Au sein du Service de promotion de la santé du jeune enfant et d’aide à la parentalité Nord, dans le cadre de la Protection maternelle et Infantile, vos missions seront :
- Assurer le secrétariat des professionnels de santé des équipes PMI du territoire
- Aider à l’organisation des activités médicales et paramédicales
- Renseigner les logiciels médicaux et utiliser les logiciels de secrétariat/logistique
- Venir en appui logistique aux professionnels

1 - Assurer le secrétariat et aider à l’organisation des activités des professionnels de santé en territoire :

- Gestion des appels téléphoniques
- Transfert des appels et/ou transmission de message en cas d’absence
- Gestion de la prise des rendez-vous avec renseignement des logiciels médicaux le cas échéant


Organisation et gestion des différents rendez-vous :

- Création des créneaux de rendez-vous sous Outlook et logiciels médicaux (consultations de jeunes enfants, consultations de puéricultrice, séances BCG, ateliers massage bien être du bébé, ateliers portage …)
- Gestion de la prise de rdv avec renseignement des logiciels médicaux
- Rappel des rdv aux usagers (téléphonique, sms, courrier de convocation…)


Gestion administrative des dossiers patients :

- Mise à jour des données administrative
- Création des dossiers patients non-inscrits dans la base
-Dématérialisation et enregistrement des documents dans les logiciels médicaux (rapports d’hospitalisation, CR réunion de synthèse, rapport d’information préoccupante …)
- Saisie des certificats de santé (8ème jour, 9ème mois, 24ème mois)
- Gestion des avis de grossesse en lien avec l’équipe de territoire


2 - Organisation des consultations du jeune enfant :

- Organisation des bilans de santé en écoles maternelles
- Récupération des listes des enfants auprès de l’Education Nationale
- Création des séances et inscription des enfants sur les créneaux horaires de rdv
- Création des séances et des listes d’enfants à voir
- Edition des courriers de convocation
- Préparation des documents nécessaires à la réalisation des bilans (questionnaires, flyers, courriers d’orientation …)
Edition des listings des enfants pour chaque séance
- Saisie des bilans si réalisés en version papier
- Aide à la transmission annuelle des dossiers des enfants vus à l’Education Nationale


Edition de courriers de mise à disposition

- Edition et envoi des courriers de mise à disposition via les logiciels médicaux et administratifs


3 - Venir en appui logistique aux professionnels de l’équipe PMI du territoire :

- Réception et rangement des commandes (matériel médical, vaccins, …)
- Contrôle et envoi des bons de commandes au central
- Réservation de salles de réunion
- Gestion administrative de l’absence d’un professionnel de santé (information, report/annulation RDV, remplacement en lien avec l’encadrement…)
- Aide à la création de tableaux de bord
- Aide à la prise de RDV d’interprètes et d’assistants maternels
- Aide à la réalisation de document de communication
- Mise en forme de documents.
- Mise à jour des secteurs et de listing des rues, communes des professionnels
- Renseignements des statistiques annuelles
- Aide ponctuelle à l’activité de l’unité santé publique

4 - Divers :

- Participation aux instances du service et aux réunions d’équipe, rédaction de compte -rendu
- Participation à l’élaboration et à l’actualisation des procédures de son unité
- Réalisation d’un rapport d’activité annuel de ses activités