Intendant de la Maison de la Région Grand Est à Paris
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067240531000304
Publiée le 31/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Maison de la Région du Grand Est à Paris 270 Boulevard Saint-Germain
Poste à pourvoir le
01/08/2024
Date limite de candidature
30/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Technicien
Technicien principal de 1ère classe
Technicien principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Technicien
Technicien principal de 1ère classe
Technicien principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions de la Direction / du service / du pôle
Le service cérémonies officielles et réceptions planifie et pilote la mise en place de prestations dans le cadre de l’organisation de manifestations de l’institution (séance plénière, commission permanente, commissions thématiques, déjeuners et dîners officiels, colloques, salons, réceptions, séminaires, …). Il supervise les prestataires externes et anticipe les besoins pour veiller à la bonne organisation de la prestation.
Ce service est en charge notamment du suivi administratif et financier des frais de bouche pour les manifestations organisées par l’institution (suivi marché traiteurs, lettres et bons de commande…).
Poste avec horaires avec amplitudes variables en soirée, week-end et jours fériés.
Avantages :
Temps de travail (RTT, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Le service cérémonies officielles et réceptions planifie et pilote la mise en place de prestations dans le cadre de l’organisation de manifestations de l’institution (séance plénière, commission permanente, commissions thématiques, déjeuners et dîners officiels, colloques, salons, réceptions, séminaires, …). Il supervise les prestataires externes et anticipe les besoins pour veiller à la bonne organisation de la prestation.
Ce service est en charge notamment du suivi administratif et financier des frais de bouche pour les manifestations organisées par l’institution (suivi marché traiteurs, lettres et bons de commande…).
Poste avec horaires avec amplitudes variables en soirée, week-end et jours fériés.
Avantages :
Temps de travail (RTT, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Missions / conditions d'exercice
Missions du poste
L'intendant veille au bon fonctionnement de la Maison de Région de Paris en terme d’accueil, de fonctionnement quotidien et d’entretien. Il en assure la gestion administrative.
Activités
- Assurer l'ouverture et la fermeture de la Maison de Région de Paris
- Assurer l’accueil des personnalités et du public au sein de la MR
- Assurer la coordination des missions de l’agent d’accueil (assurées par prestataire externe) en fonction des besoins de la MR, en lien avec la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Gérer le planning de la MR Paris et l’agenda des rendez-vous et des réunions du Président et des élus en lien avec le Cabinet
- Gérer le planning de réservation des salles de la MR de Paris :
o Étudier les demandes de réservation
o Établir des propositions en fonction des disponibilités
o Confirmer les réservations
- Préparer/Installer les salles pour les réunions
- Gérer la signalétique
- Vérifier et/ou veiller au bon fonctionnement des équipements
- Préparer/imprimer les dossiers pour les réunions
- Veiller à la propreté des lieux
- Gérer les stocks de fournitures, consommables et alimentaires (eau, café, thé…)
- Contribuer à l'organisation des différents évènements (cafés d'accueil, déjeuners, diner et cocktails). En assurer l'intendance, le bon déroulement et éventuellement la mise en place et le service.
- Appliquer et veiller au respect des règles protocolaires
- Gérer et suivre les commandes des prestations en lien avec le Service Cérémonies Officielles et Réceptions de la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Assurer le lien avec les services intérieurs et les prestataires externes
- Assurer un repérage et un suivi technique de la Maison de Région
- Signaler les éventuels dysfonctionnements à la Direction des Moyens généraux et à la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Être l'interlocuteur privilégié des prestataires du service (traiteurs, fleuristes, entrepreneurs...)
- Accueillir les prestataires et équipes techniques (nettoyage, maintenance, traiteurs…)
- Réaliser un suivi et établir un bilan d'activités du site
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes et des biens
L'intendant veille au bon fonctionnement de la Maison de Région de Paris en terme d’accueil, de fonctionnement quotidien et d’entretien. Il en assure la gestion administrative.
