Assistant-e de direction - 14090
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Offre n° O069240308000025
Publiée le 08/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
198 av. Jean Jaurès, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
La Direction de l’Education pilote et coordonne la mise en œuvre de la politique éducative de la Ville de Lyon, définie par les élus dans le Projet Educatif de Lyon 2021-2026 et assure les différentes missions qui lui incombe en matière d’accueil des 33 600 enfants scolarisés dans les écoles publiques (et de leurs familles) et de bon fonctionnement des écoles et des accueils de loisirs. Sous la responsabilité de la Directrice, elle est organisée en trois directions adjointes : Ressources, Projet éducatif & services aux publics et Territoires. Cette organisation territorialisée repose sur l’articulation et la coopération entre les trois services de Territoires et les différents services Ressources et d’ingénierie, afin de rendre un service public de qualité et garantir la fluidité des rapports internes et externes, enjeux pour lesquels les directions adjointes ont une attention particulière.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
La Direction de l’Education pilote et coordonne la mise en œuvre de la politique éducative de la Ville de Lyon, définie par les élus dans le Projet Educatif de Lyon 2021-2026 et assure les différentes missions qui lui incombe en matière d’accueil des 33 600 enfants scolarisés dans les écoles publiques (et de leurs familles) et de bon fonctionnement des écoles et des accueils de loisirs. Sous la responsabilité de la Directrice, elle est organisée en trois directions adjointes : Ressources, Projet éducatif & services aux publics et Territoires. Cette organisation territorialisée repose sur l’articulation et la coopération entre les trois services de Territoires et les différents services Ressources et d’ingénierie, afin de rendre un service public de qualité et garantir la fluidité des rapports internes et externes, enjeux pour lesquels les directions adjointes ont une attention particulière.
Missions / conditions d'exercice
Accompagner et assister la directrice adjointe aux Ressources et la directrice adjointe aux Territoires dans leurs missions principales au sein de l’équipe de direction de l’éducation.
• Instruction des dossiers et secrétariat des directrices adjointes ressources et territoire
- Filtrer les appels, suivre et gérer les boîtes mail
- Assurer un premier niveau de relations avec les différents interlocuteurs des directions adjointes
- Prioriser et filtrer les informations importantes
- Suivre les courriers signalés des directions adjointes et les parapheurs
- Proposer des projets de courriers
- Organiser les déplacements, les réunions, les événements
- Préparer les dossiers des directions adjointes
- Rechercher et diffuser des informations et des documents
- Assister dans la gestion de dossiers thématiques
- Coordonner et assurer la relance des interlocuteurs concernés
- Renseigner des tableaux de bord et des documents de suivi
- Tenir à jour des documents de suivi d’activités des directions adjointes
• Participation au collectif des assistantes de la Direction/services
- Participer aux réunions du réseau des assistantes de la Direction de l’Education
- Conduire individuellement ou collectivement des projets confiés
- Participer et mettre en œuvre la logistique liée aux évènements de la Direction
- assurer l’intérim de l’assistante de Direction en cas d’absence, afin d’assurer une continuité de service.
• Instruction des dossiers et secrétariat des directrices adjointes ressources et territoire
- Filtrer les appels, suivre et gérer les boîtes mail
- Assurer un premier niveau de relations avec les différents interlocuteurs des directions adjointes
- Prioriser et filtrer les informations importantes
- Suivre les courriers signalés des directions adjointes et les parapheurs
- Proposer des projets de courriers
- Organiser les déplacements, les réunions, les événements
- Préparer les dossiers des directions adjointes
- Rechercher et diffuser des informations et des documents
- Assister dans la gestion de dossiers thématiques
- Coordonner et assurer la relance des interlocuteurs concernés
- Renseigner des tableaux de bord et des documents de suivi
- Tenir à jour des documents de suivi d’activités des directions adjointes
• Participation au collectif des assistantes de la Direction/services
- Participer aux réunions du réseau des assistantes de la Direction de l’Education
- Conduire individuellement ou collectivement des projets confiés
- Participer et mettre en œuvre la logistique liée aux évènements de la Direction
- assurer l’intérim de l’assistante de Direction en cas d’absence, afin d’assurer une continuité de service.
Profils recherchés
Connaissances techniques :
- Bonne culture générale, curiosité et sensibilité pour le système éducatif et l’action de la collectivité en la matière.
- Connaissance de l’organisation des collectivités territoriales. La connaissance de l’organisation des services de la Ville de Lyon, notamment des directions de la Délégation serait un plus
Savoir-faire :
- Capacités rédactionnelles et de synthèse
- connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)
- Progiciels spécialisés
Savoir-être :
- Qualités relationnelles
- Discrétion
- Sens des priorités
- Sens de l’organisation
- Bonne capacité de réactivité, notamment dans la prise en compte des situations imprévues
DOMAINE DE FORMATION INITIALE - DIPLOME OBLIGATOIRE - EXPERIENCE EXIGEE
• Niveau 4 (Baccalauréat)
• Expérience d’au moins 2 ans
- Bonne culture générale, curiosité et sensibilité pour le système éducatif et l’action de la collectivité en la matière.
- Connaissance de l’organisation des collectivités territoriales. La connaissance de l’organisation des services de la Ville de Lyon, notamment des directions de la Délégation serait un plus
Savoir-faire :
- Capacités rédactionnelles et de synthèse
- connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)
- Progiciels spécialisés
Savoir-être :
- Qualités relationnelles
- Discrétion
- Sens des priorités
- Sens de l’organisation
- Bonne capacité de réactivité, notamment dans la prise en compte des situations imprévues
DOMAINE DE FORMATION INITIALE - DIPLOME OBLIGATOIRE - EXPERIENCE EXIGEE
• Niveau 4 (Baccalauréat)
• Expérience d’au moins 2 ans
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + LM
Si dans un délai dépassant les 45 jours suivants le dépôt de votre candidature, vous restez sans nouvelle de notre part, veuillez considérer qu'elle n'a pas été retenue pour ce poste. Nous vous encourageons néanmoins à continuer de consulter nos offres d'emploi, et vous remercions de l’intérêt porté à la Ville de Lyon.
Si dans un délai dépassant les 45 jours suivants le dépôt de votre candidature, vous restez sans nouvelle de notre part, veuillez considérer qu'elle n'a pas été retenue pour ce poste. Nous vous encourageons néanmoins à continuer de consulter nos offres d'emploi, et vous remercions de l’intérêt porté à la Ville de Lyon.
Adresse de l'employeur
LYON
>DRH - SERVICE RECRUTEMENT
69205 LYON CEDEX 01
>DRH - SERVICE RECRUTEMENT
69205 LYON CEDEX 01
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.