ASSISTANT.E DE DIRECTION
Offre n° O067261019001053
Publiée le 19/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La Haute école des arts du Rhin est l’école d’un fleuve, l’école d’un territoire, l’école d’une époque en ébullition.
Elle accueille 750 étudiants.es dans des formations d’enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence Master Doctorat en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités.
La HEAR se déploie aujourd’hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse, héritant de l’histoire de l’école des Arts décoratifs et du Conservatoire de Musique, à Strasbourg, et de celle de l’école des Beaux-Arts, à Mulhouse.
Elle organise des événements chaque semaine – exposition ou concert, colloque ou festival, conférence ou performance – dans ses locaux ou ailleurs en Alsace, en France ou à l’étranger : la HEAR se veut une école poreuse, ouverte et augmentée de ses multiples partenaires.
Elle accueille 750 étudiants.es dans des formations d’enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence Master Doctorat en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités.
La HEAR se déploie aujourd’hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse, héritant de l’histoire de l’école des Arts décoratifs et du Conservatoire de Musique, à Strasbourg, et de celle de l’école des Beaux-Arts, à Mulhouse.
Elle organise des événements chaque semaine – exposition ou concert, colloque ou festival, conférence ou performance – dans ses locaux ou ailleurs en Alsace, en France ou à l’étranger : la HEAR se veut une école poreuse, ouverte et augmentée de ses multiples partenaires.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 rue de l'académie, Strasbourg (Bas-Rhin (67))
Poste à pourvoir le
04/01/2027
Date limite de candidature
11/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Auprès du directeur, de l’administrateur·rice général·e et en lien permanent avec l'ensemble de l'équipe de direction de la Haute école des arts du Rhin, l’Assistant/e de direction est chargé(e) d’assurer le secrétariat de cette partie de l’établissement, à savoir :
1) Assister la Direction dans la mise en œuvre de l'activité et la gestion quotidienne :
- Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ;
- Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ;
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts…) ;
- Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ;
- Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ;
- Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ;
- Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande
2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d’administration :
- Préparer le Conseil d’administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l’organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ;
- Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).
- Assure le secrétariat du Conseil artistique et scientifique et des réunions conjointes du CP
3) Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements :
- Administration générale (frais de mission, voyages pédagogiques) ;
- Gérer les ordres de mission (déplacements des agents : établissement de l’ordre de mission, commande des billets ou réservation des véhicules, liquidation, suivi de l’enveloppe, recherche documentaire, gestion des demandes d’avances…).
- Etablir les bons de commande afférents
1) Assister la Direction dans la mise en œuvre de l'activité et la gestion quotidienne :
- Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ;
- Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ;
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts…) ;
- Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ;
- Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ;
- Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ;
- Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande
2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d’administration :
- Préparer le Conseil d’administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l’organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ;
- Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).
- Assure le secrétariat du Conseil artistique et scientifique et des réunions conjointes du CP
3) Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements :
- Administration générale (frais de mission, voyages pédagogiques) ;
- Gérer les ordres de mission (déplacements des agents : établissement de l’ordre de mission, commande des billets ou réservation des véhicules, liquidation, suivi de l’enveloppe, recherche documentaire, gestion des demandes d’avances…).
- Etablir les bons de commande afférents
Missions / conditions d'exercice
Activités secondaires :
- Accueillir et renseigner les agents et les différents interlocuteurs ;
- Contribuer à l’amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de l’établissement (rédaction de notes de procédures, mise en place de circuits, etc.) ;
- Assurer la fonction d’interface informatique auprès des services de la ville et de l’EMS (RIU) ;
- Etablir des tableaux de bord de suivi d’activités ;
- Prendre en charge des dossiers transversaux, rédaction de conventions
- Coordination de la supervision des conventions
- Organiser le classement et la diffusion de la documentation de l’établissement.
- Accueillir et renseigner les agents et les différents interlocuteurs ;
- Contribuer à l’amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de l’établissement (rédaction de notes de procédures, mise en place de circuits, etc.) ;
- Assurer la fonction d’interface informatique auprès des services de la ville et de l’EMS (RIU) ;
- Etablir des tableaux de bord de suivi d’activités ;
- Prendre en charge des dossiers transversaux, rédaction de conventions
- Coordination de la supervision des conventions
- Organiser le classement et la diffusion de la documentation de l’établissement.
Profils recherchés
SAVOIRS
- Culture administrative au sein d’une collectivité ou d’un établissement public ;
- Techniques de secrétariat ;
- Connaissance de l’anglais et/ou de l’allemand.
SAVOIR FAIRE
- Accueil et renseignement des interlocuteurs ;
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Gestions des plannings ;
- Organisation logistique de réunions (CA, CODIR, réunion de service);
- Capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d’urgence ;
SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d’accueil, sens de la diplomatie ;
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie ;
- Sens de l’organisation – Rigueur – Méthode – Discrétion professionnelle
- Capacité à s’adapter à des publics divers
Diplômes : Diplôme supérieur de secrétariat de direction ou équivalent
Expériences : Assistant·e de direction
- Culture administrative au sein d’une collectivité ou d’un établissement public ;
- Techniques de secrétariat ;
- Connaissance de l’anglais et/ou de l’allemand.
SAVOIR FAIRE
- Accueil et renseignement des interlocuteurs ;
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Gestions des plannings ;
- Organisation logistique de réunions (CA, CODIR, réunion de service);
- Capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d’urgence ;
SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d’accueil, sens de la diplomatie ;
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie ;
- Sens de l’organisation – Rigueur – Méthode – Discrétion professionnelle
- Capacité à s’adapter à des publics divers
Diplômes : Diplôme supérieur de secrétariat de direction ou équivalent
Expériences : Assistant·e de direction
Contact et modalités de candidature
Contact
0369063767
Informations complémentaires
Les candidatures (curriculum vitae, lettre de motivation) sont à adresser par mail à : ressources.humaines@hear.fr
Informations complémentaires :
Monsieur Angelo CAVALERI, Adjoint au Responsable Ressources humaines,
tél : 03 69 06 37 67
Informations complémentaires :
Monsieur Angelo CAVALERI, Adjoint au Responsable Ressources humaines,
tél : 03 69 06 37 67
Adresse de l'employeur
HAUTE ECOLE DES ARTS DU RHIN
>1 rue de l'académie
67082 Strasbourg
>1 rue de l'académie
67082 Strasbourg
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.