Assistant du Cabinet Maire/Chargé du protocole fêtes et cérémonies (H/F)

Offre n° O069240429000417
Publiée le 23/05/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
SAINTE-FOY-LES-LYON
10 RUE DESHAY
69110 SAINTE-FOY-LES-LYON
Lieu de travail
SAINTE-FOY-LES-LYON
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
30/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Avec 22 000 habitants, Sainte-Foy-lès-Lyon s’est forgé une identité forte de « Balcon vert de la métropole » par son cadre de vie préservé et la richesse de son tissu associatif. Située dans l’Ouest lyonnais, au coeur de la Région Auvergne Rhône-Alpes , à dix minutes de la place Bellecour, Sainte Foy-lès-Lyon surplombe Lyon et la Confluence.

Madame le Maire, Véronique SARSELLI, recherche son assistant chargé du protocole des fêtes et des cérémonies.
Missions / conditions d'exercice
Placé sous la responsabilité du Directeur du Cabinet, vous assurez principalement le secrétariat particulier du Maire, du directeur de Cabinet et des adjoints ; vous êtes également en charge du protocole des fêtes et cérémonies.

En qualité d’assistant du Maire et du Cabinet, vous veillez à la bonne organisation de l’agenda du Maire et du Cabinet. Vous êtes amené à :
- prendre les rendez-vous et tenir à jour l’agenda du Maire et assurer la bonne logistique des réunions (réservation des salles, du matériel, préparation des dossiers)
- Organiser la présence du Maire et / ou des élus aux différentes manifestations
- Assurez l’accueil téléphonique et physique de manière à filtrer et transmettre les informations.
- traiter et répondre aux courriers des administrés et mettre en forme des documents
- trier , classer et archiver les documents
Vous assurer également pour les adjoints, l’accueil et l’organisation de leurs rendez-vous et veillez à préparer et transmettre une revue de presse quotidienne et hebdomadaire.

Par ailleurs, vous êtes chargé du protocole des fêtes et cérémonies, à ce titre, vous assurez la coordination des cérémonies officielles et coordonner l’organisation avec les services supports de la collectivité.

Enfin, vous assurez le suivi budgétaire de ces cérémonies, effectuer les bons de commandes et assurer une relation client-fournisseurs.

A titre occasionnel, vous êtes suppléant de la régie d’avance et vous remplacez l’assistante du DGS en période de vacances.

Conditions spécifiques d'exercice
- Travail le week-end, jours fériés et en soirée en fonction de l’agenda des cérémonies et manifestations (de manière occasionnelle)
Profils recherchés
Compétences
Connaissances
- maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques
- connaître les domaines de compétences d’une commune et l’organisation territoriale
- maîtriser l’expression orale et écrite avec aisance
- Expérience sur un poste similaire appréciée

Savoir-faire
- sens de l’organisation
- prioriser les urgences
- aisance dans les relations
- savoir appliquer les règles protocolaires
- s’informer des actualités de Commune et des environs

Savoir-être
- discrétion et confidentialité
- diplomatie
- Sens des relations publiques
- autonomie et travail en équipe
- Disponibilité

Contact

Contact
0472325912
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ à recrutement@viIle-saintefoyleslyon. fr
ou à l'adresse suivante :
COMMUNE DE SAINTE-FOY-LES-LYON
10 RUE DESHAY
6911O SAINTE-FOY-LES-LYON

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.