Assistante DGS et DST
Offre n° O069240418001216
Publiée le 18/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PUSIGNAN
Poste à pourvoir le
24/06/2024
Date limite de candidature
18/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Placé sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et du Directeur des Services Technique, l’Assistante de direction apporte un soutien permanent en matière de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il ou elle assure des missions de coordination et transversalité auprès des directeurs sur le volet administratif
Appuis ponctuels aux Responsables des pôles et différents services
Prestataires logiciels
Appuis ponctuels aux Responsables des pôles et différents services
Prestataires logiciels
Missions / conditions d'exercice
1. Assistante Directrice Générale des Services
• Gérer et organiser les agendas
• Organiser et planifier les réunions
• Gérer le courrier entrant/sortant et le courrier électronique
• Saisir les bons de commande
• Rédiger des documents liés à l'activité des services (courriers, notes, compte rendus, arrêtés...)
• Gérer les registres des délibérations et des arrêtés
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de la municipalité (annuaire, organigramme institutionnel, fiches de procédures…)
• Classer et archiver des dossiers y compris numériques, coordonner l'archivage électronique / nommage
• Assurer le suivi et le montage administratif des dossiers de subvention
2. Assistante Directeur des Services Techniques
• Concevoir et organiser le suivi des activités de la direction (tableaux de bord, échéanciers, plannings ...)
• Rédiger des documents liés à l'activité des services (courriers, notes, compte rendus, arrêtés...)
• Enregistrer les marchés sur le plateforme numérique « e.marches publics »
• Préparer et gérer les tableaux de bord techniques
• Réalisation de bons de commande
3. Missions auprès des responsables de pôles
• Etablir les comptes rendus des services du la Direction Générale
• Réaliser des missions de comptabilité
4. Archives
• Suivre et maintenir le classement des archives communales, du répertoire
• Gérer et organiser les agendas
• Organiser et planifier les réunions
• Gérer le courrier entrant/sortant et le courrier électronique
• Saisir les bons de commande
• Rédiger des documents liés à l'activité des services (courriers, notes, compte rendus, arrêtés...)
• Gérer les registres des délibérations et des arrêtés
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de la municipalité (annuaire, organigramme institutionnel, fiches de procédures…)
• Classer et archiver des dossiers y compris numériques, coordonner l'archivage électronique / nommage
• Assurer le suivi et le montage administratif des dossiers de subvention
2. Assistante Directeur des Services Techniques
• Concevoir et organiser le suivi des activités de la direction (tableaux de bord, échéanciers, plannings ...)
• Rédiger des documents liés à l'activité des services (courriers, notes, compte rendus, arrêtés...)
• Enregistrer les marchés sur le plateforme numérique « e.marches publics »
• Préparer et gérer les tableaux de bord techniques
• Réalisation de bons de commande
3. Missions auprès des responsables de pôles
• Etablir les comptes rendus des services du la Direction Générale
• Réaliser des missions de comptabilité
4. Archives
• Suivre et maintenir le classement des archives communales, du répertoire
Profils recherchés
Savoir-faire
- Une première expérience en assistanat souhaitée
- Maîtrise des logiciels de bureautiques et les techniques de secrétariat
- Maîtrise des règles de classement et d’archivage
- Rigueur rédactionnelle (orthographe, grammaire)
- Connaître les règles/usages administratifs et du fonctionnement/rôle d’une collectivité territoriale
- Capacité à évaluer l’urgence d’une demande, les hiérarchiser
- Gestion des situations délicates
- Polyvalence, dynamisme
Savoir-être
- Être diplomate, disponible, autonome et rigoureux
- Être discret et respecter la confidentialité des informations
- Avoir de bonnes qualités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir prendre des initiatives, être autonome et réactif dans le cadre des responsabilités confiées
- Savoir rendre compte
- Sens de l’organisation
- Une première expérience en assistanat souhaitée
- Maîtrise des logiciels de bureautiques et les techniques de secrétariat
- Maîtrise des règles de classement et d’archivage
- Rigueur rédactionnelle (orthographe, grammaire)
- Connaître les règles/usages administratifs et du fonctionnement/rôle d’une collectivité territoriale
- Capacité à évaluer l’urgence d’une demande, les hiérarchiser
- Gestion des situations délicates
- Polyvalence, dynamisme
Savoir-être
- Être diplomate, disponible, autonome et rigoureux
- Être discret et respecter la confidentialité des informations
- Avoir de bonnes qualités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir prendre des initiatives, être autonome et réactif dans le cadre des responsabilités confiées
- Savoir rendre compte
- Sens de l’organisation
Contact
Contact
0478313019
Informations complémentaires
Poste à temps complet 35 heures
RIFSEEP
Titre-Restaurant
Comité d'Œuvres Sociales
RIFSEEP
Titre-Restaurant
Comité d'Œuvres Sociales
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.