Il constitue, analyse, instruit et suit les dossiers, participe aux instances, à l'amélioration des outils de gestion de son domaine d'intervention.

ACTIVITES PRINCIPALES

1/ Instruction et suivi de dossiers :

· Prendre en charge, constituer, saisir, instruire et suivre des dossiers en lien avec ses compétences

· Rechercher des informations (réglementaires, legislatifs, ...).

· Demander les pièces complémentaires selon le type de demande

· Réaliser des saisies de données, de documents

· Gérer et suivre des rapports

· Etablir des actes administratifs dans le respect des procédures

· Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

· Assurer le suivi des retours

· Présenter les dossiers en instance

· Apporter une expertise administrative sur le traitement des dossiers

· Coordonner les informations autour des dossiers : mise à jour, suivi, classement



2/ Participation aux opérations de contrôle :

· Vérifier la validité des informations traitées

· Renforcer le suivi des dossiers pour les dispostifs financiers, administratif (et / ou de subvention)

· Etre garant du contrôle des échéances et de l'application des procédures dans son domaine

· Vérifier la complétude des dossiers

· Assurer la formalisation et la mise à jour de procédures de gestion de l'activité

· Analyser les éléments du dossier (étudier les justificatifs, ...).

· Apporter les corrections nécessaires



3/ Conseil, information et renseignement :

· Assurer un rôle d'information et de conseils aux différents interlocuteurs

· Renseigner sur les procédures à suivre pour toutes demandes en lien avec son domaine

· Renseigner et orienter les usagers internes et/ou externes pour faciliter leurs démarches

· Informer les usagers internes et/ou externes de l'avancée de l'instruction de leur dossier et répondre aux questions



4/ Rédaction de procédures, de notes, d'outils :

· Participer au développement et à la mise en œuvre d'outils favorisant un mode de fonctionnement agile

· Rédiger des documents (prise de notes, mettre en forme tous types de courriers, comptes-rendu, ...)

· Élaborer des tableaux de bords, de suivi d'activité et de pilotage

· Réaliser une veille documentaire, se tenir informé des évolutions

· Être garant de la démarche qualité des documents produits



ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

· Assurer l'organisation logistique des réunions

· Identifier et récoler la collection des œuvres d'art du Département

· Piloter et coordonner la logistique des activités culturelles

· Gestion de la carrière et de la paie

· Gestion financière (Vérifier les pièces comptables, saisir les engagements)