Agent-e de suivi - Fréquentation et facturation Périscolaire
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Offre n° O069230801164415
Publiée le 26/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
198 avenue Jean Jaurès, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
26/11/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants-es.
Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.
La Délégation Générale Jeunesse à l'Education à l'Enfance aux Sports et à l'Inclusion (DGJEESI) est composée de 4 directions, d'un secrétariat général, de deux missions transversales et est chargée du suivi du CCAS, totalisant environ 4 200 agents-es exerçant des missions de services aux publics, au plus près des enfants, des familles et des plus vulnérables de nos concitoyens.
La Direction de l'Education met en œuvre la politique éducative et médico-sociale scolaire de la Ville de Lyon définie par les élus-es et assure le bon fonctionnement des écoles.
Elle accueille 38 000 enfants lyonnais scolarisés dans les 206 écoles maternelles et élémentaires.
Directement rattachés à la Direction de l'Education, les territoires sont composés des équipes pluridisciplinaires dans les domaines éducatifs et médico-sociaux.
Au sein de cette direction composée de trois directions adjointes et plus particulièrement la direction adjointe en charge de la politique éducative et des services aux publics. Le Service aux publics de la Direction de l'Education s'organise en trois pôles et compte une trentaine d'agents. Le Pôle relation aux familles assure le suivi de la fréquentation des activités périscolaires et assure la gestion globale de la régie périscolaire en lien étroit avec les services des 9 Mairies d'arrondissements.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants-es.
Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.
La Délégation Générale Jeunesse à l'Education à l'Enfance aux Sports et à l'Inclusion (DGJEESI) est composée de 4 directions, d'un secrétariat général, de deux missions transversales et est chargée du suivi du CCAS, totalisant environ 4 200 agents-es exerçant des missions de services aux publics, au plus près des enfants, des familles et des plus vulnérables de nos concitoyens.
La Direction de l'Education met en œuvre la politique éducative et médico-sociale scolaire de la Ville de Lyon définie par les élus-es et assure le bon fonctionnement des écoles.
Elle accueille 38 000 enfants lyonnais scolarisés dans les 206 écoles maternelles et élémentaires.
Directement rattachés à la Direction de l'Education, les territoires sont composés des équipes pluridisciplinaires dans les domaines éducatifs et médico-sociaux.
Au sein de cette direction composée de trois directions adjointes et plus particulièrement la direction adjointe en charge de la politique éducative et des services aux publics. Le Service aux publics de la Direction de l'Education s'organise en trois pôles et compte une trentaine d'agents. Le Pôle relation aux familles assure le suivi de la fréquentation des activités périscolaires et assure la gestion globale de la régie périscolaire en lien étroit avec les services des 9 Mairies d'arrondissements.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Pôle relations familles, et en lien avec le Correspondant applicatif Educalyon, vous participez au suivi des inscriptions et de la fréquentation aux activités périscolaires (Accueils du matin, Pause de midi, Après la Classe, la Fin d'Aprèm et les Ateliers du mercredi matin). Vous assurez l'ensemble des missions permettant de sécuriser la facturation des temps périscolaires aux familles et la déclaration des données de fréquentation à la CAF.
Vous recrutez des Référents coéducation de proximité (RCP), assurez leur formation ainsi que celle des Directeurs d'Accueil de Loisirs (DAL) sur le logiciel Educalyon et les procédures métiers. Durant toute l'année, vous assurez leur accompagnement et le suivi de leur activité afin de garantir l'édition et la transmission des factures, ainsi que leur régularisation en cas de besoin.
Durant la campagne d'inscriptions, vous pouvez être amené à participez à l'instruction de dossiers de demande d'Inscription aux Activités périscolaires en lien avec le Pôle vie scolaire.
Activités principales
Suivi RH des Référents coéducation de proximité en lien avec les Responsables de secteur et le Service des ressources humaines :
- Suivi des recrutements ;
- Suivi des heures travaillées et transmission au Service des ressources humaines ;
- Suivi des absences et remplacements de RCP ;
- Mise en place d'outils de suivi de l'activité des RCP ;
- Réponses à des contestations de premier niveau et transfert des autres réclamations RH de RCP.
Accompagnement des RCP et DAL (municipaux et associatifs) au logiciel Educalyon :
- Animation de formations au logiciel-métier (Educalyon) ;
- Réalisation et mise à jour de guides utilisateurs ;
- Assistance (hotline téléphonique ou mail) aux Référents Coéducation de Proximité et Directeurs d'Accueil de Loisirs dans leurs missions administratives et l'utilisation des logiciels Educalyon et Excel ;
- Edition de requêtes Webi à destination des Référents coéducation de proximité et des Directeurs d'accueil de loisirs ;
- Transmission aux DAL des fiches sanitaires de liaison réactualisées ;
- Déplacements ponctuels sur des écoles en cas de besoin d'accompagnement ou de remplacement de RCP.
Activités spécifiques et/ou secondaires :
Suivi d'activité
- Assurer un suivi administratif via des requêtes et alerter les RCP en cas d'erreur constatée ;
- Assurer le traitement régulier des anomalies pouvant impacter les données de fréquentation et de facturation ;
- Développer le partage d'outils de suivi d'activité avec les Responsables de secteur ;
- Editer des requêtes permettant le reporting d'activité pour le service.
