Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

"Le 7ème arrondissement compte 85 897 habitantes et habitants. Les 38 agents de la mairie du 7e ont pour mission première de faciliter les démarches des habitantes et des habitants. Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais.es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées en mairie d'arrondissement recouvrent 3 grands thèmes :
- L'identité et la citoyenneté : titres d'identités, élections, état civil, recensement, stationnement
- La famille : petite enfance, scolaire, logement social, seniors
- La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme.

Le Cabinet de la Maire du 7e arrondissement est composé de deux conseillers techniques et politiques et deux assistantes, d'une chargée de communication et d'un service civique placés sous l'autorité de la directrice de cabinet. Il accompagne la maire et les élu.es dans la mise en place de leurs projets, participe à l'animation de l'arrondissement, et a pour mission de renforcer la notoriété de la Mairie du 7e et information aux habitant.es sur les services et les projets de la mairie d'arrondissement.

Au sein de l'équipe du cabinet et en lien avec les deux autres assistantes vous assurez l'accueil du cabinet, le secrétariat des élus et élues et le suivi de certains dossiers et missions de proximité.

Accueil :
Accueil téléphonique et physique :
- Renseigner les habitants et les orienter au besoin vers les services compétents
- Recueil des doléances des usagers se présentant au cabinet
- Prise de messages, de notes

Secrétariat :
- Gestion de l'agenda d'élu.es de la majorité en fonction des demandes (mis à part l'agenda de la Maire)
- Organisation et planification de réunions (identification de la date, suivi des inscriptions, relances, suivi logistique, rappels)
- En binôme avec l'assistante de la Maire : gestion du courrier entrant et sortant du cabinet de la Maire et des élu.es (suivi du tableau des courriers, relances, accusés de réception, envoi de réponses)
- Suivi des demandes de réservation de salles en Mairie d'arrondissement (salle des mariages et salle Villon) : suivi du tableau, brief des gardiens, lien avec le service de location de salles
- Relevé quotidien de la messagerie cabinet.mairie7
Suivi thématique délégations :
En lien avec les collaborateurs et/ou les services, vous assisterez particulièrement les politiques publiques des dossiers suivants :
- Éducation : suivi du tableau des conseils d'école (intégrer les dates des conseils dans les agendas des élus et veiller à leur présence, assurer l'archivage des compte-rendus des conseils d'école, coordonner en fonction des besoins avec les responsables de secteur l'organisation de réunions de préparation tous les trimestres), mise à jour de fichiers, montage et organisation de réunions ou d'événements (bienvenue à la maternelle...)
- Affaires sociales : suivi du tableau des familles/enfants sans toit ou en situation de précarité, mise à l'agenda des gouters solidaires, liens avec les services
- Evénementiel : participation au suivi du dossier des vœux partenaires et grand public (mise à jour de fichiers, accompagnement au montage de l'événement, présence le jour J)

Suivi thématique instances :
En lien avec la directrice de cabinet, aide à la préparation du conseil d'arrondissement (filage, relectures)

Archivage :
Vous êtes référent.e archive pour le cabinet et pilotez le dossier pour le cabinet (suivi, alertes, classement, archivage des documents conformément aux procédures.

Connaissances techniques :
- Organisation de l'environnement des collectivités territoriales
- Maitrise des logiciels de
bureautique (Word, Excel, Outlook,
PowerPoint ...)

Savoir-faire :
- Rédiger des documents
administratifs (courriers, rédaction
des ordres du jour des réunions)
- Rédiger des comptes rendus de
réunion
- Organiser et prioriser son travail

Qualités requises :
- Qualités orthographiques, rédactionnelles et de synthèse
- Capacités relationnelles, d'adaptation et d'écoute
- Goût du travail en équipe
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer
l'imprévu)
- Discrétion professionnelle

Qualités requises
- Qualités orthographiques, rédactionnelles et de synthèse
- Capacités relationnelles, d'adaptation et d'écoute
- Goût du travail en équipe
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer
l'imprévu)
- Discrétion professionnelle

- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Travail possible en soirée, week-end et jours fériés en fonction des animations
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service