ASSISTANT DU PRESIDENT
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069231201282717
Publiée le 07/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
101 Cours Charlemagne CS 2033, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
08/01/2024
Date limite de candidature
06/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
En votre qualité d'assistant du Président, vous serez chargé
De la réalisation de travaux d'assistance administrative pour le Président
De l'organisation des déplacements du Président sous la responsabilité du Directeur de Cabinet
De la participation au processus d'élaboration et de mise en forme des déplacements
De la coordination de l'activité du secrétariat du Président
D'apporter une aide permanente et réactive au Président (en termes notamment de coordination, d'anticipation, d'organisation, de gestion des priorités, ...).
De travailler en lien fort avec les assistantes de la Direction générale et l'ensemble des directions de la collectivité.
De la réalisation de travaux d'assistance administrative pour le Président
De l'organisation des déplacements du Président sous la responsabilité du Directeur de Cabinet
De la participation au processus d'élaboration et de mise en forme des déplacements
De la coordination de l'activité du secrétariat du Président
D'apporter une aide permanente et réactive au Président (en termes notamment de coordination, d'anticipation, d'organisation, de gestion des priorités, ...).
De travailler en lien fort avec les assistantes de la Direction générale et l'ensemble des directions de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Vos principales activités sont les suivantes :
- Suivi, relecture, correction des parapheurs mis à la signature du Président en lien avec la Direction du Cabinet, la Direction générale et les services de la Région
- Constitution de dossiers pour le Président
- Traitement, diffusion et échange d'informations avec des interlocuteurs internes et externes
- Elaboration des plannings d'astreinte et de congés des collaborateurs de Cabinet
- Gestion et suivi de dossiers administratifs et logistiques
- Rédaction de courriers et de notes
- Préparation et montage de réunions, rédaction de comptes-rendus
- Agenda du Président, accueil téléphonique, travaux de secrétariat
- Contacter les Cabinets des autres institutions (chambres consulaires, mairies, Conseils départementaux, communautés de communes....) pour organiser les déplacements du Président
- Rédiger des fiches récapitulatives (personnalités présentes, le timing, ordre des discours en respectant le protocole....)
- Préparation et constitution des dossiers administratifs (recherche d'informations, mise en forme de documents....)
- Constitution et suivi de tableaux de bord
- Traitement, diffusion et échange d'informations en interne et en externe
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Organisations de réunions et rédaction de comptes rendus
- Suivi, relecture, correction des parapheurs mis à la signature du Président en lien avec la Direction du Cabinet, la Direction générale et les services de la Région
- Constitution de dossiers pour le Président
- Traitement, diffusion et échange d'informations avec des interlocuteurs internes et externes
- Elaboration des plannings d'astreinte et de congés des collaborateurs de Cabinet
- Gestion et suivi de dossiers administratifs et logistiques
- Rédaction de courriers et de notes
- Préparation et montage de réunions, rédaction de comptes-rendus
- Agenda du Président, accueil téléphonique, travaux de secrétariat
- Contacter les Cabinets des autres institutions (chambres consulaires, mairies, Conseils départementaux, communautés de communes....) pour organiser les déplacements du Président
- Rédiger des fiches récapitulatives (personnalités présentes, le timing, ordre des discours en respectant le protocole....)
- Préparation et constitution des dossiers administratifs (recherche d'informations, mise en forme de documents....)
- Constitution et suivi de tableaux de bord
- Traitement, diffusion et échange d'informations en interne et en externe
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Organisations de réunions et rédaction de comptes rendus
Profils recherchés
- Connaître les institutions territoriales
- Connaître les usages protocolaires
- Capacités de synthèse et de rédaction
- maîtriser les outils informatiques (word, excel, power point, access, outlook, internet) et en capacité d'intégrer le fonctionnement de nouveaux logiciels (Elise, Edelib...)
- Qualité de rigueur et d'organisation
- Polyvalence et réactivité
- Autonomie, esprit d'initiative, disponibilité
- Sens des priorités,
- Qualités d'écoute et relationnelles,
- Capacité d'adaptation, de vigilance et de réactivité
- Discrétion professionnelle.
- Connaître les usages protocolaires
- Capacités de synthèse et de rédaction
- maîtriser les outils informatiques (word, excel, power point, access, outlook, internet) et en capacité d'intégrer le fonctionnement de nouveaux logiciels (Elise, Edelib...)
- Qualité de rigueur et d'organisation
- Polyvalence et réactivité
- Autonomie, esprit d'initiative, disponibilité
- Sens des priorités,
- Qualités d'écoute et relationnelles,
- Capacité d'adaptation, de vigilance et de réactivité
- Discrétion professionnelle.
Contact et modalités de candidature
Contact
0426734000
Informations complémentaires
Merci de déposer directement votre candidature sur www.auvergnerhonealpes.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.