Directeur Général des Services et aux Directeurs Généraux Adjoints, en matière d'organisation professionnelle et personnelle, et à ce titre :
- Les accompagne dans la planification et dans la préparation de leurs engagements professionnels
- Assure l'accueil et l'information de leurs interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve
- Leur apporte un premier niveau de réponse et contribue à la bonne circulation de l'information
- Suit les projets et activités de la direction, et peut être amené (e) à suivre certains dossiers en autonomie

Les trois secrétaires-assistant(e)s de la Direction Générale des Services ont en charge trois missions communes :

1. Secrétariat
- Saisit, rédige et met en forme les courriers et documents, de formes et contenus divers, à destination interne ou externe
- Assure la gestion de courrier sous Elise (logiciel de traitement du courrier )
- Assure la gestion d'espaces collaboratifs
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes au sein des services
- Tient à jour le classement du Directeur Général des Services, la mise à jour de bases de données et de fichiers

2. Accueil/Communication
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services ainsi qu'avec le Cabinet.

3. Assurer le rôle de référent(e) accueil
- Dans le cadre du réseau constitué au sein de la collectivité, assure la mission de référent(e) accueil pour les nouveaux arrivants du service / de la direction

Au titre de ses fonctions d'assistante dédiée aux Directeurs Généraux Adjoints, elle assume prioritairement les fonctions d'assistanat suivantes :
- Organise l'agenda, la prise de RDV et les déplacements
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
- Assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations...)

- Expérience obligatoire supérieure à 5 ans dans l'assistanat de cadre de Direction de la fonction publique
- Connaissance du fonctionnement et des compétences d'une collectivité territoriale et de l’État
- Maîtrise des outils informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet) - la connaissance du logiciel de courrier Elise serait un plus
- Maîtrise des techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication
- Capacité à gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives
- Être organisé et savoir produire un travail rapide, fiable et de qualité
- Savoir prendre des notes, rédiger des courriers / comptes rendus et faire preuve de capacité de synthèse
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
- Discrétion et sens du devoir de réserve
- Disponibilité et sens de l'engagement
- Sérénité et recul dans les situations de stress

Statut et particularités :
- Niveau d’étude minimum : BAC - BTS dans l'assistanat souhaité
- Recrutement statutaire ou à défaut par voie contractuelle dans le cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux
- Poste à temps complet situé à Strasbourg, 1 Place du Quartier Blanc
- Disponibilité requise pour assurer une permanence téléphonique jusqu'à 18h30
- Avantages possibles : primes, télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel
- Rémunération : Régime indemnitaire, 13ème mois, NBI