Assistant(e) de direction au sein du Cabinet du Maire et des Élus
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069231101250081
Publiée le 11/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DU GENERAL DE GAULLE, Genas (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein du secrétariat du Cabinet du Maire des élus, vous assurez une fonction polyvalente d'assistance administrative et financière et assister monsieur le Maire et madame la Directrice de Cabinet dans l'exercice de leurs fonctions.
Vous serez placé(e) sous la responsabilité du responsable Grands projets, Communication et Vie municipale, et en lien direct avec la direction générale des services et le Cabinet du Maire et des élus.
L'équipe du secrétariat est composée de 3 assistantes de direction, auxquelles s'ajoute une assistante de direction de la direction générale des services.
Vous serez placé(e) sous la responsabilité du responsable Grands projets, Communication et Vie municipale, et en lien direct avec la direction générale des services et le Cabinet du Maire et des élus.
L'équipe du secrétariat est composée de 3 assistantes de direction, auxquelles s'ajoute une assistante de direction de la direction générale des services.
Missions / conditions d'exercice
Si vous vous projetez sur ce poste, alors vous savez :
- Assister des élus et une collaboratrice de Cabinet dans l'organisation de leurs activités ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de chacun ;
- Organiser leurs déplacements ;
- Assurer le suivi des activités et la gestion administrative du service ;
- Organiser et suivre le courrier des élus, le courrier interne et celui du service ;
- Réaliser et mettre en forme des documents administratifs ;
- Procéder à des travaux divers de secrétariat et de bureautique ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents, dont des comptes rendus ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
- Faire l'inventaire des fournitures ;
- Assurer la préparation de réunions ;
- Etablir les ordres du jour en concertation avec la collaboratrice de Cabinet ;
- Elaborer des lettres de commande et une revue de presse ;
- Renseigner des administrés et les orienter vers l'interlocuteur compétent ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
Nous vous proposons donc un poste à temps plein (37 h 30) donnant droit à 16 jours de RTT annuels. Les horaires sont à évoquer ensemble et à fiabiliser en roulement avec l'équipe en place (prise de poste à 8 h 30 ou 9 h 30 / fin de journée à 17 h ou 18 h).
- Assister des élus et une collaboratrice de Cabinet dans l'organisation de leurs activités ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de chacun ;
- Organiser leurs déplacements ;
- Assurer le suivi des activités et la gestion administrative du service ;
- Organiser et suivre le courrier des élus, le courrier interne et celui du service ;
- Réaliser et mettre en forme des documents administratifs ;
- Procéder à des travaux divers de secrétariat et de bureautique ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents, dont des comptes rendus ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
- Faire l'inventaire des fournitures ;
- Assurer la préparation de réunions ;
- Etablir les ordres du jour en concertation avec la collaboratrice de Cabinet ;
- Elaborer des lettres de commande et une revue de presse ;
- Renseigner des administrés et les orienter vers l'interlocuteur compétent ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
Nous vous proposons donc un poste à temps plein (37 h 30) donnant droit à 16 jours de RTT annuels. Les horaires sont à évoquer ensemble et à fiabiliser en roulement avec l'équipe en place (prise de poste à 8 h 30 ou 9 h 30 / fin de journée à 17 h ou 18 h).
Profils recherchés
L'environnement territorial ne vous est pas étranger : vous connaissez -au moins un peu- le tissu institutionnel local, le fonctionnement d'une collectivité et celui d'un secrétariat des élus.
On dit aussi de vous que vous avez un grand sens de l'organisation, que nous n'avez pas besoin de Bescherelle pour vous aider à taper des courriers dictés, ou encore que les logiciels Word et Excel n'ont aucun secret pour vous...
Vous aimez faciliter la vie des décideurs au quotidien et êtes un(e) virtuose de l'assistance administrative et financière, du classement et de la recherche documentaire. Accessoirement, vous disposez aussi de quelques notions sur les règles protocolaires.
Si vous n'êtes pas aussi parfait(e), c'est bien dommage, mais l'écoute et la volonté de progresser dans une recherche de qualité vous donneront les clés de la réussite...
Venons-on en donc aux quelques soupçons de savoir-être qui feront la différence :
- Qualité d'écoute, esprit d'initiative et discrétion, proches de la perfection (on insiste) ;
- Autonomie, méthode et réactivité pour respecter les délais et savoir anticiper les besoins ;
- Engagement au service des élus et donc, du public : votre action a un sens pour les Genassiens ;
- Intelligence relationnelle : utile pour collaborer avec les services internes, prestataires, partenaires...
Nous recherchons une personne ayant une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire ou couvrant une grande partie des missions proposées.
On dit aussi de vous que vous avez un grand sens de l'organisation, que nous n'avez pas besoin de Bescherelle pour vous aider à taper des courriers dictés, ou encore que les logiciels Word et Excel n'ont aucun secret pour vous...
Vous aimez faciliter la vie des décideurs au quotidien et êtes un(e) virtuose de l'assistance administrative et financière, du classement et de la recherche documentaire. Accessoirement, vous disposez aussi de quelques notions sur les règles protocolaires.
Si vous n'êtes pas aussi parfait(e), c'est bien dommage, mais l'écoute et la volonté de progresser dans une recherche de qualité vous donneront les clés de la réussite...
Venons-on en donc aux quelques soupçons de savoir-être qui feront la différence :
- Qualité d'écoute, esprit d'initiative et discrétion, proches de la perfection (on insiste) ;
- Autonomie, méthode et réactivité pour respecter les délais et savoir anticiper les besoins ;
- Engagement au service des élus et donc, du public : votre action a un sens pour les Genassiens ;
- Intelligence relationnelle : utile pour collaborer avec les services internes, prestataires, partenaires...
Nous recherchons une personne ayant une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire ou couvrant une grande partie des missions proposées.
Contact et modalités de candidature
Contact
0472471118
Informations complémentaires
Envoyez CV, motivations, références à contacter et tout ce que vous jugerez utile pour nous convaincre à recrutement-drh@ville-genas.fr.
Pour tout complément d'information, contactez le service des Ressources humaines au 04-72-47-11-18.
Pour tout complément d'information, contactez le service des Ressources humaines au 04-72-47-11-18.
Adresse de l'employeur
GENAS
>PLACE DU GENERAL DE GAULLE
69741 GENAS CEDEX
>PLACE DU GENERAL DE GAULLE
69741 GENAS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.