Rattachée au secrétariat général de la commune et au Cabinet du Maire, l'agent assiste au quotidien M. le Maire et travaille en étroite collaboration avec le Directeur Général des Services et la Directrice de Cabinet.

Dôté(e) de qualités relationnelles, vous aurez un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services de la Ville et les institutions publiques. Vous travaillez de manière transversale avec l'ensemble des services de la collectivité.

Au quotidien, vos principales missions au sein de la Ville de Masevaux-Niederbruck seront :

- l'organisation et la gestion de l'agenda de M. le Maire, la planification de ses rendez-vous et de ses déplacements,
- la gestion de l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale et du Cabinet du Maire (filtrage et transmission des messages)
- la gestion des affaires courantes de la Direction Générale, du Cabinet du Maire et des élus : organisation de réunions, élaboration de dossiers, suivi du courrier et de la boite mail de la commune, gestion des parapheurs, mise à jour de fichiers informatiques divers, réservation des salles de réunions
- le traitement du courrier entrant et la répartition dans les différents services
- la rédaction et mise en forme de notes, de documents, de mails et de courriers officiels
- la préparation des commissions municipales et des séances de conseils municipaux : rédaction et envoi des invitations et des comptes-rendus
- la participation aux réunions de direction et de coordination
- la transmission des actes (délibérations, arrêtés...) par voie dématérialisée auprès de la Préfecture
- la gestion et le suivi des évènements organisés par la Ville (sous l'autorité de la Directrice de Cabinet) : mise à jour du fichier général des invitations, envoi et suivi des invitations, organisation et suivi logistique (réservation de salles, commandes auprès des traiteurs et débits de boissons...)
- l'organisation du classement et de l'archivage (format papier et numérique)
- l'élaboration et la coordination du calendrier des manifestations et de la présence des élus

La polyvalence étant indispensable à la bonne gestion des services administratifs de la Ville, des participations ponctuelles à des événements et manifestations diverses peuvent avoir lieu les soirs ou week end : élections, réceptions et réunions diverses.

Issu(e) d'une formation administrative de type Bac +2/3, vous possédez une première expérience réussie sur un poste similaire d'assistanat de direction.
Vous possédez obligatoirement des compétences dans le domaine du secrétariat et idéalement une expérience professionnelle significative au sein d'une collectivité territoriale.

Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques et notamment le pack office (Word, Excel, Power Point, Outlook) et êtes à l'aise avec les outils numériques.

Vous faites preuve d'autonomie dans votre quotidien et vous savez gérer les priorités en faisant preuve de discernement et de bons sens.

Vous appréciez le travail en équipe et vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre relationnel, et également pour votre aisance à rendre compte à l'oral comme à l'écrit.

Vous respectez les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité imposées par le poste.

Le sens du service public, l'écoute et votre adaptabilité face aux diverses situations ainsi que votre capacité à gérer le stress sont des atouts supplémentaires.

Informations complémentaires :
Travail du lundi au vendredi, 35 heures par semaine
Participation de la collectivité à la mutuelle complémentaire et à la protection sociale complémentaire
Action sociale : bénéficiaire du CNAS
Poste ouvert aux travailleurs handicapés