La Ville de Craponne, Métropole de Lyon, recrute un(e) Responsable Etat Civil.

Rattaché(e) à la direction générale, le/la Responsable du service de l’état civil coordonne les activités liées à l’Etat civil ; supervise le respect des procédures et de l’application des dispositions légales, règlementaires liées à l’activité de son service.
Il coordonne la gestion administrative et technique des activités du service.

Pilotage de l’activité du service
- Coordination et organisation globale du service
- Encadrement des agents (évaluation des besoins en formation, entretien annuel d’évaluation,…)
- Gestion administrative et budgétaire

Etat civil
- Contrôle du respect des procédures lors de la rédaction, la délivrance et la mise à jour des actes d’état civil
- Instruction, suivi et délivrance des actes d’état civil (mariages, naissances, décès, changement de prénom, déclaration conjointe de changement de nom, PACS…)
- Vérification du registre des actes d’état civil et mise à jour des actes
- Gestion du planning des cérémonies
- Gestion des parrainages civils

Elections
Pilotage des opérations relatives à l’organisation des élections :
- Elaboration de la liste électorale (inscriptions, radiations, procurations, production de la liste consolidée),
- Contrôle de la complétude et de la régularité des documents collectés et organisation de la commission de contrôle
- Préparation des scrutins et coordination des services contributeurs (organisation matérielle et des formations aux présidents, assesseurs et agents présents le jour du scrutin)

Recensement de la population
- Dans le cadre du recensement annuel, constitution et organisation de l’équipe des agents recenseurs
- Mission de Coordonnateur communal

Formalités administratives diverses
- Suivi de la bonne tenue du dispositif de recueil des pièces d’identité avec l’instruction des dossiers
- Gestion du recensement citoyen

- Organisation des jurés d’assises (organisation du tirage au sort, information des tirés au sorts et transmission de la liste au greffe de la cour d’assises)
- Contrôle des attestations d’accueil
- Légalisation de signatures,
- Certification de copies conformes pour l’étranger
- Délivrance des certificats de vie
- Demandes de duplicatas de livrets de famille

Cimetière
- Gestion funéraire : travaux, vente, reprises de concessions
- Supervision de la bonne application du règlement du cimetière
- Veille sur la législation funéraire

Régie de recettes
- Gestion de la régie de recettes en lien avec l’encaissement pour le cimetière

Spécificités liées aux missions du poste
- Forte polyvalence au sein de l’équipe : contribution à l’activité du service
- Sécurisation et contrôle des procédures administratives et juridiques de l’ensemble des missions relevant du service
- Interfaces réguliers avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Procureur de la République, Tribunaux, INSEE, CNIL, Centre du Service National, ANTS, collectivités,…)
- Déplacements occasionnels (gestion cimetière, dispositif de recueil mobile, réunions préfectorales)

Moyens techniques
- Progiciels de gestion pour :
l’Etat civil, les élections, les finances, le recensement citoyen (Berger Levrault), la gestion du cimetière (Logitud-Eternité), le recensement de la population (Omer), le dispositif de recueil pour les titres d’identité

Enjeux majeurs du poste
- Simplification et dématérialisation des démarches administratives : développement de l’e-administration (demandes en ligne, dépôts de formulaires)
- Organisation de procédures de contrôles visant à minorer les risques d’erreurs

Conditions de vie au travail :
- 37 heures hebdomadaire sur 4,5 jours (mercredi après-midi non travaillé)
- Présence 1 samedi/6 (de 8h00 à 12h00)
- Planning de travail comportant des plages fixes et plages variables en début et fin de journée.
- Possibilité de générer, en plus des RTT, des heures supplémentaires dans la limite de 80 heures/an.

Rémunération :
- Rémunération statutaire + RIFSEEP

Prestations sociales : au terme de 6 mois de présence pour les contractuels et d’application immédiate pour les fonctionnaires :

- Adhésion de la collectivité au CNAS (catalogue de prestations d’actions sociales)
- Titres restaurant (valeur faciale 7€ avec participation employeur de 50%)
- Participation employeur mutuelle 20€ (labellisée)
- Participation employeur prévoyance 5€ (labellisée)
- Prise en charge 75% abonnement transports publics
- Forfait mobilité durable

Expérience significative au sein d’un service Etat civil exigée.

Qualités requises
- Discrétion et confidentialité
- Rigueur
- Réactivité et capacité d’adaptation
- Capacité à rendre compte
- Sens du service public

Connaissances professionnelles
- Connaissances spécifiques CGCT, Code civil, Code funéraire, Code électoral
- Maîtrise des techniques d’accueil : sens de l’écoute, du dialogue et capacité à gérer les situations conflictuelles

Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Compétences managériales
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse

Poste requérant de la disponibilité (présence obligatoire lors des scrutins électoraux)