Responsable du service Population
Offre n° O067250416000528
Publiée le 16/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
181 route de lyon - b.p. 50023, Illkirch-Graffenstaden (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Services à la Population et des Moyens Généraux et sous la responsabilité du directeur, vous assurez le pilotage du service Population, en charge principalement de l’état civil, du funéraire et des élections.
Vous participez à la définition des orientations stratégiques et pilotez la mise en œuvre des projets structurants du service.Vous encadrez les équipes, organisez le suivi de l’activité et veillez à la qualité du service rendu aux usagers.
Vous participez à la définition des orientations stratégiques et pilotez la mise en œuvre des projets structurants du service.Vous encadrez les équipes, organisez le suivi de l’activité et veillez à la qualité du service rendu aux usagers.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Management / encadrement :
Assurer le bon fonctionnement du service en organisant le travail, les plannings et la continuité d’activité.
Accompagner les équipes via un plan de formation, des réunions régulières, la mise à jour des procédures et un suivi de la répartition des tâches.
Veiller à la qualité de l’accueil au public et à l'application des évolutions réglementaires en les partageant avec les agents.
Gestion de l’état civil :
Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires pour la gestion des actes.
Effectuer les auditions prénuptiales si nécessaire et exercer la fonction d’officier de l’état civil, notamment pour les mariages, naissances et décès.
Gérer la délégation de signature, l’ouverture et la clôture des registres d’état civil, ainsi que la création des tables annuelles et décennales des registres.
Elections :
Piloter la réorganisation des bureaux de vote, superviser l’organisation des scrutins et le bon déroulement des opérations.
Organiser les commissions administratives et de contrôle, assurer la formation des agents et animer les collaborations avec les services de la Préfecture.
Funéraire :
Assurer le suivi et la gestion des cimetières, en pilotant la gestion des concessions, des demandes d’inhumation et des espaces cinéraires, tout en respectant la législation funéraire en vigueur.
Recensement :
Piloter le recensement annuel en recrutant les agents recenseurs et en affectant les adresses.
Assurer la mise à jour régulière des résultats dans l’application OMER
Pilotage administratif et financier :
Assurer le suivi des crédits et des marchés, promouvoir l’image du service auprès des partenaires de la collectivité et animer les relations avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Tribunal, INSEE, organismes funéraires, etc.).
Rédiger les courriers du service, favoriser la transversalité avec les autres services et directions, et représenter le service lors de certaines réunions ou instances.
Gestion des équipements dépendants du service :
Assurer la mise à jour des logiciels métier en collaboration avec le service DSI.
Commander et gérer les stocks des livrets de famille, livres de mariages, baptêmes et autres documents administratifs (attestations d’accueil, feuillets d’état civil, etc.).
Gestion des conflits et dossiers spécifiques :
Gérer les conflits éventuels entre agents ou entre agents et administrés, en favorisant la résolution amiable.
Superviser les dossiers de regroupement familial (en excluant les enquêtes OFII depuis 2024) et organiser le tirage au sort ainsi que le suivi des jurés d’assises.
Activités complémentaires :
Remplacer en cas de nécessité tout agent absent du service
Assurer des permanences le samedi
Management / encadrement :
Assurer le bon fonctionnement du service en organisant le travail, les plannings et la continuité d’activité.
Accompagner les équipes via un plan de formation, des réunions régulières, la mise à jour des procédures et un suivi de la répartition des tâches.
Veiller à la qualité de l’accueil au public et à l'application des évolutions réglementaires en les partageant avec les agents.
Gestion de l’état civil :
Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires pour la gestion des actes.
Effectuer les auditions prénuptiales si nécessaire et exercer la fonction d’officier de l’état civil, notamment pour les mariages, naissances et décès.
Gérer la délégation de signature, l’ouverture et la clôture des registres d’état civil, ainsi que la création des tables annuelles et décennales des registres.
Elections :
Piloter la réorganisation des bureaux de vote, superviser l’organisation des scrutins et le bon déroulement des opérations.
Organiser les commissions administratives et de contrôle, assurer la formation des agents et animer les collaborations avec les services de la Préfecture.
Funéraire :
Assurer le suivi et la gestion des cimetières, en pilotant la gestion des concessions, des demandes d’inhumation et des espaces cinéraires, tout en respectant la législation funéraire en vigueur.
Recensement :
Piloter le recensement annuel en recrutant les agents recenseurs et en affectant les adresses.
Assurer la mise à jour régulière des résultats dans l’application OMER
Pilotage administratif et financier :
Assurer le suivi des crédits et des marchés, promouvoir l’image du service auprès des partenaires de la collectivité et animer les relations avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Tribunal, INSEE, organismes funéraires, etc.).
Rédiger les courriers du service, favoriser la transversalité avec les autres services et directions, et représenter le service lors de certaines réunions ou instances.
Gestion des équipements dépendants du service :
Assurer la mise à jour des logiciels métier en collaboration avec le service DSI.
Commander et gérer les stocks des livrets de famille, livres de mariages, baptêmes et autres documents administratifs (attestations d’accueil, feuillets d’état civil, etc.).
Gestion des conflits et dossiers spécifiques :
Gérer les conflits éventuels entre agents ou entre agents et administrés, en favorisant la résolution amiable.
Superviser les dossiers de regroupement familial (en excluant les enquêtes OFII depuis 2024) et organiser le tirage au sort ainsi que le suivi des jurés d’assises.
Activités complémentaires :
Remplacer en cas de nécessité tout agent absent du service
Assurer des permanences le samedi
Profils recherchés
Être diplômé(e) d’une Licence (niveau BAC + 3)
Avoir une expérience minimum de 3 ans dans des fonctions similaires
Connaître l'environnement juridique et administratif des collectivités territoriales
Connaître les procédures de commande publique
Connaître les législations nécessaires (état civil, élections, funéraires, nationalité)
Savoir manager et animer une équipe
Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur
Posséder des qualités relationnelles – Faire preuve d’écoute et d’analyse
Être disponible, réactif(ve) et force de proposition
Avoir une expérience minimum de 3 ans dans des fonctions similaires
Connaître l'environnement juridique et administratif des collectivités territoriales
Connaître les procédures de commande publique
Connaître les législations nécessaires (état civil, élections, funéraires, nationalité)
Savoir manager et animer une équipe
Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur
Posséder des qualités relationnelles – Faire preuve d’écoute et d’analyse
Être disponible, réactif(ve) et force de proposition
Contact et modalités de candidature
Contact
0368003320
Informations complémentaires
Rémunération statutaire et régime indemnitaire
+ prime de fin d’année (13e mois) + tickets restaurant + participation mutuelle / prévoyance + prise en charge de 75% des frais d'abonnement transport en commun + forfait mobilités durables + GAS67 / CNAS / Carte Cezam
Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation)
avant le 16 mai 2025 à :
M. le Maire d’Illkirch-Graffenstaden
Direction des Ressources Humaines
181 route de Lyon - BP 50023
67401 ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN Cedex
+ prime de fin d’année (13e mois) + tickets restaurant + participation mutuelle / prévoyance + prise en charge de 75% des frais d'abonnement transport en commun + forfait mobilités durables + GAS67 / CNAS / Carte Cezam
Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation)
avant le 16 mai 2025 à :
M. le Maire d’Illkirch-Graffenstaden
Direction des Ressources Humaines
181 route de Lyon - BP 50023
67401 ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.