Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

Le Cabinet de la Mairie du 3ème arrondissement est un service rattaché à la Direction de la Coordination Institutionnelle.
Il est composé de 7 agents.
Les agents sont sous l’autorité du Directeur de Cabinet de l’arrondissement.

Au sein du Cabinet, il/elle assiste le Maire.
Il/elle exerce les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil
- Assurer le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets


VOS ACTIVITES PRINCIPALES :

Organisation de la vie professionnelle de la Maire :
- Etablir une relation de confiance avec la Maire
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Mettre à jour les agendas de manière réactive
- Planifier, convoquer et préparer l’ordre du jour des réunions Maire, Directeur de Cabinet et assistante de la Maire
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Organiser les déplacements (y compris veiller à l’accompagnement de la Maire sur les évènements extérieurs)

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers : supports de présentation, déroulés de conseils d’arrondissement, cadres de compte-rendu de réunions, tableaux d’inscriptions…
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, les faire valider et les diffuser
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques, en lien avec l’assistante du Cabinet
- Gérer les courriers et courriels (incluant ceux de la Maire et de l’adresse générique du Cabinet), en lien avec l’assistante du Cabinet

Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur (élu·e·s, services, habitant·e·s, partenaires extérieurs)
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels (incluant ceux de la Maire et de l’adresse générique du Cabinet), en lien avec l’assistante du Cabinet

Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le manager : solliciter les points à inscrire, préparer l’ordre du jour, le diffuser, gérer les invitations électroniques
- Respecter les délais de transmission des documents
- Organiser et préparer les réunions (logistique, …)
- Préparer et suivre les dossiers
- Participer aux réunions et prendre des notes
- Rédiger des comptes-rendus des réunions hebdomadaires de Cabinet, et toute autre réunion du Service
- Planifier, convoquer et préparer l’ordre du jour des réunions Maire – Exécutif et DGS du 3e
- Planifier, convoquer et préparer l’ordre du jour des réunions des élu·e·s de la majorité du 3e

Assistance et appui technique :
- Apporter assistance et conseil à l’équipe du Cabinet et à l’équipe municipale
- Anticiper et communiquer
- Rechercher des informations
- Constituer un fond documentaire (veille réglementaire, organisation de l’archivage électronique, préparation de fiches méthodologiques, fiches procédures et documents-types…)

Appui aux missions de communication :
- Assister la chargée de mission dans la préparation et le suivi de conception et de production du magazine municipal
- Assurer le suivi du calendrier des publications sur le site et les réseaux sociaux

Appui au suivi de délégations :
- Assister les élu·e·s dans la réponse aux demandes usagers : réception des demandes, transmission, récupération des éléments de réponse et préparation des courriels et courriers correspondants
- Assister les élu·e·s dans la gestion de leur agenda et dans le montage de leurs réunions


ACTIVITES SECONDAIRES :

- Organiser les réunions transversales avec la Mairie du 3e, la Ville, la Métropole et autres partenaires extérieurs
- Veiller à la logistique des réunions de la Maire (réservations de salle et de matériel, accueils café, petits-déjeuners…) en lien avec les services de la Mairie du 3e

- Convoquer les instances autres que le conseil d’arrondissement (Commission mixte paritaire, Conseil de la Vie associative et locale, Conseil consultatif économique d’arrondissement…), gérer la logistique et les inscriptions, veiller au quorum, le cas échéant

Connaissances techniques :
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial
- Techniques d’expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Connaissance du fonctionnement, des compétences et du rôle des autres collectivités
- Notions d’organisation et de gestion du temps

Savoir-faire :
- Expérience sur un poste d’assistanat auprès d’un-e élu-e ou d’un-e directeur-trice appréciée
- Maîtrise des outils bureautiques (pack office) et d’internet
- Rédiger des documents administratifs : courriers, ordres du jour, comptes-rendus de réunions…

Qualités :
- Rigueur et méthode
- Réactivité
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle
- Relation de confiance avec les élu-es
- Bonne capacité d’adaptation


- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes