La Commune de Chaponnay est une commune de plus de 4 600 habitants, située au sud-est de l'agglomération Lyonnaise, en bordure de l'A46 Sud, et attenant à la Métropole de Lyon. La ville est implantée sur les premiers contreforts des Balmes Viennoises (domaine boisé inaliénable, poumon vert de l'agglomération lyonnaises).
Chaponnay est membre de la Communauté de Communes du Pays de l'Ozon qui couvre un territoire composé de 7 communes dont la population s'élève à près de 27 000 habitants.
La commune recherche un agent chargé de l’accueil, de l’état civil et des élections H/F, placé sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur.trice général.e des services ou à défaut du Maire.
Aucune responsabilité hiérarchique directe.

Missions

En lien direct avec les administrés et en collaboration avec les différentes commissions municipales (listes électorales, sécurité), les services municipaux et les partenaires extérieurs.

Activités

Accueil
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Mairie,
• Gestion des mails,
• Gestion du panneau d’informations lumineux.

Etat-Civil
• Réception des déclarations et établissement des actes d’état-civil (naissances, décès, mariages, pacs, dissolutions de pacs, reconnaissances, changement d’état-civil…),
• Apposition des mentions d’état-civil : notoriétés, décès, divorces, répertoire civil, changement de régime matrimonial, adoption,…
• Etablissement et envoi des différents actes ou pièces demandés par les particuliers ou les notaires,
• Tenue annuelle des registres d’état-civil,
• Recensement militaire,
• Attestations d’accueils,
• Légalisation des signatures.

Elections
• Tenue des listes électorales : inscriptions, radiations, modifications,
• Organisation des élections,
• Mise à jour des listes électorales : principales, européennes, municipale étrangers.

Divers
• Assurance : gestion des dossiers « sinistres » de l’assurance du patrimoine immobilier, des véhicules et du matériel communal.
• Patrimoine immobilier :
- gestion des locations communales (arrivées/départs, constitution du bail et état des lieux),
- gestion du planning de location des salles aux particuliers : réservations, contrats, fiches matériels, ouvertures/fermetures, ménage et paiement.
- gestion du planning de la salle du Conseil Municipal.
• Régies : suivi des dossiers de régies d’avances et de recettes, rédaction des arrêtés.


• L’agent sera nommé :
- régisseur titulaire des régies « Salles », « Droits de place et stationnement », « Photocopie des documents administratifs » ;
- régisseur suppléant de la régie « Animations culturelles »
- mandataire de la régie « Animations culturelles » pour la vente des billets.
• Rédaction des arrêtés d’ouverture des bâtiments communaux, « micro-crèche » et ouverture dominicales.
• Déclaration d’ouverture des débits de boissons (licences).
• Gestion des cimetières : vente des concessions et cases urne, renouvellement des concessions.
• Réalisation des états d’occupation des équipements communaux par le collège « La Xavière ».
• Gestion des dossiers de sécurité des bâtiments communaux et extérieurs : suivi des visites périodiques catégories 1, 2, 3, 4 ; comptes-rendus de visites de sécurité ; relations avec le SDMIS.
• Gestion du matériel de voirie.
• Coordinateur-trice de l’organisation et du suivi du recensement de la population.

Cette liste est non exhaustive et l’agent pourra être chargé de toute mission afférente à son grade.

Relations

- Interne : élus, agent chargé de la communication, responsables de service et agents de la collectivité, police municipale.
- Externe : centre de gestion, CNFPT, trésor public, préfecture, partenaires institutionnels, autres collectivités, prestataires.

Conditions d’exercice

Temps de travail : 35 heures hebdomadaires.
Horaires :
- Lundi, mardi : 9h30 à 12h et 14h à 18h30
- Mercredi, jeudi : 9h à 12h et 14h à 18h30
- Vendredi : 9h à 12h et 14h à 17h
Travail ponctuel en dehors des horaires en fonction de la manifestation (élections).

Moyens d’exercice

Outils informatiques.
L’agent a une totale liberté pour renseigner les personnes ou les services en quête d’une information, dans la mesure de ses compétences, ainsi que pour l’organisation matérielle des élections.

Savoir

Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil
Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)

Savoir-faire

Solide expérience de l’accueil du public
Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Qualités relationnelles et rédactionnelles.

Savoir-être

Aisance relationnelle,
Rigueur et organisation,
Autonomie et polyvalence,
Efficacité et adaptabilité,
Neutralité et devoir de confidentialité,
Sens du service public.