Activités
- Assurer l'ouverture et la fermeture de la Maison de Région de Paris
- Assurer l’accueil des personnalités et du public au sein de la MR
- Assurer la coordination des missions de l’agent d’accueil (assurées par prestataire externe) en fonction des besoins de la MR, en lien avec la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Gérer le planning de la MR Paris et l’agenda des rendez-vous et des réunions du Président et des élus en lien avec le Cabinet
- Gérer le planning de réservation des salles de la MR de Paris :
o Étudier les demandes de réservation
o Établir des propositions en fonction des disponibilités
o Confirmer les réservations
- Préparer/Installer les salles pour les réunions
- Gérer la signalétique
- Vérifier et/ou veiller au bon fonctionnement des équipements
- Préparer/imprimer les dossiers pour les réunions
- Veiller à la propreté des lieux
- Gérer les stocks de fournitures, consommables et alimentaires (eau, café, thé…)
- Contribuer à l'organisation des différents évènements (cafés d'accueil, déjeuners, diner et cocktails). En assurer l'intendance, le bon déroulement et éventuellement la mise en place et le service.
- Appliquer et veiller au respect des règles protocolaires
- Gérer et suivre les commandes des prestations en lien avec le Service Cérémonies Officielles et Réceptions de la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Assurer le lien avec les services intérieurs et les prestataires externes
- Assurer un repérage et un suivi technique de la Maison de Région
- Signaler les éventuels dysfonctionnements à la Direction des Moyens généraux et à la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Être l'interlocuteur privilégié des prestataires du service (traiteurs, fleuristes, entrepreneurs...)
- Accueillir les prestataires et équipes techniques (nettoyage, maintenance, traiteurs…)
- Réaliser un suivi et établir un bilan d'activités du site
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes et des biens
Profils recherchés
Savoir
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
- Être au fait de l’actualité territoriale
- Connaissance des règles protocolaires
- Avoir des connaissances et/ou une formation dans le domaine de l’accueil ou du service en hôtellerie restauration.
- Méthodes et usages de la collectivité : procédure, formulaire, organigramme.
- Us et coutumes culturelles (salutations, comportement, art de la table, cadeaux, produits alimentaires, etc.).
- Maitrise des outils bureautiques
Savoir-faire
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Hiérarchiser les priorités
- Capacité à travailler en transversalité
- Aptitudes relationnelles
- Capacité d’adaptation
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Capacités minimales à la manutention de mobilier
Savoir-être
- Autonomie
- Force de proposition
- Réactivité
- Rigueur et précision
- Sens du contact
- Sens pratique
- Discrétion / réserve
- Diplomatie
- Polyvalence
- Disponible
- Capacité à travailler en équipe
- Dynamisme
- Attitudes de service et tenue irréprochable
- Sens de l’observation et de l’écoute
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
- Être au fait de l’actualité territoriale
- Connaissance des règles protocolaires
- Avoir des connaissances et/ou une formation dans le domaine de l’accueil ou du service en hôtellerie restauration.
- Méthodes et usages de la collectivité : procédure, formulaire, organigramme.
- Us et coutumes culturelles (salutations, comportement, art de la table, cadeaux, produits alimentaires, etc.).
- Maitrise des outils bureautiques
Savoir-faire
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Hiérarchiser les priorités
- Capacité à travailler en transversalité
- Aptitudes relationnelles
- Capacité d’adaptation
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Capacités minimales à la manutention de mobilier
Savoir-être
- Autonomie
- Force de proposition
- Réactivité
- Rigueur et précision
- Sens du contact
- Sens pratique
- Discrétion / réserve
- Diplomatie
- Polyvalence
- Disponible
- Capacité à travailler en équipe
- Dynamisme
- Attitudes de service et tenue irréprochable
- Sens de l’observation et de l’écoute
Contact et modalités de candidature
Contact
0388156867
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler à cette offre (CV et lettre de motivation obligatoires) directement sur notre site internet en indiquant les références de l’annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.