Secrétaire assistant - CDD de 12 mois
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067241025000318
Publiée le 25/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Espace Vauban 8 rue Gustave Adolphe Hirn, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
16/12/2024
Date limite de candidature
24/11/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'Agence Territoriale d'Ingénierie Publique est un syndicat mixte qui rassemble 501 communes, 19 communautés de communes, 50 autres groupements et la Collectivité Européenne d'Alsace.
Les équipes de l'ATIP, qui regroupent près de 130 personnes réparties sur 5 sites, interviennent en étroite collaboration avec les élus et les services des collectivités membres sur différents métiers liés à l'urbanisme, l'instruction du droit du sol, la paie, la gestion des listes électorales, la formation etc.
Dans le cadre d'un remplacement temporaire, le poste de secrétaire assistant du site de Strasbourg est à pourvoir.
Missions :
Sous l’autorité de la Secrétaire générale, dans le cadre des missions de l’ATIP :
• Il apporte une assistance solide et permanente à l’équipe de Strasbourg en matière d’organisation professionnelle
• Il accompagne sa responsable et la directrice dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels
• Il assure l’accueil et l’information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
• Il est le relais logistique pour toute question d’organisation du site de Vauban
• Il est membre du réseau des assistants de l’ATIP et participe aux intérims et solidarités mis en œuvre.
Les équipes de l'ATIP, qui regroupent près de 130 personnes réparties sur 5 sites, interviennent en étroite collaboration avec les élus et les services des collectivités membres sur différents métiers liés à l'urbanisme, l'instruction du droit du sol, la paie, la gestion des listes électorales, la formation etc.
Dans le cadre d'un remplacement temporaire, le poste de secrétaire assistant du site de Strasbourg est à pourvoir.
Missions :
Sous l’autorité de la Secrétaire générale, dans le cadre des missions de l’ATIP :
• Il apporte une assistance solide et permanente à l’équipe de Strasbourg en matière d’organisation professionnelle
• Il accompagne sa responsable et la directrice dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels
• Il assure l’accueil et l’information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
• Il est le relais logistique pour toute question d’organisation du site de Vauban
• Il est membre du réseau des assistants de l’ATIP et participe aux intérims et solidarités mis en œuvre.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Tâches de secrétariat
• Il gère et organise l’agenda de la Directrice ainsi que ses déplacements en tenant compte de l’ensemble de ses contraintes et obligations. Il organise ses réunions et assure son accueil téléphonique
• Il assure la gestion de l’agenda général en lien avec tous les services de l’ATIP
• Il participe aux activités du secrétariat général : instruction administrative simple, élaboration de formulaires, organisation d’instances, préparation de salles, diffusion d’informations aux agents
• Il gère le courrier (ventilation, enregistrement, suivi des délais de réponse et des échéances, classement) pour le site de Vauban, et veille à la fluidité des circuits de signatures
• Il réalise et met en forme des travaux de bureautique : publipostages, comptes-rendus de réunions, courriers, rapports....
• Il assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocations, prestations...)
• Il organise et planifie des réunions et la tenue des instances, en lien avec les services concernés
• Il participe à la vie collective du site de Vauban et y apporte sa contribution au quotidien.
Accueil
• Il assure l’accueil téléphonique et physique du site de Vauban
• Il filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir.
CADRE DES RELATIONS
• Relations hiérarchiques : La Directrice adjointe/Secrétaire générale
• Relations fonctionnelles internes :
o La direction
o Le secrétariat général
o Les agents de Vauban
o Les assistants des territoires
o L’ensemble des agents de l’ATIP
o Les élus du comité syndical, du bureau, des commissions et des instances paritaires
• Relations fonctionnelles externes :
o Les partenaires et les membres de l’ATIP
o Les fournisseurs
o Les services de la Collectivité européenne d’Alsace
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
• Permis obligatoire(s) : Permis B
• Poste : À temps complet
• Déplacements : Ponctuels
• Résidence administrative : Strasbourg
Tâches de secrétariat
• Il gère et organise l’agenda de la Directrice ainsi que ses déplacements en tenant compte de l’ensemble de ses contraintes et obligations. Il organise ses réunions et assure son accueil téléphonique
• Il assure la gestion de l’agenda général en lien avec tous les services de l’ATIP
• Il participe aux activités du secrétariat général : instruction administrative simple, élaboration de formulaires, organisation d’instances, préparation de salles, diffusion d’informations aux agents
• Il gère le courrier (ventilation, enregistrement, suivi des délais de réponse et des échéances, classement) pour le site de Vauban, et veille à la fluidité des circuits de signatures
• Il réalise et met en forme des travaux de bureautique : publipostages, comptes-rendus de réunions, courriers, rapports....
