- Missions et activités principales du poste :
Finance :
Participer à l'élaboration du budget prévisionnel et assurer l'ensemble de la chaîne d'exécution du budget :
- Piloter et contrôler le suivi du budget de fonctionnement et d'investissement en collaboration avec la direction des finances (bons de commandes et certification des factures),
- Mettre en place des outils d'analyse budgétaire et suivre les tableaux de bord,
- Etablir les bilans et tous les documents nécessaires au versement de subvention.
- Gérer le budget du secteur administration.
Marché et contrats/Juridique
- Participer à la rédaction des différents appels d'offre et assurer leur suivi en lien avec le service des marchés publics,
- Participer à la rédaction de l'ensemble des contrats et autres documents administratifs en lien avec les services supports de la ville : projet de rapport pour le conseil municipal, contrats conférenciers, conventions diverses, déclaration SACEM et SACD, courriers divers etc.
- Vérifier avec l'appui du service juridique la conformité et l'exécution des contrats et marchés.

Gestion des ressources humaines
- Assurer la liaison avec la DRH pour les contrats de vacation, le suivi du personnel (congés, maladie, ordres de mission), les feuilles d'heures mensuelles des personnels vacataires et des doctorants, le suivi des conventions de stages.

Secrétariat général
- Assurer le secrétariat général du service : suivi du courrier et des différentes sollicitations, achat et gestion des fournitures, gestion du standard téléphonique et des réseaux, suivis de la transmission des documents pour signature et parapheurs etc.
- Suivi des interventions nécessaires au bon fonctionnement du service : demande de travaux etc.
- Participer à la vie de l'équipement en particulier sur des missions générales d'accueil et peut être amené à effectuer des tâches transversales,
- En lien avec le responsable technique, effectuer les demandes et suivi d'interventions des différents services municipaux (demande de travaux),
- Renseigner les tableaux statistiques en utilisant les sorties logicielles de fréquentation
- Gérer la transmission des documents pour signature et effectue le suivi des parapheurs.

- Connaissances et qualités requises :
- Rigueur,
- Sens de l'initiative et discrétion,
- Capacité d'adaptation et d'organisation,
- Réactivité et autonomie
- Qualité relationnelle d'encadrement,
- Esprit d'équipe,
- Disponibilité,
- Maîtrise des suites logicielles de bureautique (Suite Office...),
- Utilisation (avec formation si nécessaire) de logiciels métiers (Astre...).