Au sein de la Direction des Services aux Usagers et de l'Offre de Mobilité (DSUOM)
Placée sous la responsabilité hiérarchique du Chef de service Relation et services aux usagers

MISSIONS
- Assurer le rôle d'assistante du service Relations et Services aux usagers ; Le service RSU gère les questions d'accompagnement au changement de comportement en matière de mobilité, d'intermodalité, d'accessibilité, de tarification et de relation usagers.
- Préparer et coordonner l'ensemble des éléments administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement du service

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1 - Assurer le rôle d'assistante du service,
- Assurer la gestion de l'agenda du chef de service,
- Assurer la préparation et le suivi de toutes les instances internes et externes nécessaires au bon fonctionnement du service,
- Organiser des réunions d'échange, de concertation avec les partenaires et territoires et rédiger les comptes-rendus.
2 - Réaliser des opérations liées à la gestion administrative du service,
- Assurer la distribution et le suivi des réponses aux courriers, mails, sollicitations,
- Rédiger et suivre dans le circuit de signature les courriers,
- Rédiger des notes, documents administratifs, mettre en forme des documents.
3 - Réaliser des opérations liées à la gestion financière du service
- Préparer et suivre le budget du service,
- Préparer et suivre les bons de commande, la facturation,
- Assurer le suivi des marchés du service, élaborer des tableaux de bord,
- Assurer le suivi des facturations avec la SNCF.
4 - Réaliser des missions communes à toutes les assistantes de la DSUOM,
- Participer aux groupes de travail en interne type " outils " ou " procédures ",
- Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistantes de la Direction en tant que de besoin.

EVOLUTIONS DU POSTE VERS LES MISSONS SUIVANTES
- Réaliser les missions d'assistance à la conduite de projet,
- Elaborer les plannings et assurer le respect des délais,
- Suivre l'avancement des livrables et les interfaces avec les parties prenantes,
- Suivre les budgets et la conformité des objectifs.

- Piloter des dossiers thématiques,
- Assurer le suivi administratif des conventions d'occupation des locaux commerciaux du Métro,
- Assurer le suivi administratif du marché Optibus : en interface avec l'exploitant, suivre les réponses, aux usagers et instruire directement certaines demandes (réclamations, demandes de dérogations).

ACTIVITÉS SECONDAIRES
1- Saisir les affaires, les conventions, ordres de service, lettres de commande, validation des factures dans les logiciels métier,
2- Organiser les déplacements et réaliser les ordres de mission des agents du service,
3- Elaborer et suivre le tableau des congés de l'ensemble des agents du service pour les périodes de vacances scolaires,
4- Organiser et suivre le travail des stagiaires, le cas échéant,
5- Reprographier, relier les pièces de marchés et autres documents.

Savoir
Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
Bonne connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) et du fonctionnement de l'internet,
Notions d'organisation et de gestion du temps,
Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite.

Savoir-faire
Savoir gérer son temps,
Savoir gérer les priorités et les intégrer dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
Savoir organiser un agenda et prendre des rendez-vous,
Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et des courriers informatiques,
Savoir rappeler des informations importantes,
Savoir organiser le classement et l'archivage des dossiers,
Savoir saisir et mettre en forme tous types de documents,

Savoir-être
Organisation et réactivité,
Qualité d'écoute,
Esprit d'équipe,
Polyvalence,
Discrétion.



CONDITIONS DE TRAVAIL
- Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON - à proximité de la gare Part-Dieu
- Temps de travail : 35h (7h/j), 37h30 (7h30/j + 15 jours de RTT) ou 38h45 (7h45/j + 22 jours de RTT)
- Poste ouvert au télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sans conditions d'ancienneté
- Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime de fin d'année, tickets-restaurant, participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance soumises à condition de ressources, adhésion au Comité Social de la Métropole de Lyon (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides...)
- Poste ouvert aux contractuels : il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique (recrutement direct sans concours)