Assistant.e de la Maire d'arrondissement / Mairie du 9ème arrdt - 12928
Offre n° O069240101327003
Publiée le 03/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
LYON
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
02/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Le Cabinet de la Mairie du 9e arrondissement est un service rattaché à la Délégation Cabinet du Maire.
Il est composé de 6 agents.
Les agents sont sous l'autorité du Directeur de Cabinet de l'arrondissement.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Le Cabinet de la Mairie du 9e arrondissement est un service rattaché à la Délégation Cabinet du Maire.
Il est composé de 6 agents.
Les agents sont sous l'autorité du Directeur de Cabinet de l'arrondissement.
Missions / conditions d'exercice
Au sein du Cabinet, il/elle assiste la Maire en proximité.
Il/elle exerce les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil
- Assurer le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets
- Préparer et suivre le Conseil d'arrondissement pour la Maire
Il/elle assiste également l'adjoint à la Maire en charge de l'éducation et de la vie scolaire. À ce titre, il/elle prépare et suit les séances du Conseil d'arrondissement des enfants.
ACTIVITES PRINCIPALES
Organisation de la vie professionnelle de la maire :
- Etablir une relation de confiance avec la maire et son responsable
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Mettre à jour les agendas de manière réactive
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Organiser les déplacements, préparer les notes nécessaires aux rendez-vous
- Préparer le Conseil d'arrondissement : rédaction du filage, courtes notes de présentation, communication, lien avec les assemblées, support de présentation
Organisation de la vie professionnelle de l'adjoint à la maire chargé de la vie scolaire et de l'éducation :
- Mêmes tâches que pour la maire.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
- Gérer les courriers et courriels de la maire
- Faire le lien avec les assistantes des élu.es et les élu.es si besoin (copie de courriers, assurer une information transversale).
Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable
- Respecter les délais de transmission des documents
- Organiser et préparer les réunions (logistique, ...)
- Préparer et suivre les dossiers spécifiques à la demande de la Maire et du responsable
- Participer aux réunions et prendre des notes
- Rédiger des comptes rendus
Assistance et appui technique :
- Apporter assistance et conseil
- Anticiper et communiquer
- Organiser le classement des dossiers
- Rechercher des informations
- Constituer un fond documentaire (veille réglementaire)
ACTIVITES SECONDAIRES :
- Préparer la revue de presse hebdomadaire
Assurer la préparation et le suivi du Conseil d'arrondissement des enfants :
- Préparer les élections
- Préparer les séances avec le prestataire
- Faire le lien avec les élu.es
Participer aux événements de la mairie du 9e :
- Participation à la préparation
- Accueil des invités
- Soutien logistique
Assurer l'intérim des assistant.es des élu.es absentes
Informations complémentaires :
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
Il/elle exerce les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil
- Assurer le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets
- Préparer et suivre le Conseil d'arrondissement pour la Maire
Il/elle assiste également l'adjoint à la Maire en charge de l'éducation et de la vie scolaire. À ce titre, il/elle prépare et suit les séances du Conseil d'arrondissement des enfants.
ACTIVITES PRINCIPALES
Organisation de la vie professionnelle de la maire :
- Etablir une relation de confiance avec la maire et son responsable
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Mettre à jour les agendas de manière réactive
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Organiser les déplacements, préparer les notes nécessaires aux rendez-vous
- Préparer le Conseil d'arrondissement : rédaction du filage, courtes notes de présentation, communication, lien avec les assemblées, support de présentation
Organisation de la vie professionnelle de l'adjoint à la maire chargé de la vie scolaire et de l'éducation :
- Mêmes tâches que pour la maire.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
- Gérer les courriers et courriels de la maire
- Faire le lien avec les assistantes des élu.es et les élu.es si besoin (copie de courriers, assurer une information transversale).
Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable
- Respecter les délais de transmission des documents
- Organiser et préparer les réunions (logistique, ...)
- Préparer et suivre les dossiers spécifiques à la demande de la Maire et du responsable
- Participer aux réunions et prendre des notes
- Rédiger des comptes rendus
Assistance et appui technique :
- Apporter assistance et conseil
- Anticiper et communiquer
- Organiser le classement des dossiers
- Rechercher des informations
- Constituer un fond documentaire (veille réglementaire)
ACTIVITES SECONDAIRES :
- Préparer la revue de presse hebdomadaire
Assurer la préparation et le suivi du Conseil d'arrondissement des enfants :
- Préparer les élections
- Préparer les séances avec le prestataire
- Faire le lien avec les élu.es
Participer aux événements de la mairie du 9e :
- Participation à la préparation
- Accueil des invités
- Soutien logistique
Assurer l'intérim des assistant.es des élu.es absentes
Informations complémentaires :
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
Profils recherchés
Connaissances techniques :
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l'environnement territorial ainsi que du rôle des autres collectivités territoriales
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d'internet
- Techniques d'expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Organiser et prioriser son travail
- Rédiger des documents administratifs : courriers, rédaction des ordres du jour des réunions
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
Qualités :
- Rigueur
- Loyauté
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer l'imprévu)
- Discrétion professionnelle
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l'environnement territorial ainsi que du rôle des autres collectivités territoriales
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d'internet
- Techniques d'expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Organiser et prioriser son travail
- Rédiger des documents administratifs : courriers, rédaction des ordres du jour des réunions
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
Qualités :
- Rigueur
- Loyauté
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer l'imprévu)
- Discrétion professionnelle
Contact
Informations complémentaires
CV + LETTRE DE MOTIVATION
Si dans un délai dépassant les 45 jours suivants le dépôt de votre candidature, vous restez sans nouvelle de notre part, veuillez considérer qu'elle n'a pas été retenue pour ce poste. Nous vous encourageons néanmoins à continuer de consulter nos offres d'emploi, et vous remercions de l'intérêt porté à la Ville de Lyon.
Si dans un délai dépassant les 45 jours suivants le dépôt de votre candidature, vous restez sans nouvelle de notre part, veuillez considérer qu'elle n'a pas été retenue pour ce poste. Nous vous encourageons néanmoins à continuer de consulter nos offres d'emploi, et vous remercions de l'intérêt porté à la Ville de Lyon.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.