Chargé(e) d'accueil polyvalent
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069230300979463
Publiée le 21/03/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MAIRIE, Pollionnay (Rhône)
Poste à pourvoir le
09/05/2023
Date limite de candidature
20/04/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint technique
Adjoint technique
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
24h30 hebdomadaire
Rémunération indicative
Rémunération statutaire
Descriptif de l'emploi
La commune de Pollionnay cherche son agent d'accueil polyvalent suite à un départ pour mutation.
Missions / conditions d'exercice
Missions
Les missions principales sont :
- Accueil, renseignements, conseils au public,
- Gestion du courrier et du téléphone
- Gestion et suivi des baux (habitation, commerciaux, professionnels et ruraux)
- Suivi administratif des services techniques
- Suivi des commandes courantes
- Liaison avec les services communs (comptabilité et RH)
Détail des missions
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
- Accueillir, renseigner et orienter le public :
- Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction,
- Préparer et réceptionner les demandes administratives diverses, notamment d'état-civil et d'urbanisme
- Rédiger des attestations diverses
- Participer à la tenue et à la mise à jour des registres d'Etat-Civil
- Participer à l'organisation matérielle du recensement militaire
Assurer le suivi administratif des travaux et demandes adressées au Service technique
- Secrétariat de l'élu en charge du service technique (rédaction de courriers et mails)
- Suivi administratif et technique des demandes adressées au service technique (tableaux de gestion...) et des bâtiments et aires collectives (réparations, vérifications périodiques...)
- Contrats et marchés publics liés au service technique : passation des commandes et suivi de leur réalisation ; suivi du budget.
Aider à la gestion et au suivi des locations en lien avec l'élu en charge de la fonction
- Suivi des baux et de leur historique (conclusion, actualisation, renouvellement, révision, résiliation)
- Rédaction des annonces, envoi et vérification des dossiers des candidats pour les locaux vacants
- Suivi des loyers et impayés, des charges (y compris relevé des compteurs)
- Planification des visites et des travaux, relation avec les entreprises
Aider à la gestion du courrier
- Tenue du registre courrier " arrivées " et " départ "
- Rédaction de courriers et/ou d'invitations aux manifestations de la commune (CCAS, cérémonies commémoratives...)
- Transmission des informations aux élus et dans les services
- Assurer le traitement des courriers départ
- Assurer l'envoi des mailings
- Assurer la fiabilité des contacts mail de la mairie
Aider à la gestion des moyens matériels
- Participer à la gestion du planning des réservations des salles
- Participer aux commandes et à la gestion des matériels, produits de bureautique et fournitures
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs à la charge de l'agent
Participer à la mise en œuvre de la mutualisation de services avec la CCVL
- Transmission des documents en lien avec la RH (arrêtés signés, notifications, ...)
- Transmission des documents en lien avec le service comptabilité : rédaction de bons de commande, suivi du service fait des factures dans les services et auprès des élus, classement des justificatifs comptables.
Conditions
- Lieu de travail : Mairie, 113 rue des écoles à Pollionnay
- Travail réparti sur trois jours (à déterminer)
- Roulement les samedis matins (1 sur 4) de 9h à 12h
- Rendez-vous ponctuels à l'extérieur en journée (rdv entreprises)
Les missions principales sont :
- Accueil, renseignements, conseils au public,
- Gestion du courrier et du téléphone
- Gestion et suivi des baux (habitation, commerciaux, professionnels et ruraux)
- Suivi administratif des services techniques
- Suivi des commandes courantes
- Liaison avec les services communs (comptabilité et RH)
Détail des missions
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
- Accueillir, renseigner et orienter le public :
- Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction,
- Préparer et réceptionner les demandes administratives diverses, notamment d'état-civil et d'urbanisme
- Rédiger des attestations diverses
- Participer à la tenue et à la mise à jour des registres d'Etat-Civil
- Participer à l'organisation matérielle du recensement militaire
Assurer le suivi administratif des travaux et demandes adressées au Service technique
- Secrétariat de l'élu en charge du service technique (rédaction de courriers et mails)
- Suivi administratif et technique des demandes adressées au service technique (tableaux de gestion...) et des bâtiments et aires collectives (réparations, vérifications périodiques...)
- Contrats et marchés publics liés au service technique : passation des commandes et suivi de leur réalisation ; suivi du budget.
Aider à la gestion et au suivi des locations en lien avec l'élu en charge de la fonction
- Suivi des baux et de leur historique (conclusion, actualisation, renouvellement, révision, résiliation)
- Rédaction des annonces, envoi et vérification des dossiers des candidats pour les locaux vacants
- Suivi des loyers et impayés, des charges (y compris relevé des compteurs)
- Planification des visites et des travaux, relation avec les entreprises
Aider à la gestion du courrier
- Tenue du registre courrier " arrivées " et " départ "
- Rédaction de courriers et/ou d'invitations aux manifestations de la commune (CCAS, cérémonies commémoratives...)
- Transmission des informations aux élus et dans les services
- Assurer le traitement des courriers départ
- Assurer l'envoi des mailings
- Assurer la fiabilité des contacts mail de la mairie
Aider à la gestion des moyens matériels
- Participer à la gestion du planning des réservations des salles
- Participer aux commandes et à la gestion des matériels, produits de bureautique et fournitures
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs à la charge de l'agent
Participer à la mise en œuvre de la mutualisation de services avec la CCVL
- Transmission des documents en lien avec la RH (arrêtés signés, notifications, ...)
- Transmission des documents en lien avec le service comptabilité : rédaction de bons de commande, suivi du service fait des factures dans les services et auprès des élus, classement des justificatifs comptables.
Conditions
- Lieu de travail : Mairie, 113 rue des écoles à Pollionnay
- Travail réparti sur trois jours (à déterminer)
- Roulement les samedis matins (1 sur 4) de 9h à 12h
- Rendez-vous ponctuels à l'extérieur en journée (rdv entreprises)
Profils recherchés
Profil
- Expérience dans un poste similaire appréciée ;
- Notions d'urbanisme fortement appréciées ; formation en état-civil possible.
- Aisance informatique, dynamisme et ouverture d'esprit ; formation au logiciel de finances possible
- Qualités relationnelles permettant d'intervenir auprès de différents publics et interlocuteurs, polyvalence
- Sens du service public
- Capacité à travailler en équipe et avec des élus
- Discrétion professionnelle
- Expérience dans un poste similaire appréciée ;
- Notions d'urbanisme fortement appréciées ; formation en état-civil possible.
- Aisance informatique, dynamisme et ouverture d'esprit ; formation au logiciel de finances possible
- Qualités relationnelles permettant d'intervenir auprès de différents publics et interlocuteurs, polyvalence
- Sens du service public
- Capacité à travailler en équipe et avec des élus
- Discrétion professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0478481209
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature au maire, accompagnée d'un curriculum vitæ, soit par courriel à : dgs@pollionnay.fr soit par courrier à l'adresse suivante :
Mairie - 113 rue des écoles - 69290 POLLIONNAY
Renseignements : s'adresser à Gaëlle THIZY, Directrice Générale des Services, au 04.78.48.38.03
Mairie - 113 rue des écoles - 69290 POLLIONNAY
Renseignements : s'adresser à Gaëlle THIZY, Directrice Générale des Services, au 04.78.48.38.03
Adresse de l'employeur
POLLIONNAY
>MAIRIE
69290 POLLIONNAY
>MAIRIE
69290 POLLIONNAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.