Chargé de protocole (H/F)
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Offre n° O069240101311084
Publiée le 03/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
08/04/2024
Date limite de candidature
05/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Pilotage >
Organisation, contrôle de gestion, évaluation
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rejoignez la Métropole de Lyon et ses 9200 collaborateurs pour contribuer aux politiques publiques ambitieuses pour le territoire au service de ses 1,4 million d'habitants dans de nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, solidarités, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, ...
Sous la responsabilité de la cheffe de bureau du Cabinet et responsable du service Protocole, vous êtes chargé du protocole du Président : gérer, élaborer et mettre en œuvre les manifestations protocolaires au sein du Cabinet du Président, organiser les évènements et manifestations protocolaires dans leur globalité, en s'assurant des règles de préséance, et dans le respect du décret.
Sous la responsabilité de la cheffe de bureau du Cabinet et responsable du service Protocole, vous êtes chargé du protocole du Président : gérer, élaborer et mettre en œuvre les manifestations protocolaires au sein du Cabinet du Président, organiser les évènements et manifestations protocolaires dans leur globalité, en s'assurant des règles de préséance, et dans le respect du décret.
Missions / conditions d'exercice
VOS MISSIONS:
- participer aux réunions préparatoires et aux visites de repérage,
- en lien avec les conseillers techniques du Cabinet, avec la cheffe de Cabinet, participer à la préparation et veiller au bon déroulement des opérations,
- proposer le déroulé au Président,
- en lien avec les services chargés de la logistique, gérer les demandes logistiques, techniques et d'intendance et s'assurer de leur bonne exécution sur site,
- envoyer et gérer des invitations du Président, réaliser et valider des cartons,
- réaliser des chevalets, plans de table, trombinoscopes, pavoisements, gerbes, etc....,
- participer aux manifestations (congrès, cérémonies, inaugurations, conférences de presse, manifestations diverses),
- assurer le suivi du calendrier prévisionnel des manifestations et des cérémonies,
- assurer la tenue du fichier institutionnel et garantir son actualisation,
- gérer les stocks de cadeaux et matériels protocolaires, assurer les inventaires et leurs suivis,
- assurer l'accueil de personnalités,
- assurer un reporting de l'activité protocolaire,
- assurer le suivi budgétaire du service, en lien avec la responsable de service,
- assurer les procédures comptables relatives au budget protocole,
- gérer les demandes de prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), les relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu'à la livraison, / réalisation des prestations / paiements),
- prendre en charge l'achat de fournitures de réception, en lien avec la commande publique,
- rédiger des courriers (condoléances, remerciements...),
- gérer les représentations du Président auprès des Vice-présidents (liées aux commémorations, visites ministérielles),
- gérer les places de rencontres sportives,
- gérer les places et temps forts d'événements culturels de la Métropole (Festival Lumière, Nuits de Fourvière),
- gérer l'envoi des vœux du Président, en lien avec la Chefferie de Cabinet,
- se tenir informé de l'évolution et des changements de la collectivité, de l'actualité,
- assurer toute autre mission nécessaire au bon déroulement du service.
CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : Hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
- temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)
- déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions
- conditions d'exercice :
mobilisable tôt le matin, en soirée ou pendant la pause méridienne en fonction des événements ou réunions ; quelques mobilisations le week-end, en cas d'événement particulier (festivals) ; avec dépassements d'horaires possibles.
- participer aux réunions préparatoires et aux visites de repérage,
- en lien avec les conseillers techniques du Cabinet, avec la cheffe de Cabinet, participer à la préparation et veiller au bon déroulement des opérations,
- proposer le déroulé au Président,
- en lien avec les services chargés de la logistique, gérer les demandes logistiques, techniques et d'intendance et s'assurer de leur bonne exécution sur site,
- envoyer et gérer des invitations du Président, réaliser et valider des cartons,
- réaliser des chevalets, plans de table, trombinoscopes, pavoisements, gerbes, etc....,
- participer aux manifestations (congrès, cérémonies, inaugurations, conférences de presse, manifestations diverses),
- assurer le suivi du calendrier prévisionnel des manifestations et des cérémonies,
- assurer la tenue du fichier institutionnel et garantir son actualisation,
- gérer les stocks de cadeaux et matériels protocolaires, assurer les inventaires et leurs suivis,
- assurer l'accueil de personnalités,
- assurer un reporting de l'activité protocolaire,
- assurer le suivi budgétaire du service, en lien avec la responsable de service,
- assurer les procédures comptables relatives au budget protocole,
- gérer les demandes de prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), les relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu'à la livraison, / réalisation des prestations / paiements),
- prendre en charge l'achat de fournitures de réception, en lien avec la commande publique,
- rédiger des courriers (condoléances, remerciements...),
- gérer les représentations du Président auprès des Vice-présidents (liées aux commémorations, visites ministérielles),
- gérer les places de rencontres sportives,
- gérer les places et temps forts d'événements culturels de la Métropole (Festival Lumière, Nuits de Fourvière),
- gérer l'envoi des vœux du Président, en lien avec la Chefferie de Cabinet,
- se tenir informé de l'évolution et des changements de la collectivité, de l'actualité,
- assurer toute autre mission nécessaire au bon déroulement du service.
CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : Hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
- temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)
- déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions
- conditions d'exercice :
mobilisable tôt le matin, en soirée ou pendant la pause méridienne en fonction des événements ou réunions ; quelques mobilisations le week-end, en cas d'événement particulier (festivals) ; avec dépassements d'horaires possibles.
Profils recherchés
VOTRE PROFIL:
- formation dans le domaine de l'événementiel protocolaire / communication,
- expérience minimum de 3 ans dans le domaine du protocole institutionnel et organisations d'événements,
- maîtrise des outils bureautique (word, excel, Outlook),
- connaissance du logiciel EUDONET apprécié,
- bonne maîtrise de l'orthographe et connaissances des règles protocolaires écrites,
- bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales,
- excellentes qualités relationnelles et sens de la diplomatie,
- grandes capacités d'organisation, de rigueur,
- dynamisme, capacité d'adaptation et de réaction,
- discrétion absolue,
- forte disponibilité,
- capacité à travailler dans l'urgence,
- bonne présentation,
- esprit d'équipe,
- sens du service public développé.
Pourquoi rejoindre la Métropole:
- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- prestations sociales : accès au restaurant administratif ; aides à la mobilité et aux déplacements ; accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales),
- accès à une offre de formation variée.
- formation dans le domaine de l'événementiel protocolaire / communication,
- expérience minimum de 3 ans dans le domaine du protocole institutionnel et organisations d'événements,
- maîtrise des outils bureautique (word, excel, Outlook),
- connaissance du logiciel EUDONET apprécié,
- bonne maîtrise de l'orthographe et connaissances des règles protocolaires écrites,
- bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales,
- excellentes qualités relationnelles et sens de la diplomatie,
- grandes capacités d'organisation, de rigueur,
- dynamisme, capacité d'adaptation et de réaction,
- discrétion absolue,
- forte disponibilité,
- capacité à travailler dans l'urgence,
- bonne présentation,
- esprit d'équipe,
- sens du service public développé.
Pourquoi rejoindre la Métropole:
- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- prestations sociales : accès au restaurant administratif ; aides à la mobilité et aux déplacements ; accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales),
- accès à une offre de formation variée.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ, avant le lundi 05 février 2024, directement en ligne, sur le site https://www.grandlyon.com/offre-emploi/?ref=2024-11085, en indiquant bien la référence du poste : 2024-11085.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.