Assistant de direction / Chargé de communication événementielle (h/f)
Offre n° O069260622001875
Publiée le 23/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DU GENERAL DE GAULLE, Genas (Rhône (69))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Ce poste présente la particularité d’être réparti sur deux services distincts.
D’une part, au sein de l’équipe de Direction vous apportez un appui quotidien à la directrice générale des services en termes d’organisation professionnelle, de gestion administrative, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
D’autre part, au sein du pôle Grands projets, Communication et Vie municipale, vous assurez la bonne organisation des événements municipaux (15 à 20 par an) dont vous avez la responsabilité. Vous accompagnez le collaborateur placé sous votre autorité.
D’une part, au sein de l’équipe de Direction vous apportez un appui quotidien à la directrice générale des services en termes d’organisation professionnelle, de gestion administrative, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
D’autre part, au sein du pôle Grands projets, Communication et Vie municipale, vous assurez la bonne organisation des événements municipaux (15 à 20 par an) dont vous avez la responsabilité. Vous accompagnez le collaborateur placé sous votre autorité.
Missions / conditions d'exercice
1. Secrétariat de la direction générale des services (2/3 du temps)
Préparation et suivi du conseil municipal
• Etablir l’ordre du jour du conseil municipal
• Mettre en forme les délibérations
• Convoquer le conseil municipal
• Préparer les comptes rendus
• Assurer la diffusion et le suivi des délibérations
• Déposer les délibérations en préfecture
• Assurer la tenue du recueil des actes administratifs, des délibérations
• Assurer le suivi de l’affichage et la tenue du répertoire des délibérations
• Réaliser la relecture du Conseil Municipal en relation avec le DGS
• Suivre les différentes réunions préparatoires et commissions municipales
Assistance auprès de la directrice générale des services
• Assister la Directrice dans l’organisation de la direction
• Gérer l’agenda de la directrice générale des services, en fonction des priorités identifiées
• Organiser les déplacements de la DGS
• Suivre les projets, dossiers et activités pilotés par la DGS et rédiger dans ce cadre des courriers, et divers documents à sa demande (notes, compte rendus, présentation…)
• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers en cours à destination de la DGS
• Organiser et suivre la planification des réunions institutionnelles de la collectivité (conseil municipal, commissions diverses) et réunions techniques
Gestion administrative courante au sein de la direction générale des services :
• Réceptionner, traiter et assurer la diffusion de la circulation de l’information auprès des personnes concernées (mail, courriers…), et à ce titre effectuer l’enregistrement et la saisie de l’ensemble du courrier réceptionné sur le logiciel de suivi du courrier
• Réaliser des travaux bureautiques divers et assurer leur mise en forme dans le respect de la charte graphique
• Organiser le classement et l’archivage papier et numérique des dossiers relevant de la direction générale des services
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Faire l’inventaire des fournitures
• Assurer la gestion du registre des arrêtés
Organisation des réunions
• Etablir les ordres du jour en concertation avec la DGS
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Secrétariat de la direction générale des services
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat à partir de 8h30
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
• Synthétiser les demandes pour transmettre les informations pertinentes
2. Pôle Grands Projets, Communication et Vie Municipale (1/3 du temps)
Communication événementielle
• Contribuer au comité de pilotage évènementiel et proposer des orientations stratégiques pour arbitrage des élus
• Imaginer et mettre en œuvre l’organisation des évènements municipaux (15 à 20 évènements annuels) et déployer les plans de communication associés ;
• Piloter, suivre et contrôler les activités des personnels mobilisés (sur le terrain au montage / démontage) et des prestataires mandatés, et être présent sur les évènements
• Négocier avec les prestataires et fournisseurs
Management
• Encadrer le collaborateur placé sous votre autorité et assurer la bonne réalisation de ses missions. Organiser son travail, valider ses productions et propositions avant transmission et reporting aux responsables hiérarchiques
• Participer aux réunions mensuelles de coordination avec la DG et le responsable du pôle
• Évaluer les opérations conduites
• Rédiger des procédures internes au service
• Suivre le budget et participer à la gestion administrative du service
• Suivre la passation et l’exécution par les prestataires des marchés publics et contrats passés
Préparation et suivi du conseil municipal
• Etablir l’ordre du jour du conseil municipal
• Mettre en forme les délibérations
• Convoquer le conseil municipal
• Préparer les comptes rendus
• Assurer la diffusion et le suivi des délibérations
• Déposer les délibérations en préfecture
• Assurer la tenue du recueil des actes administratifs, des délibérations
• Assurer le suivi de l’affichage et la tenue du répertoire des délibérations
• Réaliser la relecture du Conseil Municipal en relation avec le DGS
• Suivre les différentes réunions préparatoires et commissions municipales
Assistance auprès de la directrice générale des services
• Assister la Directrice dans l’organisation de la direction
• Gérer l’agenda de la directrice générale des services, en fonction des priorités identifiées
• Organiser les déplacements de la DGS
• Suivre les projets, dossiers et activités pilotés par la DGS et rédiger dans ce cadre des courriers, et divers documents à sa demande (notes, compte rendus, présentation…)
• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers en cours à destination de la DGS
• Organiser et suivre la planification des réunions institutionnelles de la collectivité (conseil municipal, commissions diverses) et réunions techniques
Gestion administrative courante au sein de la direction générale des services :
• Réceptionner, traiter et assurer la diffusion de la circulation de l’information auprès des personnes concernées (mail, courriers…), et à ce titre effectuer l’enregistrement et la saisie de l’ensemble du courrier réceptionné sur le logiciel de suivi du courrier
• Réaliser des travaux bureautiques divers et assurer leur mise en forme dans le respect de la charte graphique
• Organiser le classement et l’archivage papier et numérique des dossiers relevant de la direction générale des services
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Faire l’inventaire des fournitures
• Assurer la gestion du registre des arrêtés
Organisation des réunions
• Etablir les ordres du jour en concertation avec la DGS
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Secrétariat de la direction générale des services
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat à partir de 8h30
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
• Synthétiser les demandes pour transmettre les informations pertinentes
2. Pôle Grands Projets, Communication et Vie Municipale (1/3 du temps)
Communication événementielle
• Contribuer au comité de pilotage évènementiel et proposer des orientations stratégiques pour arbitrage des élus
• Imaginer et mettre en œuvre l’organisation des évènements municipaux (15 à 20 évènements annuels) et déployer les plans de communication associés ;
• Piloter, suivre et contrôler les activités des personnels mobilisés (sur le terrain au montage / démontage) et des prestataires mandatés, et être présent sur les évènements
• Négocier avec les prestataires et fournisseurs
Management
• Encadrer le collaborateur placé sous votre autorité et assurer la bonne réalisation de ses missions. Organiser son travail, valider ses productions et propositions avant transmission et reporting aux responsables hiérarchiques
• Participer aux réunions mensuelles de coordination avec la DG et le responsable du pôle
• Évaluer les opérations conduites
• Rédiger des procédures internes au service
• Suivre le budget et participer à la gestion administrative du service
• Suivre la passation et l’exécution par les prestataires des marchés publics et contrats passés
Profils recherchés
• Expérience significative en qualité d’assistanat de direction
• Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale appréciée
• Excellentes qualités d’organisation, bonne capacité rédactionnelle et à l’aise avec l’outil informatique (maitrise du Pack Office - Word, Excel et Power Point)
• Discrétion et confidentialité irréprochable
• Sens du service public
• Grande autonomie pour respecter calendriers et budgets et assurer un reporting régulier et efficace
• Intelligence relationnelle pour collaborer en interne et en externe
• Réactif, rigoureux, résiliant et disponible, tout en sachant prioriser les demandes reçues
• Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale appréciée
• Excellentes qualités d’organisation, bonne capacité rédactionnelle et à l’aise avec l’outil informatique (maitrise du Pack Office - Word, Excel et Power Point)
• Discrétion et confidentialité irréprochable
• Sens du service public
• Grande autonomie pour respecter calendriers et budgets et assurer un reporting régulier et efficace
• Intelligence relationnelle pour collaborer en interne et en externe
• Réactif, rigoureux, résiliant et disponible, tout en sachant prioriser les demandes reçues
Contact et modalités de candidature
Contact
0472471118
Informations complémentaires
CONDITIONS D’EMPLOI
Poste à pourvoir dès que possible – Ouvert aux agents titulaires et contractuels
Temps complet (37h30 hebdomadaires + 15 RTT)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE mensuelle et annuelle + CIA) + participations mensuelles prévoyance et mutuelle
Possibilité de disposer de chèques déjeuner avec participation employeur et accès au catalogue d’offres préférentielles du Comité National d’Action Sociale.
Parking dédié au personnel ou accès en transport en commun avec cadencement toutes les 10 minutes en heure de pointe avec prise en charge partielle de l’abonnement de transport en commun.
CANDIDATURE
Réception des candidatures jusqu'au 3 juillet inclus.
À adresser par mail en pdf à recrutement-drh@ville-genas.fr à l’attention de monsieur Daniel VALÉRO, Maire de Genas, comportant :
• CV détaillé
• Lettre de motivation
• Pour les agents titulaires, dernier arrêté de situation administrative
Renseignements service RH : 04 72 47 11 18
Poste à pourvoir dès que possible – Ouvert aux agents titulaires et contractuels
Temps complet (37h30 hebdomadaires + 15 RTT)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE mensuelle et annuelle + CIA) + participations mensuelles prévoyance et mutuelle
Possibilité de disposer de chèques déjeuner avec participation employeur et accès au catalogue d’offres préférentielles du Comité National d’Action Sociale.
Parking dédié au personnel ou accès en transport en commun avec cadencement toutes les 10 minutes en heure de pointe avec prise en charge partielle de l’abonnement de transport en commun.
CANDIDATURE
Réception des candidatures jusqu'au 3 juillet inclus.
À adresser par mail en pdf à recrutement-drh@ville-genas.fr à l’attention de monsieur Daniel VALÉRO, Maire de Genas, comportant :
• CV détaillé
• Lettre de motivation
• Pour les agents titulaires, dernier arrêté de situation administrative
Renseignements service RH : 04 72 47 11 18
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.