À toutes les étapes de la vie (petite enfance, adolescence, adultes en difficulté d'insertion, personnes âgées, personnes en situation de handicap), le Pôle Solidarités et Services aux Usagers accueille, conseille et accompagne les familles et tous ceux qui sont confrontés à des difficultés sociales, économiques ou humaines.
Au sein du Pôle Solidarités et services aux usagers et de la Direction Territoriale des solidarités du territoire Sud, Est et Vallée du Rhône nous recherchons notre futur Assistant(e) Directeur territorial des Solidarités.
Véritable support pour son manager, l’Assistant(e) directeur assiste l’équipe dans son travail au quotidien en apportant une aide en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers.

L’équipe est composé de 20 personnes avec qui vous êtes amené(e) à travailler au quotidien et sous la responsabilité du Chef de Service relation usagers et adjoint au directeur.

Vos missions principales seront :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, gestion de l’agenda :
• Assurer l’interface entre le Directeur et les autres services et les partenaires extérieurs
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
• Assurer le suivi des agendas de la direction et du calendrier des différents évènements
- Préparer des différentes réunions et réalisation des comptes rendus :
• Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
• Assurer la réservation des salles, matériels…
• Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction
• Réaliser des recherches documentaires diverses
• Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus
- Constituer et préparation des dossiers :
• Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers
• Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais)
• Rédiger des notes, synthèses, documents
- Coordonner les activités du secteur, de la direction
• Assurer le suivi des absences, des déplacements
• Assurer le traitement du courrier
• Participer à la création, l’harmonisation, la mise à jour d’outils de gestion internes
• Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement
• Assurer les corrections de formes des notes, courriers, rapports budgétaires, documents divers
• Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord
• Saisir et mettre à jour les bases de données
• Assurer la diffusion des communications et des informations
• Assurer la gestion des boîtes mails génériques
• Veiller au respect des délais et échéanciers de l’institution

• Pour ce poste, une connaissance générale du champ des solidarités sera nécessaire.

• Vous avez l’esprit d’initiative ?
• Vous avez une bonne capacité d’adaptation ?
• Vous êtes facilitateur ? rigoureux, et avez le sens de l’écoute ?