Directeur du Protocole F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069230901181812
Publiée le 08/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DRH - SERVICE RECRUTEMENT, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Pilotage >
Organisation, contrôle de gestion, évaluation
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La direction du Protocole a pour mission d'organiser les différentes manifestations de la Ville de Lyon et de la Métropole aussi bien dans les salons de l'Hôtel de Ville (réceptions, dîners, conférences de presse, conseils municipaux, réunions et colloques, visites des salons, cérémonies commémoratives, grands évènements), que dans les arrondissements de Lyon (inaugurations d'écoles, crèches, cérémonies patriotiques).
Il est composé de 15 personnes réparties dans divers secteurs d'activités (administratifs, agents de Protocole, huissiers, sonorisateurs). Son activité est soutenue et les évènements gérés exigent une organisation complexe et des compétences techniques précises. En moyenne, plus de 400 manifestations sont organisées et environ 50 000 personnes accueillies chaque année (hors JEP).
Il est composé de 15 personnes réparties dans divers secteurs d'activités (administratifs, agents de Protocole, huissiers, sonorisateurs). Son activité est soutenue et les évènements gérés exigent une organisation complexe et des compétences techniques précises. En moyenne, plus de 400 manifestations sont organisées et environ 50 000 personnes accueillies chaque année (hors JEP).
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de la Cheffe de Cabinet du Maire de Lyon, le/la Directeur.rice du Protocole est en charge de l'organisation et de la logistique des réceptions, inaugurations, dîners et manifestations de la Ville de Lyon.
A ce titre, il/elle assure la gestion du personnel protocolaire et des activités de la direction. Il/elle est le garant, au sein de sa collectivité, du respect du décret n° 89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires, veillant à l'application de ces règles dans les manifestations qu'il/elle organise ou coordonne. Il/elle coordonne la cellule planification et les deux pôles de sa direction ; il/elle assure la conception et la mise en œuvre des dispositifs nécessaires à la conduite des différentes manifestations organisées par la direction du Protocole de la Ville de Lyon. Il/elle participe avec ses équipes à l'accueil des publics (intervenants et participants) lors des manifestations.
Management, animation et pilotage de la direction du
Protocole
* Manager une équipe de collaborateurs répartis en plusieurs pôles (pôle technique logistique, pôle évènementiel protocolaire et cellule planification et ressources).
* Définir les objectifs de la direction en lien avec les encadrants intermédiaire et le Cabinet du Maire.
* Assurer la bonne gestion de l'activité de la direction et alerter la hiérarchie en cas de risques
* Garantir et contrôler la qualité des activités de la direction
* Piloter et participer aux instances protocolaires
* Anticiper les impacts sur le plan de charge de la direction et la répartition des missions au sein de la direction (en lien avec les encadrants intermédiaires).
* Définir et garantir le cadrage budgétaire, la construction et l'exécution des marchés et des commandes publiques
* Contrôler la conformité juridique des activités
* Superviser les demandes d'attribution et la gestion des espaces de réceptions de l'Hôtel de Ville
* Organiser le travail en transversalité avec les autres services supports et les partenaires
* Participer à la réflexion autour de l'évolution du protocole au XXIè siècle
* Définir un projet de la direction et s'assurer de sa réalisation
Organisation des manifestations et des réceptions
* Concevoir, mettre en œuvre et diriger des manifestations publiques et officielles
* Adapter le dispositif de réception à la nature de la cérémonie le cabinet du Maire, la Préfecture, la Métropole et les autres partenaires
* Coordonner son action avec les services municipaux,
* Garantir la bonne exécution des budgets alloués aux manifestations et des engagements financiers
* Proposer et organiser les relations protocolaires de l'autorité territoriale lors de l'accueil de délégations ou de personnalités
Organisation des manifestations et des réceptions : en propre ou en supervision des activités de l'équipe protocolaire :
* Effectuer les repérages logistiques
* Assurer la mobilisation et la qualité d'intervention des prestataires et des intervenants techniques
* Veiller à la qualité et la mise à jour des fichiers protocolaires
* Veiller au respect des règles protocolaires et des usages dans la réalisation de cartons d'invitation.
* Assurer le suivi des cadeaux protocolaires
* Participer à la promotion et valorisation de l'activité protocolaire
* Participer au développement des compétences et de la cohésion de la direction
* Porter les ambitions de la direction et participer à la définition annuelle des objectifs de la direction
* Participer aux réflexions transverses à la collectivité
Gestion des manifestations dans le respect des règles et usages protocolaires : en propre ou en supervision des activités de l'équipe protocolaire :
* Collecter et fournir les informations nécessaires et pertinentes aux participants
* Assurer le placement protocolaire adéquat des participants dans les cérémonies officielles et dîners.
* Orchestrer les différents intervenants et garantir le bon déroulement des évènements
* Anticiper, hiérarchiser et coordonner dans le temps des actions multiples
Appui protocolaire :
* Conseiller et appuyer les directions organisatrices et pilotes de leurs propres événements publiques
* Conseiller et émettre un avis auprès des autres collectivités et des partenaires externes
* Veiller aux dispositifs d'accueil et d'organisation des réunions organisées au sein des salons
- Grande disponibilité horaire avec amplitude variable en fonction des manifestations
- Des prestations extérieures sont possibles sur le territoire de la Ville de Lyon.
