Missions et responsabilités

Sous l’autorité de la directrice de production, il-elle assure le suivi administratif des intermittents ainsi que le suivi de l’activité des musiciens permanents de l’Orchestre. Il-elle est en charge de l’organisation des concours de recrutement des musiciens de l’Orchestre.

Activités principales

Assurer le suivi administratif de l’embauche des musiciens supplémentaires et des techniciens :
- Prendre contact avec les musiciens supplémentaires et leur transmettre les conditions de leur embauche ; collecter leurs informations personnelles pour saisie dans Spaiectacle et le logiciel de régie ;
- Éditer les contrats et plans de travail, en fonction des spécificités de chaque production, en lien avec la régisseuse générale et le régisseur général adjoint ; les transmettre aux intermittents et se faire le relai des éventuelles modifications de planning ; transmettre à la comptabilité les contrats signés ;
- Déclencher les DPAE dans le logiciel Spaiectacle ;
- Assurer le contrôle de l’aptitude médicale des techniciens ;
- Gérer les liquidations de frais.

Assurer le suivi de l’activité des musiciens permanents :
- Collecter mensuellement et mettre en validation les éléments variables de la paie des musiciens liés aux productions ;
- Assurer un suivi régulier du tableau de décompte des droits audiovisuels par musicien, prévisionnel et réalisé, en lien avec la directrice de production ;
- Assurer un temps d’accueil de chaque nouveau musicien pour présenter l’organisation pratique de l’Orchestre ;
- Gérer les réunions bilan des nouveaux musiciens (convocation des participants, établissement du compte rendu à l’issue de la réunion) ;
- Tenir et mettre à jour l’inventaire des instruments propriété des musiciens ;
- Procéder, en lien avec la responsable administrative et financière, aux déclarations de sinistres des instruments des musiciens ;
- Assurer le suivi et l’organisation logistique des dotations habillement des musiciens et des dotations des effets d’habillement des régisseurs.

Organiser les concours de recrutement de musiciens :
- Gestion administrative : rédaction et publication de l’offre, suivi des inscriptions, lettre d’engagement des intervenants extérieurs, rédaction du procès-verbal du concours ;
- Organisation logistique de la journée de concours ainsi que de la journée préalable de répétitions : convocation et accueil des participants, organisation du séjour du jury invité, organisation du repas, tenue des relevés de notes du jury.
De manière générale, être garant-e du bon déroulement de la journée de concours et du respect des procédures.

Contribuer à la gestion de la production :
- Contribuer à la mise en œuvre et la coordination de certains projets spécifiques ;
- Établir les ordres de mission pour les musiciens et l’équipe technique lors des déplacements de l’Orchestre ;
- Établir les tableaux récapitulatifs d’éléments de refacturation aux partenaires, notamment l’Opéra national du Rhin ;
- Assurer la fonction de régisseur-euse d’avance suppléant-e de la régie production.

Dans le cadre de ces activités, effectuer diverses formalités administratives (ordres de service, fiches prévisionnelles d'accueil des intervenants, demande de devis et suivi des factures, classement et archivage des dossiers, etc.).