ASSISTANT DE DIRECTION
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Offre n° O069231201276538
Publiée le 01/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
POLE ROUTE LOGISTIQUE ET MOBILITE, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Il est un véritable support pour son manager, il assiste l'équipe dans son travail au quotidien en apportant une aide en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers.
ACTIVITES PRINCIPALES
1/ Assure l'accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda :
Assurer l'interface entre le Directeur / DGA et les autres directions/services et les partenaires extérieurs
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
Assurer le suivi des agendas de la direction et du calendrier des différents évènements
2/ Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus :
Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
Assurer la réservation des salles, matériels, voitures
Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction
Réaliser des recherches documentaires diverses
Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus
3/ Constitution et préparation des dossiers :
Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers
Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais)
Rédiger des notes, synthèses, documents
Suivi des projets et activités de la direction
4/ Coordonne les activités de la direction
Assurer le suivi des absences, des déplacements
Assurer le traitement du courrier
Assurer les commandes des fournitures, de matériel pour la direction
Participer à la création, l'harmonisation, la mise à jour d'outils de gestion internes
Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement
Assurer les corrections de formes des notes, courriers, rapports budgétaires, documents divers
Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord
Saisir et mettre à jour les bases de données
Assurer la diffusion des communications et des informations
Assurer la gestion des boîtes mails génériques
Être le réfèrent informatique et archivage pour la Direction
Veiller au respect des délais et échéanciers de l'institution
ACTIVITES PRINCIPALES
1/ Assure l'accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda :
Assurer l'interface entre le Directeur / DGA et les autres directions/services et les partenaires extérieurs
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
Assurer le suivi des agendas de la direction et du calendrier des différents évènements
2/ Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus :
Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
Assurer la réservation des salles, matériels, voitures
Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction
Réaliser des recherches documentaires diverses
Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus
3/ Constitution et préparation des dossiers :
Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers
Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais)
Rédiger des notes, synthèses, documents
Suivi des projets et activités de la direction
4/ Coordonne les activités de la direction
Assurer le suivi des absences, des déplacements
Assurer le traitement du courrier
Assurer les commandes des fournitures, de matériel pour la direction
Participer à la création, l'harmonisation, la mise à jour d'outils de gestion internes
Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement
Assurer les corrections de formes des notes, courriers, rapports budgétaires, documents divers
Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord
Saisir et mettre à jour les bases de données
Assurer la diffusion des communications et des informations
Assurer la gestion des boîtes mails génériques
Être le réfèrent informatique et archivage pour la Direction
Veiller au respect des délais et échéanciers de l'institution
Missions / conditions d'exercice
Il est un véritable support pour son manager, il assiste l'équipe dans son travail au quotidien en apportant une aide en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers.
ACTIVITES PRINCIPALES
1/ Assure l'accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda :
Assurer l'interface entre le Directeur / DGA et les autres directions/services et les partenaires extérieurs
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
Assurer le suivi des agendas de la direction et du calendrier des différents évènements
2/ Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus :
Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
Assurer la réservation des salles, matériels, voitures
Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction
Réaliser des recherches documentaires diverses
Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus
3/ Constitution et préparation des dossiers :
Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers
Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais)
Rédiger des notes, synthèses, documents
Suivi des projets et activités de la direction
4/ Coordonne les activités de la direction
Assurer le suivi des absences, des déplacements
Assurer le traitement du courrier
Assurer les commandes des fournitures, de matériel pour la direction
Participer à la création, l'harmonisation, la mise à jour d'outils de gestion internes
Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement
Assurer les corrections de formes des notes, courriers, rapports budgétaires, documents divers
Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord
Saisir et mettre à jour les bases de données
Assurer la diffusion des communications et des informations
Assurer la gestion des boîtes mails génériques
Être le réfèrent informatique et archivage pour la Direction
Veiller au respect des délais et échéanciers de l'institution
ACTIVITES PRINCIPALES
1/ Assure l'accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda :
Assurer l'interface entre le Directeur / DGA et les autres directions/services et les partenaires extérieurs
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
Assurer le suivi des agendas de la direction et du calendrier des différents évènements
2/ Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus :
Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
Assurer la réservation des salles, matériels, voitures
Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction
Réaliser des recherches documentaires diverses
Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus
3/ Constitution et préparation des dossiers :
Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers
Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais)
Rédiger des notes, synthèses, documents
Suivi des projets et activités de la direction
4/ Coordonne les activités de la direction
Assurer le suivi des absences, des déplacements
Assurer le traitement du courrier
Assurer les commandes des fournitures, de matériel pour la direction
Participer à la création, l'harmonisation, la mise à jour d'outils de gestion internes
Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement
Assurer les corrections de formes des notes, courriers, rapports budgétaires, documents divers
Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord
Saisir et mettre à jour les bases de données
Assurer la diffusion des communications et des informations
Assurer la gestion des boîtes mails génériques
Être le réfèrent informatique et archivage pour la Direction
Veiller au respect des délais et échéanciers de l'institution
Profils recherchés
Connaitre et maitriser son environnement de travail
Suivre les dossiers et les procédures
Assister la gestion de projet
Gérer les informations
Organiser, accompagner et suivre l'activité
Planifier l'activité
Maitriser des outils bureautiques et logiciels métiers
Rédiger et restituer des informations
Référent numérique
Accompagner au développement des compétences
Contribuer au développement du travail en équipe
Discrétion et diplomatie
Etre force de proposition
Rigueur
S'adapter
Suivre les dossiers et les procédures
Assister la gestion de projet
Gérer les informations
Organiser, accompagner et suivre l'activité
Planifier l'activité
Maitriser des outils bureautiques et logiciels métiers
Rédiger et restituer des informations
Référent numérique
Accompagner au développement des compétences
Contribuer au développement du travail en équipe
Discrétion et diplomatie
Etre force de proposition
Rigueur
S'adapter
Contact et modalités de candidature
Contact
drh-emploi@rhone.fr
Informations complémentaires
drh-emploi@rhone.fr
Lien de candidature
drh-emploi@rhone.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.