Placée sous l’autorité directe de la Directrice de la Petite enfance, vous assurez des missions d’assistante de Direction auprès de la Directrice et des entités directement rattachées à la Direction.

A ce titre, vous assistez et organisez au quotidien la vie professionnelle de la Directrice. Vous assurez l’accueil de la Direction et réalisez des missions de secrétariat administratif et de gestion courante. Vous assurez la gestion, le suivi et la coordination de plusieurs dossiers transversaux pour la Direction. Vous assurez aussi le suivi de l’activité de la Direction et des outils de suivi.

Vous êtes identifiés comme un maillon essentiel au bon fonctionnement de la Direction et à la bonne continuité de l’activité. A ce titre vous travaillez en transversalité et en coordination avec les autres assistantes (Direction et / ou services), vous partagez de manière fluide les informations et les activités. Une continuité d’activité et suppléance sont assurées entre les assistantes et vous travaillez en collaboration avec l’assistant administratif et moyens généraux de la Direction.

VOS ACTIVITES PRINCIPALES :
Assiste et organise au quotidien la vie professionnelle de la Directrice et des entités rattachées
- assurer quotidiennement le suivi et la bonne organisation de l’agenda de la Directrice (anticipation, modification, montage de RV)
- assurer un rôle de veille et de relance auprès de la Directrice sur des échéances ou informations importantes
- suivre, organiser, et anticiper l’agenda de la Directrice en veillant à préserver des plages de travail libre
- organiser et planifier des réunions et rdv (invitation et relance, préparation des ordres du jour, préparation des supports) et faire le lien avec l’agent administratif et moyens généraux de la direction sur la gestion logistique de ces réunions (matériel information, accueil café),
- Vous vous assurez de la bonne préparation des salles des réunions (disposition, matériel, micro etc.) en lien avec l’assistante administrative et moyens généraux en charge de ces missions.
- Organiser les déplacements professionnels : réservations, ordre de mission, remboursements etc…
- Préparer les dossiers nécessaires aux entretiens et rdv de la Directrice
- Préparer des présentations sur différents outils : ppt, canva etc
- apporte un appui dans toutes les composantes du quotidien de la Direction

Assure l’accueil de la Direction de la Petite enfance, en lien avec l’agent administratif, accueil et moyens généraux :
- Contribue à l’accueil téléphonique et physique, en veillant à la qualité de l’accueil
- renseigne et oriente les interlocuteurs (physiques, appels, mails…), transmet et suit les informations (gestion de 1er niveau)
- reçoit, filtre et transmet les messages et communications à la Directrice
- contribue au lien et le suivi avec l’accueil du bâtiment Jaurès, et le guichet unique Lyon en Direct.
- prépare et organise l’accueil des nouveaux arrivants de la Direction à Jaurès : parcours d’intégration, documents, présentation des outils et G, organisation des visites etc …

Assurer des missions et tâches de secrétariat pour la Directrice et les entités rattachées
- Assurer l’enregistrement et le suivi des courriers signalés pour traitement
- contribue à la gestion et suivi du courrier entrant et sortant en lien avec l’agent référent : réception, enregistrement, suivi, mise en signature, envoi, diffusion
- Gérer et suivre les parapheurs et autres envois dans les services
- assurer tous les travaux de secrétariat de direction - rédiger les comptes rendus, mettre en forme des notes, relire des courriers, présentations, rapports aux élus, et tout document administratifs
- assure le suivi, l’archivage et le classement des documents administratifs sous format papier et/ou dématérialisé
- assure le suivi du G en lien avec le Correspondant informatique
- prépare des listings et publipostages sous forme adaptée pour les envois en masse en lien avec la communication) ou la mission GRU (hors crèches)
- Organiser et mettre à disposition les documents administratif (modèles notes, rapports, courriers, présentation, logos…)

Assurer la gestion et coordination administrative et outils de suivi
- assurer le rôle de référent pour la Direction sur plusieurs missions ressources ou transversales : communication, site intranet, documentation
- centraliser l’ensemble des demandes des directions ressources ou extérieures, coordonner les réponses et en assurer le suivi
- élaborer, renseigner, mettre à jour et diffuser les tableaux de suivi
- garantir la coordination et délais de réponses des informations demandées
- tenir à jour et actualiser des bases de données, des listings de contacts, les organigrammes etc
Assurer le suivi des rapports au Conseil municipal et Commissions
- Centraliser et coordonner la préparation des rapports, en lien avec les chefs de service, assurer le suivi du circuit de visas et validation
- Organiser et communiquer le retroplanning de rédaction et transmission des rapports
- Etre garant.e du respect des délais et calendrier des Assemblées, assurer des relances le cas échéant
- assurer les saisines et suivi dans l’outil de gestion des délibérations

Gestion courante de la Direction
- appui à l’organisation des manifestations ou évènements de la Direction

VOS ACTIVITES SECONDAIRES
Suppléance et continuité d’activité des missions d’assistance de Directions et/ou services et gestion des moyens généraux :
Assurer la continuité de service, quant à la gestion courante, logistique et des moyens généraux de la Direction, en cas d’absence de l’agent administratif référente (courrier, reprographie, vêtement du travail, fournitures et commandes etc.).
Assurer la continuité de service sur des missions urgentes de l’assistante du pôle territoire, en cas d’absence.
Participer à des groupes de travail spécifique ou réunion dédié aux fonctions d’assistante de direction.