Agent d'accueil
Offre n° O069250409000026
Publiée le 09/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
13 RUE JEAN ET CATHERINE REYNIER, Saint-Cyr-au-Mont-d'Or (Rhône)
Poste à pourvoir le
12/05/2025
Date limite de candidature
09/05/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
4 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
rémunération statutaire + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
Finalité
Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité auprès des usagers. Instruit et constitue les actes d’état civil (naissance, PACS, mariage, adoption, décès, etc.) ; instruits les titres sécurisés (CNI, passeports) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres
Position hiérarchique
Sous la responsabilité directe de la Responsable des Affaires Générales
Relations de travail
Contacts directs avec le public et les associations locales
Travail en équipe avec d'autres officiers d'état civil
Relations fréquentes avec l'ensemble des services
Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques,
Relations avec le ministère de la justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
Autonomie et responsabilité
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Garant de l'image du service public
Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité auprès des usagers. Instruit et constitue les actes d’état civil (naissance, PACS, mariage, adoption, décès, etc.) ; instruits les titres sécurisés (CNI, passeports) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres
Position hiérarchique
Sous la responsabilité directe de la Responsable des Affaires Générales
Relations de travail
Contacts directs avec le public et les associations locales
Travail en équipe avec d'autres officiers d'état civil
Relations fréquentes avec l'ensemble des services
Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques,
Relations avec le ministère de la justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
Autonomie et responsabilité
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Garant de l'image du service public
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités
Mission 1 : Accueil et information du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l’expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S’adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Mission 2 : Accueil et renseignement du public sur les procédures liées à l’état civil, et gestion des dossiers, des actes d’état civil
Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
Contrôler l'authenticité des attestations fournies
Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, PACS, mariage, décès, etc.)
Mission 3 : Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Mission 4 : Instruction des titres sécurisés
Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers
Mission 5 : Opérations funéraires
Accueillir et renseigner les familles
Délivrer les autorisations funéraires (fermeture de cercueil, autorisation d’inhumation, de travaux, etc…)
Proposer et délivrer les concessions
Mission 6 : Suivi du recensement militaire
Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
Organiser la transmission des documents au bureau du service national
Conditions d’exercice
Temps de travail : Temps complet – Rémunération statutaire, régime indemnitaire et congés payés
Durée : du 12 mai 2025 au 11 septembre 2025
Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours
+ 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)
Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus),
Particularités :
Travail en bureau et guichet d'accueil
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Devoir de confidentialité
Travail par roulement le samedi matin à l’accueil de la Mairie
Mission 1 : Accueil et information du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l’expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S’adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Mission 2 : Accueil et renseignement du public sur les procédures liées à l’état civil, et gestion des dossiers, des actes d’état civil
Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
Contrôler l'authenticité des attestations fournies
Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, PACS, mariage, décès, etc.)
Mission 3 : Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Mission 4 : Instruction des titres sécurisés
Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers
Mission 5 : Opérations funéraires
Accueillir et renseigner les familles
Délivrer les autorisations funéraires (fermeture de cercueil, autorisation d’inhumation, de travaux, etc…)
Proposer et délivrer les concessions
Mission 6 : Suivi du recensement militaire
Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
Organiser la transmission des documents au bureau du service national
Conditions d’exercice
Temps de travail : Temps complet – Rémunération statutaire, régime indemnitaire et congés payés
Durée : du 12 mai 2025 au 11 septembre 2025
Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours
+ 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)
Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus),
Particularités :
Travail en bureau et guichet d'accueil
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Devoir de confidentialité
Travail par roulement le samedi matin à l’accueil de la Mairie
Profils recherchés
Compétences
- Savoirs (Connaissances théoriques)
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d’instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
- Savoirs faire (mise en œuvre professionnelles)
Code civil
Procédures administratives
Acteurs institutionnels du recensement (service national)
Gestion du logiciel dédié
Connaissance de la législation
Information générale relative à l'état civil (IGREC)
Conventions internationales sur la délivrance des actes
Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
Législation funéraire
Enjeux et modalités du recensement militaire
Progiciel de gestion de l'état civil
Procédures relatives aux formalités administratives
Tenue des registres
Techniques rédactionnelles administratives
Logiciels dédiés
- Savoirs être (capacités relationnelles et attentes comportementales)
Techniques d'accueil et de régulation
Techniques d'écoute
Réactivité et sens de l’initiative
Sens de l’organisation
Rigueur et méthode
Qualités relationnelles
Discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
- Savoirs (Connaissances théoriques)
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d’instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
- Savoirs faire (mise en œuvre professionnelles)
Code civil
Procédures administratives
Acteurs institutionnels du recensement (service national)
Gestion du logiciel dédié
Connaissance de la législation
Information générale relative à l'état civil (IGREC)
Conventions internationales sur la délivrance des actes
Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
Législation funéraire
Enjeux et modalités du recensement militaire
Progiciel de gestion de l'état civil
Procédures relatives aux formalités administratives
Tenue des registres
Techniques rédactionnelles administratives
Logiciels dédiés
- Savoirs être (capacités relationnelles et attentes comportementales)
Techniques d'accueil et de régulation
Techniques d'écoute
Réactivité et sens de l’initiative
Sens de l’organisation
Rigueur et méthode
Qualités relationnelles
Discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
Contact et modalités de candidature
Contact
rh@stcyraumontdor.fr
Informations complémentaires
Merci d'adresser une lettre de motivation et un CV à Monsieur le Maire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.