Avec 22 000 habitants, Sainte-Foy-lès-Lyon s’est forgé une identité forte de « Balcon vert de la métropole » par son cadre de vie préservé et la richesse de son tissu associatif. Située dans l’Ouest lyonnais, au coeur de la Région Auvergne Rhône-Alpes , à dix minutes de la place Bellecour, Sainte Foy-lès-Lyon surplombe Lyon et la Confluence.

Madame le Maire, Véronique SARSELLI, recherche son assistant chargé du protocole des fêtes et des cérémonies.

Placé sous la responsabilité du Directeur du Cabinet, vous assurez principalement le secrétariat particulier du Maire, du directeur de Cabinet et des adjoints ; vous êtes également en charge du protocole des fêtes et cérémonies.

En qualité d’assistant du Maire et du Cabinet, vous veillez à la bonne organisation de l’agenda du Maire et du Cabinet. Vous êtes amené à :
- prendre les rendez-vous et tenir à jour l’agenda du Maire et assurer la bonne logistique des réunions (réservation des salles, du matériel, préparation des dossiers)
- Organiser la présence du Maire et / ou des élus aux différentes manifestations
- Assurez l’accueil téléphonique et physique de manière à filtrer et transmettre les informations.
- traiter et répondre aux courriers des administrés et mettre en forme des documents
- trier , classer et archiver les documents
Vous assurer également pour les adjoints, l’accueil et l’organisation de leurs rendez-vous et veillez à préparer et transmettre une revue de presse quotidienne et hebdomadaire.

Par ailleurs, vous êtes chargé du protocole des fêtes et cérémonies, à ce titre, vous assurez la coordination des cérémonies officielles et coordonner l’organisation avec les services supports de la collectivité.

Enfin, vous assurez le suivi budgétaire de ces cérémonies, effectuer les bons de commandes et assurer une relation client-fournisseurs.

A titre occasionnel, vous êtes suppléant de la régie d’avance et vous remplacez l’assistante du DGS en période de vacances.

Conditions spécifiques d'exercice
- Travail le week-end, jours fériés et en soirée en fonction de l’agenda des cérémonies et manifestations (de manière occasionnelle)

Compétences
Connaissances
- maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques
- connaître les domaines de compétences d’une commune et l’organisation territoriale
- maîtriser l’expression orale et écrite avec aisance
- Expérience sur un poste similaire appréciée

Savoir-faire
- sens de l’organisation
- prioriser les urgences
- aisance dans les relations
- savoir appliquer les règles protocolaires
- s’informer des actualités de Commune et des environs

Savoir-être
- discrétion et confidentialité
- diplomatie
- Sens des relations publiques
- autonomie et travail en équipe
- Disponibilité