Organisation et suivi des inscriptions aux activités
- Contribution à la préparation et au lancement de la campagne ;
- Paramétrage de données dans le logiciel Educalyon ;
- Instruction ponctuelle des demandes d'inscription aux activités concernant les publics fragiles : vérification de la complétude du dossier et des éléments sanitaires.
Edition, transmission et régularisation des factures périscolaires
- Suivi des retours et relances des RCP et DAL en amont de la facturation ;
- Codage des données spécifiques de facturation (grève, fermetures exceptionnelles, prises en charges financière par l'Aide à l'Intégration Scolaire (AIS)...) ;
- Transmission des factures aux familles, via les référents coéducation de proximité des écoles ;
- Traitement des factures spécifiques (factures guichets) et repas enseignants ;
- Traitement des rétroactivités, réductions et annulations de factures.
Horaires : 38h45 hebdomadaires + 23 RTT
Vous recrutez des Référents coéducation de proximité (RCP), assurez leur formation ainsi que celle des Directeurs d'Accueil de Loisirs (DAL) sur le logiciel Educalyon et les procédures métiers. Durant toute l'année, vous assurez leur accompagnement et le suivi de leur activité afin de garantir l'édition et la transmission des factures, ainsi que leur régularisation en cas de besoin.
Durant la campagne d'inscriptions, vous pouvez être amené à participez à l'instruction de dossiers de demande d'Inscription aux Activités périscolaires en lien avec le Pôle vie scolaire.
Activités principales
Suivi RH des Référents coéducation de proximité en lien avec les Responsables de secteur et le Service des ressources humaines :
- Suivi des recrutements ;
- Suivi des heures travaillées et transmission au Service des ressources humaines ;
- Suivi des absences et remplacements de RCP ;
- Mise en place d'outils de suivi de l'activité des RCP ;
- Réponses à des contestations de premier niveau et transfert des autres réclamations RH de RCP.
Accompagnement des RCP et DAL (municipaux et associatifs) au logiciel Educalyon :
- Animation de formations au logiciel-métier (Educalyon) ;
- Réalisation et mise à jour de guides utilisateurs ;
- Assistance (hotline téléphonique ou mail) aux Référents Coéducation de Proximité et Directeurs d'Accueil de Loisirs dans leurs missions administratives et l'utilisation des logiciels Educalyon et Excel ;
- Edition de requêtes Webi à destination des Référents coéducation de proximité et des Directeurs d'accueil de loisirs ;
- Transmission aux DAL des fiches sanitaires de liaison réactualisées ;
- Déplacements ponctuels sur des écoles en cas de besoin d'accompagnement ou de remplacement de RCP.
Activités spécifiques et/ou secondaires :
Suivi d'activité
- Assurer un suivi administratif via des requêtes et alerter les RCP en cas d'erreur constatée ;
- Assurer le traitement régulier des anomalies pouvant impacter les données de fréquentation et de facturation ;
- Développer le partage d'outils de suivi d'activité avec les Responsables de secteur ;
- Editer des requêtes permettant le reporting d'activité pour le service.
Organisation et suivi des inscriptions aux activités
- Contribution à la préparation et au lancement de la campagne ;
- Paramétrage de données dans le logiciel Educalyon ;
- Instruction ponctuelle des demandes d'inscription aux activités concernant les publics fragiles : vérification de la complétude du dossier et des éléments sanitaires.
Edition, transmission et régularisation des factures périscolaires
- Suivi des retours et relances des RCP et DAL en amont de la facturation ;
- Codage des données spécifiques de facturation (grève, fermetures exceptionnelles, prises en charges financière par l'Aide à l'Intégration Scolaire (AIS)...) ;
- Transmission des factures aux familles, via les référents coéducation de proximité des écoles ;
- Traitement des factures spécifiques (factures guichets) et repas enseignants ;
- Traitement des rétroactivités, réductions et annulations de factures.
Horaires : 38h45 hebdomadaires + 23 RTT
Profils recherchés
Connaissances techniques
- Environnement des collectivités territoriales et des acteurs de l'éducation ;
- Progiciel spécialisé Educalyon, Webi et Selligent (souhaité).
Savoir-faire
- Sens du travail en équipe ;
- Aptitude à faire face à des situations difficiles, prise de recul ;
- Gestion des priorités et organisation ;
- Maîtrise des outils bureautiques.
Savoir-être
- Qualités relationnelles
diplomatie, sens du travail en équipe ;
- Autonomie, esprit d'initiative ;
- Disponibilité, réactivité et rigueur.
- Environnement des collectivités territoriales et des acteurs de l'éducation ;
- Progiciel spécialisé Educalyon, Webi et Selligent (souhaité).
Savoir-faire
- Sens du travail en équipe ;
- Aptitude à faire face à des situations difficiles, prise de recul ;
- Gestion des priorités et organisation ;
- Maîtrise des outils bureautiques.
Savoir-être
- Qualités relationnelles
diplomatie, sens du travail en équipe ;
- Autonomie, esprit d'initiative ;
- Disponibilité, réactivité et rigueur.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
198 avenue Jean Jaurès (Direction)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.