Chargé projets évènementiel
Offre n° O069250602000498
Publiée le 02/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DU DR FREDERIC DUGOUJON - BP 79, Caluire-et-Cuire (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
02/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Communication >
Stratégies de communication
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Chargé de projets évènementiel communication
Missions / conditions d'exercice
Contexte :
La ville de Caluire-et-Cuire est une commune de plus de 43 000 habitants située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et dynamique, elle compte environ 600 agents permanents et ne cesse de s'interroger sur l’amélioration continue de la qualité du service aux usagers tout en veillant à la responsabilisation, au développement des compétences et au bien-être de ses agents au travail.
Missions :
Activités principales :
Communication
- gestion et mise à jour des bases de données
- recherches d'informations/documents nécessaire au bon déroulement de l'évènement
- relecture des documents de communication (Rythmes, Tous acteurs, flyers, affiches…)
Administratif et financier
- création et mise à jour de base de données prestataires
- élaboration des bon de commandes, suivi commandes
Évènementiel
- participation à l'animation et à l'organisation d'évènements (commande du matériel, préparation des réunions, assistance logistique, montage/démontage…)
- gestion et suivi des dossiers
- gestion des animateurs (recrutement, brief et missions lors des évènements, suivi administratif…)
- aide logistique évènementielle (mise en place, accueil du public, accueil des prestataires, repérage des lieux, réception des livraisons…)
- participation aux réunions d’équipes internes et prestataires externes et réalisation des comptes rendus.
- contribution à l'élaboration de projets (réunions, brainstorming...)
- recherche de prestataires (fournisseurs...) ou partenaires
- gestion du stock de goodies (rangement réserve + création et gestion base données goodies)
Commémorations
- gestion des commémorations (organisation logistique : commande matériel, gestion suivi avec les différents interlocuteurs, gestion du montage/démontage…)
Inscriptions
- gestion des inscriptions habitants (tel et mail) : repas de l’amitié, chasse aux œufs….
- gestion des inscriptions bénévoles et Réserve Citoyenne et relances téléphoniques
Activités secondaires :
- aide au montage/démontage des évènements (gestion de la bonne coordination avec les équipes techniques)
- mise à jour agendas
- préparation (à J-1) et rangement (à J+1) du petit matériel bureau (scotch, goodies, talkies walkies, impression dossiers de travail...)
- Mise en place affichage (en amont de l’évènement sur les différents sites de la Ville)
- Mise en place signalétique (sur place lors des différents évènements).
La ville de Caluire-et-Cuire est une commune de plus de 43 000 habitants située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et dynamique, elle compte environ 600 agents permanents et ne cesse de s'interroger sur l’amélioration continue de la qualité du service aux usagers tout en veillant à la responsabilisation, au développement des compétences et au bien-être de ses agents au travail.
Missions :
Activités principales :
Communication
- gestion et mise à jour des bases de données
- recherches d'informations/documents nécessaire au bon déroulement de l'évènement
- relecture des documents de communication (Rythmes, Tous acteurs, flyers, affiches…)
Administratif et financier
- création et mise à jour de base de données prestataires
- élaboration des bon de commandes, suivi commandes
Évènementiel
- participation à l'animation et à l'organisation d'évènements (commande du matériel, préparation des réunions, assistance logistique, montage/démontage…)
- gestion et suivi des dossiers
- gestion des animateurs (recrutement, brief et missions lors des évènements, suivi administratif…)
- aide logistique évènementielle (mise en place, accueil du public, accueil des prestataires, repérage des lieux, réception des livraisons…)
- participation aux réunions d’équipes internes et prestataires externes et réalisation des comptes rendus.
- contribution à l'élaboration de projets (réunions, brainstorming...)
- recherche de prestataires (fournisseurs...) ou partenaires
- gestion du stock de goodies (rangement réserve + création et gestion base données goodies)
Commémorations
- gestion des commémorations (organisation logistique : commande matériel, gestion suivi avec les différents interlocuteurs, gestion du montage/démontage…)
Inscriptions
- gestion des inscriptions habitants (tel et mail) : repas de l’amitié, chasse aux œufs….
- gestion des inscriptions bénévoles et Réserve Citoyenne et relances téléphoniques
Activités secondaires :
- aide au montage/démontage des évènements (gestion de la bonne coordination avec les équipes techniques)
- mise à jour agendas
- préparation (à J-1) et rangement (à J+1) du petit matériel bureau (scotch, goodies, talkies walkies, impression dossiers de travail...)
- Mise en place affichage (en amont de l’évènement sur les différents sites de la Ville)
- Mise en place signalétique (sur place lors des différents évènements).
