Assistant de direction F/H - Direction de la Coordination institutionnelle
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069231101254364
Publiée le 14/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de la Comédie, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
14/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants-es.
Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.
La Direction de la Coordination Institutionnelle pilote, de manière directe ou de manière fonctionnelle, les ressources qui interviennent en soutien de l'activité de l'Exécutif municipal et du Cabinet du Maire.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants-es.
Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.
La Direction de la Coordination Institutionnelle pilote, de manière directe ou de manière fonctionnelle, les ressources qui interviennent en soutien de l'activité de l'Exécutif municipal et du Cabinet du Maire.
Missions / conditions d'exercice
L'assistant.e de direction apporte une aide en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil auprès de :
- L'adjoint délégué à l'urbanisme et de l'aménagement
- La conseillère municipale déléguée en charge de l'habitat et du logement
Il/elle assure le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets.
Activités principales :
Organisation de la vie professionnelle du responsable hiérarchique :
- Etablir une relation de confiance avec les élus
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Mettre à jour l'agenda de manière réactive
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Organiser les déplacements
- Gérer administrativement la mise en place des astreintes des 2 élus
- Gérer les représentations du Maire et des invitations
- Suivre des dossiers spécifiques des élus
- Appui en communication (lien avec la communication interne/externe et le service presse, gestion des réseaux sociaux)
- Veille documentaire et prospective
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
- Gérer les courriers et courriels
- Anticipation de l'archivage et organisation de l'archivage de fin de mandat, en lien avec les services des Archives municipales
Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- Appui sur les réunions (compte-rendu, suivi des actions...)
- Rédiger les ordres du jour
- Respecter les délais de transmission des documents
- Organiser et préparer les réunions (logistique, ...)
- Préparer et suivre les dossiers
- Participer aux réunions et prendre des notes
Activités spécifiques et/ou secondaires :
Gestion comptable :
- Suivre les budgets (Direction des Assemblées)
Suivi des dossiers, en lien avec les chargés de mission thématiques :
- pilotage direct de certains dossiers
- participation à la veille thématique
Informations complémentaires :
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
Lieu de travail : Mairie de Lyon - 1 place de la Comédie - 69001 Lyon
Horaires : Base de 38h ou 38h45 hebdomadaires
Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT
Niveau d'expérience : 2-5 ans
Niveau du poste : BG3
- L'adjoint délégué à l'urbanisme et de l'aménagement
- La conseillère municipale déléguée en charge de l'habitat et du logement
Il/elle assure le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets.
Activités principales :
Organisation de la vie professionnelle du responsable hiérarchique :
- Etablir une relation de confiance avec les élus
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Mettre à jour l'agenda de manière réactive
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Organiser les déplacements
- Gérer administrativement la mise en place des astreintes des 2 élus
- Gérer les représentations du Maire et des invitations
- Suivre des dossiers spécifiques des élus
- Appui en communication (lien avec la communication interne/externe et le service presse, gestion des réseaux sociaux)
- Veille documentaire et prospective
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
- Gérer les courriers et courriels
- Anticipation de l'archivage et organisation de l'archivage de fin de mandat, en lien avec les services des Archives municipales
Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- Appui sur les réunions (compte-rendu, suivi des actions...)
- Rédiger les ordres du jour
- Respecter les délais de transmission des documents
- Organiser et préparer les réunions (logistique, ...)
- Préparer et suivre les dossiers
- Participer aux réunions et prendre des notes
Activités spécifiques et/ou secondaires :
Gestion comptable :
- Suivre les budgets (Direction des Assemblées)
Suivi des dossiers, en lien avec les chargés de mission thématiques :
- pilotage direct de certains dossiers
- participation à la veille thématique
Informations complémentaires :
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
Lieu de travail : Mairie de Lyon - 1 place de la Comédie - 69001 Lyon
Horaires : Base de 38h ou 38h45 hebdomadaires
Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT
Niveau d'expérience : 2-5 ans
Niveau du poste : BG3
Profils recherchés
Connaissances techniques
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l'environnement territorial
- Connaissance du domaine/contexte de la délégation (dispositions réglementaires, partenaires, vision politique et stratégique des dossiers, etc...)
- Techniques d'expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Connaissance du fonctionnement, des compétences et du rôle des autres collectivités
- Notion d'organisation et de gestion du temps
Savoir-faire
- Expérience sur un poste d'assistanat auprès d'un.e élu.e ou d'un.e directeur.trice appréciée
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d'internet
- Rédiger des documents administratifs : courriers, ordres du jour, comptes rendus de réunions...
Qualités
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer l'imprévu)
- Discrétion professionnelle
Une bonne connaissance des sujets se rapportant aux délégations des élus serait un plus.
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l'environnement territorial
- Connaissance du domaine/contexte de la délégation (dispositions réglementaires, partenaires, vision politique et stratégique des dossiers, etc...)
- Techniques d'expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Connaissance du fonctionnement, des compétences et du rôle des autres collectivités
- Notion d'organisation et de gestion du temps
Savoir-faire
- Expérience sur un poste d'assistanat auprès d'un.e élu.e ou d'un.e directeur.trice appréciée
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d'internet
- Rédiger des documents administratifs : courriers, ordres du jour, comptes rendus de réunions...
Qualités
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer l'imprévu)
- Discrétion professionnelle
Une bonne connaissance des sujets se rapportant aux délégations des élus serait un plus.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.