Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Direction de l'Administration des Personnels (DAP) a en charge la gestion administrative du personnel (300 M€ de budget, 7500 postes permanents, 11 000 paies mensuelles).

Elle compte 65 postes répartis au sein de 3 services :
- Conseil et Gestion administrative du Personnel
- Carrières-Retraites-Dossier Administratif Individuel (DAI)
- Rémunération

Le service Carrières-Retraites est composée de 2 pôles :
- Carrières
- Retraites- DAI

Placé-e sous l’autorité du responsable du pôle Retraites-DAI, vous encadrez les 5 agents-e de l’unité DAI dont vous coordonnez et supervisez l’activité.

Expert-e dans votre domaine, vous êtes garant-e de la bonne tenue du DAI de l’ensemble des agents-es de la collectivité et du CCAS (composition et classement), de sa création à son archivage, soit 20 000 /15000 dossiers actifs.

Vous êtes l’interlocuteur-trice privilégié-e des Services Ressources Humaines (SRH), pour :
- la constitution et la mise à jour des dossiers individuels,

- la communication de leur dossier aux agents-es et aux services RH.

Enfin, vous participez à la conduite de projets du service et de la délégation.


Activités principales : Encadrement d’équipe :
- encadrer, évaluer les agents-es de l’unité, et coordonner leurs activités,
- assurer le tutorat d’un-e agent-e mis à disposition par une association d’insertion des personnes en situation de handicap.

Organiser la tenue du DAI dans le respect du cadre réglementaire:
- participer à la vérification du contenu juridique et à la bonne gestion des dossiers, et encadrer leur mise en œuvre par le reste de l’équipe notamment en cas d'entrée et/ou sortie des agents,
- superviser la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité (soit 3 000 actes par an), en Préfecture du Rhône, - accompagner les projets de dématérialisation du dossier individuel - - coordonner et optimiser le stockage et le préarchivage des DAI avant transmission au référent archives de la délégation.

Etablissement et/ou mise à jour des procédures et process existants :
- recenser et formaliser les procédures de gestion du DAI au sein des services de la DGRHDS,
- Communiquer avec les SRH sur les bonnes pratiques en matière de création de dossiers et de transmission des documents composants le DAI
- s’assurer des mises à jour selon les évolutions réglementaires et de leur bonne application,
- mettre en place des outils de gestion et de suivi de l’activité,


Activités spécifiques : Participation à des projets RH :
- contribuer aux projets du service, aux projets RH transversaux de la direction et de la collectivité dont la dématérialisation des DAI et le renouvellement de l’appareil de stockage,
- participer à des réseaux d’échanges professionnels internes ou externes à la collectivité,

38h45 hebdomadaires + 22 jours RTT/an
Télétravail possible à raison de 1 jour par semaine
NBI : 25 points
Niveau de responsabilité du poste : BG2

CONNAISSANCES :
- Statut de la Fonction publique
- Règles de classement et d’archivage
- Règles relatives à l’accès aux documents administratifs, et à la transmission des actes en Préfecture
- Pack Office et ASTRE RH

SAVOIR FAIRE :
- Conduite de projets
- Management de proximité et technique d'encadrement d’équipe

QUALITES :
- Organisation et méthode
- Discrétion professionnelle et stricte confidentialité
- Qualités relationnelles
- Goût du travail en équipe

Niveau 4 - BACCALAUREAT

- Manipulation quotidienne de DAI pouvant être parfois importants en volume et en poids (jusqu’à 5 kg)