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
A ce titre, il/elle assure la gestion du personnel protocolaire et des activités de la direction. Il/elle est le garant, au sein de sa collectivité, du respect du décret n° 89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires, veillant à l'application de ces règles dans les manifestations qu'il/elle organise ou coordonne. Il/elle coordonne la cellule planification et les deux pôles de sa direction ; il/elle assure la conception et la mise en œuvre des dispositifs nécessaires à la conduite des différentes manifestations organisées par la direction du Protocole de la Ville de Lyon. Il/elle participe avec ses équipes à l'accueil des publics (intervenants et participants) lors des manifestations.
Management, animation et pilotage de la direction du
Protocole
* Manager une équipe de collaborateurs répartis en plusieurs pôles (pôle technique logistique, pôle évènementiel protocolaire et cellule planification et ressources).
* Définir les objectifs de la direction en lien avec les encadrants intermédiaire et le Cabinet du Maire.
* Assurer la bonne gestion de l'activité de la direction et alerter la hiérarchie en cas de risques
* Garantir et contrôler la qualité des activités de la direction
* Piloter et participer aux instances protocolaires
* Anticiper les impacts sur le plan de charge de la direction et la répartition des missions au sein de la direction (en lien avec les encadrants intermédiaires).
* Définir et garantir le cadrage budgétaire, la construction et l'exécution des marchés et des commandes publiques
* Contrôler la conformité juridique des activités
* Superviser les demandes d'attribution et la gestion des espaces de réceptions de l'Hôtel de Ville
* Organiser le travail en transversalité avec les autres services supports et les partenaires
* Participer à la réflexion autour de l'évolution du protocole au XXIè siècle
* Définir un projet de la direction et s'assurer de sa réalisation
Organisation des manifestations et des réceptions
* Concevoir, mettre en œuvre et diriger des manifestations publiques et officielles
* Adapter le dispositif de réception à la nature de la cérémonie le cabinet du Maire, la Préfecture, la Métropole et les autres partenaires
* Coordonner son action avec les services municipaux,
* Garantir la bonne exécution des budgets alloués aux manifestations et des engagements financiers
* Proposer et organiser les relations protocolaires de l'autorité territoriale lors de l'accueil de délégations ou de personnalités
Organisation des manifestations et des réceptions : en propre ou en supervision des activités de l'équipe protocolaire :
* Effectuer les repérages logistiques
* Assurer la mobilisation et la qualité d'intervention des prestataires et des intervenants techniques
* Veiller à la qualité et la mise à jour des fichiers protocolaires
* Veiller au respect des règles protocolaires et des usages dans la réalisation de cartons d'invitation.
* Assurer le suivi des cadeaux protocolaires
* Participer à la promotion et valorisation de l'activité protocolaire
* Participer au développement des compétences et de la cohésion de la direction
* Porter les ambitions de la direction et participer à la définition annuelle des objectifs de la direction
* Participer aux réflexions transverses à la collectivité
Gestion des manifestations dans le respect des règles et usages protocolaires : en propre ou en supervision des activités de l'équipe protocolaire :
* Collecter et fournir les informations nécessaires et pertinentes aux participants
* Assurer le placement protocolaire adéquat des participants dans les cérémonies officielles et dîners.
* Orchestrer les différents intervenants et garantir le bon déroulement des évènements
* Anticiper, hiérarchiser et coordonner dans le temps des actions multiples
Appui protocolaire :
* Conseiller et appuyer les directions organisatrices et pilotes de leurs propres événements publiques
* Conseiller et émettre un avis auprès des autres collectivités et des partenaires externes
* Veiller aux dispositifs d'accueil et d'organisation des réunions organisées au sein des salons
- Grande disponibilité horaire avec amplitude variable en fonction des manifestations
- Des prestations extérieures sont possibles sur le territoire de la Ville de Lyon.
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
Profils recherchés
Connaissances techniques :
- Décret du 13 septembre 1989 (décret protocolaire relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires)
- Règles et usages protocolaires en vigueur dans les cérémonies et diners
- Fonctionnement des collectivités
locales et des institutions extérieures à la collectivité
- Code des marchés publics et des circuits décisionnels
- Techniques d'animation et de coordination d'équipe
- Capacité à utiliser les outils bureautiques et outils métiers
Savoir-faire :
- Management
- Conduite de projet
- Maitrise de l'anglais
- Actualité locale
- Réseaux de partenaires (préfecture, ministères, autres collectivités, établissements publics et privés...)
Qualités :
- Courtoisie, diplomatie, bienséance
- Adaptabilité, disponibilité, réactivité et anticipation
- Capacité d'écoute et de dialogue, sens du travail d'équipe, gestion de conflits
- Capacité à gérer les situations d'urgence, d'imprévu et de stress
- Sens de la qualité du service public
- Capacité à mobiliser, à fédérer
- Décret du 13 septembre 1989 (décret protocolaire relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires)
- Règles et usages protocolaires en vigueur dans les cérémonies et diners
- Fonctionnement des collectivités
locales et des institutions extérieures à la collectivité
- Code des marchés publics et des circuits décisionnels
- Techniques d'animation et de coordination d'équipe
- Capacité à utiliser les outils bureautiques et outils métiers
Savoir-faire :
- Management
- Conduite de projet
- Maitrise de l'anglais
- Actualité locale
- Réseaux de partenaires (préfecture, ministères, autres collectivités, établissements publics et privés...)
Qualités :
- Courtoisie, diplomatie, bienséance
- Adaptabilité, disponibilité, réactivité et anticipation
- Capacité d'écoute et de dialogue, sens du travail d'équipe, gestion de conflits
- Capacité à gérer les situations d'urgence, d'imprévu et de stress
- Sens de la qualité du service public
- Capacité à mobiliser, à fédérer
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + LETTRE DE MOTIVATION
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.