Missions :

1. Assurer une mission d'assistance globale aux Directeurs, chefs de services et chefs de projets des deux Directions Europe et Transfrontalier et Direction du bilinguisme,
2. Réaliser des travaux de secrétariat (notes, courriers, compte rendus, ...),
3. Organiser et gérer la vie des Directions tels que fournitures, congés, bonifications stagiaires, maladie, gestion des tickets restaurant, titres de transports, interventions techniques (demande de nouvel équipement informatique/téléphonique lors de nouveaux arrivants), archivage etc
4. Assurer la fonction de correspondant logistique et bureautique au sein des Directions,
5. Assurer le secrétariat de la 6ème Commission en binôme avec une collègue d'une autre Direction concernée par la Commission

Activités principales :

1. Accueillir physiquement et téléphoniquement le public,
2. Réceptionner, ventiler et trier le courrier,
3. Organiser la vie des Directions,
4. Assurer le recueil et le traitement des informations nécessaires au bon fonctionnement des Directions Europe et transfrontalier, et Direction du bilinguisme,
5. Appuyer les chefs de services et chefs de projets Europe, transfrontalier et bilinguisme dans leur travail,
6. Gérer les agendas, prendre des rendez-vous et planifier des réunions,
7. Peut être amenée à effectuer des traductions.
8. Assure l'assistance aux directeurs, chefs de services et chefs de projets de la Direction Europe et Transfrontalier, et de la Direction du Bilinguisme :
- peut être amenée à rédiger des comptes rendus
- constitue les dossiers, effectue l'archivage et le classement
- élabore et tient à jour les tableaux de bord en lien avec les Directeurs, et les chefs de projets
- apporte un appui aux actions de communication (événementiel, etc) et lors des accueils de délégations, rencontres ou manifestations.

Niveau d'études : BAC
Diplôme : BTS : Facultatif
Expérience : Expérience souhaitée : coopération transfrontalière

Affectation géographique : Hôtel d'Alsace à Strasbourg

Savoir :
Connaissance du contexte :
- Connaître le fonctionnement des collectivités et notamment de l'institution départementale
- Connaître les missions, les procédures, le fonctionnement, les compétences et les politiques relevant de la Direction Europe et Transfrontalier et de la Direction du Bilinguisme

Assistance à la conduite de projet :
- Connaître les méthodologies de gestion de projet

Autres :
- Maîtriser la langue allemande: lu, écrit, parlé (couramment) et éventuellement la langue anglaise
- Maîtriser les différents outils informatiques
- Connaître les principes du travail collaboratif et du management de l'information

Savoir-faire

Assistance à la conduite de projet :
- Etre capable de repérer les sources d'informations et de les exploiter
- Etre capable de lire, de comprendre et d'analyser divers documents

Communication - relationnel :
- Savoir s'adapter à la diversité des partenaires
- Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs
- Savoir gérer les relations avec les demandeurs de subventions, les partenaires institutionnels et les élus

Organisation personnelle :
- Savoir s'organiser, gérer les urgences et respecter les délais
- Etre capable de respecter les règles et les procédures

Autres :
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Savoir mettre en place et exploiter des tableaux de bord
- Savoir utiliser les logiciels métiers dans le domaine des décisions institutionnelles, de la gestion du courrier, RH (absences, maladies, bonifications stagiaires, tickets restaurant), travaux divers (imprimerie, commande matériel/équipement informatique et autre), et éventuellement des aides financières
- Savoir gérer les agendas et organiser des réunions
- Avoir le sens de la concertation, des aptitudes à faire circuler l'information

Savoir-être

Assistance à la Direction Europe et Transfrontalier et à la Direction du Bilinguisme :
- Etre diplomate et avoir des qualités relationnelles (être à l'écoute, avoir le sens du contact et du dialogue)
- Avoir l'esprit d'équipe et savoir travailler en binôme
- Etre rigoureux et pragmatique
- Etre force de proposition
- Etre réactif et dynamique