Au sein du Pôle foncier et droit de l'aménagement (composé de 10 agents), vous serez amené(e) à :

Assurer ou participer à la réalisation de l’ensemble des travaux administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement du pôle, 
Recueillir et traiter les informations nécessaires à la gestion des missions confiées. 

ACTIVITES PRINCIPALES

1- Fournir une assistance administrative au sein de l’équipe (lien hiérarchique ou fonctionnel),

Rédiger à partir de modèles existants, relire et mettre en forme tous types de documents bureautiques (courriels, courriers, notes, synthèses, présentations…),
Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer, diffuser et classer des dossiers,
Elaborer, renseigner et/ou assurer le suivi des tableaux de bord et outils du service,
Gérer le courrier sortant (mise en signature, suivi, archivage et confirmation de réception),
Rappeler les échéances et le cadre administratif (délais de transmission de pièces…),
Se positionner en tant que référent administratif sur les outils et process métiers (répondre aux sollicitations et rappeler les informations importantes, saisir des informations dans les logiciels, contribuer à la formalisation de fiches procédure, à la rédaction de guides…),
Mettre en forme et suivre des actes (décisions, délibérations, conventions…),
Mener des relances (auprès d’entreprises, maître d’œuvre, AMO…) et/ou des contrôles de cohérence des documents fournis en lien avec un responsable,
Contribuer à l’établissement et/ou assurer le suivi de conventions (recensement de celles actives, identification de celles arrivant à échéance, renouvellement…),
Intervenir en appui administratif et financier dans le cadre de projets (suivi des budgets, de l’avancement des livrables, de la conformité des objectifs, des échéances…),

2- Apporter un appui dans le suivi d’exécution technique et financière des marchés,

Déposer les documents administratifs relatifs aux marchés sur la GED,
Notifier, saisir et/ou modifier les marchés (en cas d’avenant notamment) dans le logiciel E-SEDIT,
Etablir des lettres de commande et/ou bons de commande sur demande, puis en assurer le suivi administratif (interface avec les parties prenantes, vérification des pièces…),
Répondre aux sollicitations sur son champ d’intervention (informations de premier niveau, remise de documents manquants…),
Participer au suivi budgétaire et financier des activités (suivre la facturation…),
Renseigner les documents budgétaires (budget primitif, décisions modificatives…), sur la base des éléments fournis,
Participer à la procédure de passation des marché (vérification des pièces, saisie…),

3- Préparer et/ou suivre des réunions multi-agendas en fonction des besoins,

Consulter les agendas, prendre et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
Gérer toute l’organisation logistique (convocations, préparation du matériel et dossiers…),
Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus de réunions ou instances sur demande.
 

ACTIVITES SECONDAIRES

Former ou informer les nouveaux arrivants du service sur les outils et process métiers,
Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistants du service en cas de besoin,
Scanner, classer et archiver des pièces administratives (version informatique et/ou papier),
Participer à des groupes de travail sur les outils et procédure internes,
Organiser les éventuels déplacements (inscription, ordres de mission, réservations, notes de frais…),
Consulter des entreprises pour l’obtention de devis sur demande.