• Il assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocations, prestations...)
• Il organise et planifie des réunions et la tenue des instances, en lien avec les services concernés
• Il participe à la vie collective du site de Vauban et y apporte sa contribution au quotidien.
Accueil
• Il assure l’accueil téléphonique et physique du site de Vauban
• Il filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir.
CADRE DES RELATIONS
• Relations hiérarchiques : La Directrice adjointe/Secrétaire générale
• Relations fonctionnelles internes :
o La direction
o Le secrétariat général
o Les agents de Vauban
o Les assistants des territoires
o L’ensemble des agents de l’ATIP
o Les élus du comité syndical, du bureau, des commissions et des instances paritaires
• Relations fonctionnelles externes :
o Les partenaires et les membres de l’ATIP
o Les fournisseurs
o Les services de la Collectivité européenne d’Alsace
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
• Permis obligatoire(s) : Permis B
• Poste : À temps complet
• Déplacements : Ponctuels
• Résidence administrative : Strasbourg
Profils recherchés
PROFIL
• Cadres d’emplois cible : Rédacteur
• Niveau et domaine d’études : Bac + 2, secrétariat, assistanat
• Expérience : Souhaitée
COMPETENCES
Savoirs :
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Windows, Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Savoir-faire :
• Capacité à gérer les urgences, à respecter les délais et à signaler les difficultés
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Très bonne expression écrite et orale
• Capacité à produire un travail rapide, fiable et de qualité
• Capacité à assurer une bonne transmission de l’information
• Savoir s’adapter à la diversité des interlocuteurs
Savoir-être :
• Sens du contact et de la communication
• Dynamisme, réactivité, disponibilité
• Créativité
• Faire preuve de rigueur et d’organisation
• Grande discrétion professionnelle
• Capacité d’adaptation, sens de la diplomatie
• Sens et goût du travail en équipe
• Avoir le sens de l’accueil, participer à la valorisation de l’image de l’ATIP
• Cadres d’emplois cible : Rédacteur
• Niveau et domaine d’études : Bac + 2, secrétariat, assistanat
• Expérience : Souhaitée
COMPETENCES
Savoirs :
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Windows, Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Savoir-faire :
• Capacité à gérer les urgences, à respecter les délais et à signaler les difficultés
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Très bonne expression écrite et orale
• Capacité à produire un travail rapide, fiable et de qualité
• Capacité à assurer une bonne transmission de l’information
• Savoir s’adapter à la diversité des interlocuteurs
Savoir-être :
• Sens du contact et de la communication
• Dynamisme, réactivité, disponibilité
• Créativité
• Faire preuve de rigueur et d’organisation
• Grande discrétion professionnelle
• Capacité d’adaptation, sens de la diplomatie
• Sens et goût du travail en équipe
• Avoir le sens de l’accueil, participer à la valorisation de l’image de l’ATIP
Contact et modalités de candidature
Contact
Maria GONCALVES - Référente RH - maria.goncalves@atip67.fr
Informations complémentaires
Merci d'adresser vos candidatures (CV + lettre de motivation) avant le 24 novembre 2024 par mail à l'adresse suivante : recrutement@atip67.fr
Adresse de l'employeur
AGENCE TERRITORIALE D'INGENIERIE PUBLIQUE (ATIP)
>Conseil Départemental du Bas-Rhin - Place du Quartier Blanc
67000 STRASBOURG
>Conseil Départemental du Bas-Rhin - Place du Quartier Blanc
67000 STRASBOURG
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.