Le Cabinet du Maire de Colmar / Président de Colmar Agglomération et le Secrétariat des élus accompagnent les élus dans l'exercice de leurs fonctions au quotidien, en lien avec l'ensemble des services des deux collectivités. Les assistantes des élus assurent des missions essentielles au bon déroulement des activités quotidiennes des élus.
Activités principales :
En lien direct avec les élus et sous l'autorité du Chef de Cabinet, assure la planification et le bon déroulement du quotidien des élus, à travers les missions suivantes :
* Gestion de la Boîte aux Lettres Fonctionnelles
* Accueil physique et téléphonique : analyser, filtrer et apporter l'information demandée / orienter vers les services ;
* Gestion de l'agenda des élus ayant délégation du Maire/Président : organisation des réunions et rendez-vous des élus en associant les services et structures extérieures concernés ; gestion des délégations du Maire aux adjoints, vice-présidents et conseillers municipaux ; organisation de différents temps de représentation des élus ;
* Recueil d'éléments pour les différentes séquences auprès des services et des partenaires ;
* Suivi de la présence des élus aux événements en lien avec le service Evénementiel ;
* Suivi des procurations pour les conseils municipaux et les conseils communautaires ;
* Rédaction de courriers ;
* Organisation des déplacements des élus ;
* Mise à jour du tableau des permanences de sécurité trimestriel des adjoints en lien avec l'assistante du DGS ;
* Mise à jour des coordonnées des contacts utiles ;
* Appui aux assistantes du Maire / Président pour certaines missions (rédaction de courriers, accueil physique lors des permanences hebdomadaires du Maire / Président...) ;
* Veille de l'actualité des deux collectivités ;
* Tri, classement et archivage des documents ;
* Gestion des fournitures.