Profils recherchés
Connaissances et compétences
- capacité à travailler de manière minutieuse et organisée
- polyvalence et adaptabilité (capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément)
- capacité à travailler en équipe et au contact d'élus
- respect des dead line (capacité à travailler en urgence)
- permis B indispensable
- bonnes capacités rédactionnelles (rédaction de mails et organisation des idées lors des CR...)
- bonne connaissance des priorités et impératifs du service
Aptitudes et qualités
- bonnes capacités organisationnelles et relationnelles (contact direct avec les différents services et prestataires de la mairie)
- bonne résistance au stress
- bonnes capacité et physique / résistance à la fatigue lors des périodes de forte activité
Environnement relationnel
Internes : Sous l'autorité du Responsable Évènementiel, vous êtes chargé-e de l'exécution des plans d'actions relatifs à l'animation et à la communication des évènements organisés par la Mairie de Caluire et Cuire.
Externes : Contacts prestataires, bénévoles de la Réserve Citoyenne
Conditions de travail
Ce poste demande une flexibilité horaire.
Présence sur les évènements :
- présence sur l’ensemble des évènements du service (y compris lors des soirs, wd et jours fériés)
- présence sur l’ensemble des commémorations (y compris lors des wd et jours fériés)
- présence sur les balades urbaines de la Ville (y compris lors des wd et jours fériés)
Les + à la Ville de Caluire et Cuire
- Un régime indemnitaire mensuel et une prime de fin d'année équivalente à la somme du traitement de base indiciaire et de l'indemnité de résidence.
- Une politique d'action sociale volontariste comprenant notamment des titres restaurant d'une valeur faciale de 7€ avec une participation employeur de 50% et un comité social culturel propre à la ville et permettant d'avoir accès à de nombreuses prestations qui peuvent constituer un vrai complément de rémunération.
- Une politique d'accompagnement aux parcours professionnels dynamique avec notamment, une école interne de préparation aux concours et examens professionnels.
- Temps de travail de 38h hebdomadaires avec 25 jours de congés annuels, 18 jours d’ARTT incluant la journée de solidarité et 2 jours de fractionnement attribués sous conditions.
- capacité à travailler de manière minutieuse et organisée
- polyvalence et adaptabilité (capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément)
- capacité à travailler en équipe et au contact d'élus
- respect des dead line (capacité à travailler en urgence)
- permis B indispensable
- bonnes capacités rédactionnelles (rédaction de mails et organisation des idées lors des CR...)
- bonne connaissance des priorités et impératifs du service
Aptitudes et qualités
- bonnes capacités organisationnelles et relationnelles (contact direct avec les différents services et prestataires de la mairie)
- bonne résistance au stress
- bonnes capacité et physique / résistance à la fatigue lors des périodes de forte activité
Environnement relationnel
Internes : Sous l'autorité du Responsable Évènementiel, vous êtes chargé-e de l'exécution des plans d'actions relatifs à l'animation et à la communication des évènements organisés par la Mairie de Caluire et Cuire.
Externes : Contacts prestataires, bénévoles de la Réserve Citoyenne
Conditions de travail
Ce poste demande une flexibilité horaire.
Présence sur les évènements :
- présence sur l’ensemble des évènements du service (y compris lors des soirs, wd et jours fériés)
- présence sur l’ensemble des commémorations (y compris lors des wd et jours fériés)
- présence sur les balades urbaines de la Ville (y compris lors des wd et jours fériés)
Les + à la Ville de Caluire et Cuire
- Un régime indemnitaire mensuel et une prime de fin d'année équivalente à la somme du traitement de base indiciaire et de l'indemnité de résidence.
- Une politique d'action sociale volontariste comprenant notamment des titres restaurant d'une valeur faciale de 7€ avec une participation employeur de 50% et un comité social culturel propre à la ville et permettant d'avoir accès à de nombreuses prestations qui peuvent constituer un vrai complément de rémunération.
- Une politique d'accompagnement aux parcours professionnels dynamique avec notamment, une école interne de préparation aux concours et examens professionnels.
- Temps de travail de 38h hebdomadaires avec 25 jours de congés annuels, 18 jours d’ARTT incluant la journée de solidarité et 2 jours de fractionnement attribués sous conditions.
Contact et modalités de candidature
Contact
Stéphanie ALLAIX, Responsable Évènementiel Communication - s.allaix@ville-caluire.fr
Informations complémentaires
Adresser candidature et CV directement en ligne sur le site officiel de la Ville de Caluire et Cuire, démarches offres d’emplois ou cliquer sur le lien ci-dessous, jusqu’à la date limite de candidature.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.