Agent d'accueil et d'état civil
Offre n° O069240430000527
Publiée le 30/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
LA MULATIERE
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
30/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un départ de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La ville de La Mulatière (6700 habitants) recherche un agent d'accueil/Etat civil.
Sous la responsabilité de la Directrice du service des affaires générales et au sein d'une équipe composée de 3 agents, vous assurerez l’accueil physique et téléphonique du public,
l’accueil physique et téléphonique plus spécifique du public CCAS,
et une polyvalence avec les autres agents du service, notamment l’état-civil
Sous la responsabilité de la Directrice du service des affaires générales et au sein d'une équipe composée de 3 agents, vous assurerez l’accueil physique et téléphonique du public,
l’accueil physique et téléphonique plus spécifique du public CCAS,
et une polyvalence avec les autres agents du service, notamment l’état-civil
Missions / conditions d'exercice
• Accueil et renseignement du public.
- Réaliser un accueil physique de qualité des usagers.
- Orienter les usagers vers les services compétents.
- S’assurer par un appel téléphonique que la personne concernée est en mesure de recevoir un usager.
- Dans le cas contraire prendre les noms, les coordonnées et l’objet et les envoyer par mail (ou par fiche message) à la personne concernée.
- Distribuer aux usagers des documents divers (plan de la commune, des TCL, de l’Info Confluent, des sacs pour chiens, des imprimés divers…).
- Accueillir et renseigner les nouveaux arrivants
- Les inscrire sur le tableau de suivi et leurs fournir le livret d’accueil.
- Gestion de la vente des livres.
- Tenir à jour la documentation sur les présentoirs, organiser, trier, jeter.
- Délivrer et assurer le suivi des cartes de stationnements en lien avec la police municipale
- Transmission des attestations d’accueil à la police municipale
- Renseignement divers et variés
• Accueil téléphonique
- Réaliser un accueil téléphonique de qualité
- Filtrer et ou réorienter les appels
- Prendre les messages reformuler et transmettre aux service concernés.
- Donner les renseignements « simples »
• Accueil physique et téléphonique du public CCAS
- Analyser les demandes, répondre, ou réorienter vers la personne concernée
- Réceptionner les compléments de dossier CCAS
- Enregistrer et remettre les courriers aux personnes domiciliées au CCAS et mettre à jour le tableau
- Mettre à jour le tableau des statistiques de RDV CCAS
• Réception et gestion des courriers et des informations écrites.
- Réceptionner le courrier du matin et transmettre à l’agent de poste le courrier au départ.
- Dépouiller, les courriers et documentations à leur arrivée.
- Accueillir les livreurs prévenir le service technique qui réceptionne les colis.
- Enregistrer les courriers sur le logiciel « chloé »
- Trier et tenir à disposition les courriers du matin pour les différents services (pochettes à transmettre au DG)
- Enregistrer les courriers au départ.
- Les affranchir.
• Missions relatives à l’état civil.
- Légalisations de signatures
- Copies conformes pour l’étranger
- Délivrances des actes d’état-civil (au guichet/ par mail/via COMEDEC)
- Gestion de la boite mail état-civil ponctuellement
- Recensement militaire
- Mise à jour des registres (apposition de mentions)
• Actualiser les procédures du service.
• Réaliser une permanence sur RDV le samedi matin par roulement avec les collègues.
- Réaliser un accueil physique de qualité des usagers.
- Orienter les usagers vers les services compétents.
- S’assurer par un appel téléphonique que la personne concernée est en mesure de recevoir un usager.
- Dans le cas contraire prendre les noms, les coordonnées et l’objet et les envoyer par mail (ou par fiche message) à la personne concernée.
- Distribuer aux usagers des documents divers (plan de la commune, des TCL, de l’Info Confluent, des sacs pour chiens, des imprimés divers…).
- Accueillir et renseigner les nouveaux arrivants
- Les inscrire sur le tableau de suivi et leurs fournir le livret d’accueil.
- Gestion de la vente des livres.
- Tenir à jour la documentation sur les présentoirs, organiser, trier, jeter.
- Délivrer et assurer le suivi des cartes de stationnements en lien avec la police municipale
- Transmission des attestations d’accueil à la police municipale
- Renseignement divers et variés
• Accueil téléphonique
- Réaliser un accueil téléphonique de qualité
- Filtrer et ou réorienter les appels
- Prendre les messages reformuler et transmettre aux service concernés.
- Donner les renseignements « simples »
• Accueil physique et téléphonique du public CCAS
- Analyser les demandes, répondre, ou réorienter vers la personne concernée
- Réceptionner les compléments de dossier CCAS
- Enregistrer et remettre les courriers aux personnes domiciliées au CCAS et mettre à jour le tableau
- Mettre à jour le tableau des statistiques de RDV CCAS
• Réception et gestion des courriers et des informations écrites.
- Réceptionner le courrier du matin et transmettre à l’agent de poste le courrier au départ.
- Dépouiller, les courriers et documentations à leur arrivée.
- Accueillir les livreurs prévenir le service technique qui réceptionne les colis.
- Enregistrer les courriers sur le logiciel « chloé »
- Trier et tenir à disposition les courriers du matin pour les différents services (pochettes à transmettre au DG)
- Enregistrer les courriers au départ.
- Les affranchir.
• Missions relatives à l’état civil.
- Légalisations de signatures
- Copies conformes pour l’étranger
- Délivrances des actes d’état-civil (au guichet/ par mail/via COMEDEC)
- Gestion de la boite mail état-civil ponctuellement
- Recensement militaire
- Mise à jour des registres (apposition de mentions)
• Actualiser les procédures du service.
• Réaliser une permanence sur RDV le samedi matin par roulement avec les collègues.
Profils recherchés
Profil :
- Rigueur dans l’organisation de la gestion du quotidien et du temps
- Goût pour le travail en équipe
- Maîtrise de l’outil : Word, Excel, Logitud
- Discrétion
- Probité
- Méthodologie
- Autonomie
- Curiosité
Temps de travail = 35H par semaine
Rémunération statutaire + NBI de 10 points + RIFSEEP + complément de rémunération + tickets restaurant à 8€ + participation mutuelles
- Rigueur dans l’organisation de la gestion du quotidien et du temps
- Goût pour le travail en équipe
- Maîtrise de l’outil : Word, Excel, Logitud
- Discrétion
- Probité
- Méthodologie
- Autonomie
- Curiosité
Temps de travail = 35H par semaine
Rémunération statutaire + NBI de 10 points + RIFSEEP + complément de rémunération + tickets restaurant à 8€ + participation mutuelles
Contact
Contact
0478866200
Informations complémentaires
CV et Lettre de motivation à
ressources.humaines@lamulatière.fr
ressources.humaines@lamulatière.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.