ASSISTANT DE LA DIRECTRICE GENERALE DES SERVICES (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069231201283437
Publiée le 07/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
101 Cours Charlemagne CS 2033, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
08/01/2024
Date limite de candidature
06/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Directement rattaché(e) au Directeur général des services, l'assistant de direction a pour mission principale d'assurer les travaux d'assistance administrative et de secrétariat. Résidence administrative du poste : Lyon
Vos missions sont les suivantes :
Pour le compte du Directeur général des services :
- Assurer l'accueil téléphonique : 1er niveau de réponse, prise de messages, filtrage et orientation des appels (garant de l'image de la DGS), appel pour le compte de la DGS
- Gérer l'agenda du DGS (prise de rendez-vous, gestion selon les priorités...)
- Gérer les déplacements du DGS
- Organiser des réunions dans les aspects administratifs et logistiques (réservation de salle, réservation de créneaux dans les agendas électroniques des participants, accompagnement pour les personnes venant de l'extérieur (accès au stationnement, ...)
- Contribuer à la préparation et à la constitution de dossiers
- Rédiger, mettre en forme, dactylographier des courriers, documents et notes
- Contribuer à la réalisation ponctuelle de recherche d'information en relation avec les services de la Région et les partenaires extérieurs
- Réaliser des travaux de classement et duplication de documents, et d'archivage
Missions / conditions d'exercice
Pour le compte de la direction générale (collaborateurs rattachés à la DGS, direction de projet, cellule JO...):
- Contribuer à la bonne circulation de l'information, au sein de l'équipe des assistantes de DGA comme avec les services,
- Suivre la gestion des parapheurs, en provenance des services présents à Lyon et Clermont, tant pour les documents soumis au visa du DGS ou à sa signature ; contribuer à l'amélioration permanente du processus
- Assurer un suivi quotidien des courriers entrants, qu'ils soient soumis à l'attention du DGS ou pour traitement, via l'outil de gestion du courrier de la collectivité (Elise) ; contribuer à la fiabilité des informations saisies et suivre le circuit de gestion qui en découle ; contribuer à l'amélioration permanente du processus
- Préparer les dossiers de réunions en regroupant les pièces utiles dans l'archivage, en complémentarité avec les assistantes de DGA concernées par des rendez-vous ou réunions communs
- Contribuer à la gestion de bases de données partagées (fichiers de contacts, tableaux de bord de suivi de parapheurs...)
- Réaliser des travaux de secrétariat et d'assistance administrative pour le compte des chargés de mission éventuellement positionnés auprès du DGS
- Contribuer à l'organisation de la suppléance en cas d'absence d'une assistante de DGA
- Contribuer au suivi des procédures internes, rédiger des fiches de procédure
- Réaliser des travaux de classement et duplication de documents, et d'archivage
- Être relais Gestor
Les missions du poste sont susceptibles d'être ajustées.
- Contribuer à la bonne circulation de l'information, au sein de l'équipe des assistantes de DGA comme avec les services,
- Suivre la gestion des parapheurs, en provenance des services présents à Lyon et Clermont, tant pour les documents soumis au visa du DGS ou à sa signature ; contribuer à l'amélioration permanente du processus
- Assurer un suivi quotidien des courriers entrants, qu'ils soient soumis à l'attention du DGS ou pour traitement, via l'outil de gestion du courrier de la collectivité (Elise) ; contribuer à la fiabilité des informations saisies et suivre le circuit de gestion qui en découle ; contribuer à l'amélioration permanente du processus
- Préparer les dossiers de réunions en regroupant les pièces utiles dans l'archivage, en complémentarité avec les assistantes de DGA concernées par des rendez-vous ou réunions communs
- Contribuer à la gestion de bases de données partagées (fichiers de contacts, tableaux de bord de suivi de parapheurs...)
- Réaliser des travaux de secrétariat et d'assistance administrative pour le compte des chargés de mission éventuellement positionnés auprès du DGS
- Contribuer à l'organisation de la suppléance en cas d'absence d'une assistante de DGA
- Contribuer au suivi des procédures internes, rédiger des fiches de procédure
- Réaliser des travaux de classement et duplication de documents, et d'archivage
- Être relais Gestor
Les missions du poste sont susceptibles d'être ajustées.
Profils recherchés
SAVOIRS et SAVOIR FAIRE :
- Formation bac à bac + 2 assistanat de manager
- Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat, de préférence en secrétariat de direction
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques
- Bonne maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Sens des priorités, capacités d'organisation et d'adaptation
- Capacité à adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, et en ce sens contribuer à la bonne image de la Direction générale
- Capacité à travailler de façon autonome, tout en sachant travailler en lien avec les assistantes de DGA
- Bonne compréhension des spécificités d'un fonctionnement proche de l'exécutif
- Capacités à s'adapter au travail collaboratif
SAVOIR-ETRE:
- Polyvalence
- Réactivité
- Rigueur
- Disponibilité
- Qualités relationnelles
- Respect strict du devoir de réserve et de discrétion
- poste non télétravaillable
- Pas de déplacement
- Formation bac à bac + 2 assistanat de manager
- Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat, de préférence en secrétariat de direction
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques
- Bonne maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Sens des priorités, capacités d'organisation et d'adaptation
- Capacité à adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, et en ce sens contribuer à la bonne image de la Direction générale
- Capacité à travailler de façon autonome, tout en sachant travailler en lien avec les assistantes de DGA
- Bonne compréhension des spécificités d'un fonctionnement proche de l'exécutif
- Capacités à s'adapter au travail collaboratif
SAVOIR-ETRE:
- Polyvalence
- Réactivité
- Rigueur
- Disponibilité
- Qualités relationnelles
- Respect strict du devoir de réserve et de discrétion
- poste non télétravaillable
- Pas de déplacement
Contact et modalités de candidature
Contact
0426734000
Informations complémentaires
Merci de déposer votre candidature directement sur le site www.auvergnerhonealpes.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.