Coordinateur événementiel (H/F)

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Offre n° O070231201280040
Publiée le 05/12/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
GRAY
Hotel de ville - 1, place Charles de Gaulle
70100 GRAY
Lieu de travail
GRAY
Poste à pourvoir le
08/01/2024
Date limite de candidature
04/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Culture > Programmation et techniques du spectacle
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Sous la direction de la directrice du pôle enfance, jeunesse et animation, la Ville de Gray recherche pour son service animations/manifestations, un coordinateur événementiel (H/F).
Missions / conditions d'exercice
Les missions :
- Planification des animations et manifestations de la Ville de Gray ;
- Gestion des animations et manifestations de la Ville de Gray ;
- Gestion de la communication des animations et manifestations de la Ville de Gray ;
- Gestion de la régie animation.

Les activités :

PLANIFICATION DES ANIMATIONS ET MANIFESTATIONS DE LA VILLE DE GRAY Communiquer avec les associations et les commerçants de la commune ; Faire l'interface avec les marchés hebdomadaires et saisonniers ;
Suivre le futur projet de la maison du jeu ;
Concevoir les animations et manifestations en lien avec la directrice du pôle et assurer leur bon déroulement ; Organiser la logistique des animations et manifestations de la Ville de Gray ; Elaborer et suivre le planning des actions à mener ; Participer aux démarches liées à la communication des animations et manifestations en lien avec le service concerné.

GESTION DES ANIMATIONS ET MANIFESTATIONS DE LA VILLE DE GRAY
Proposer et gérer les animations et manifestations de la Ville de Gray ; Coordonner les prestataires de services, les fournisseurs, les différents intervenants et acteurs de la manifestation ; Participer au bon déroulement de la manifestation (avant, pendant et après) ; Mesurer l'impact environnemental des animations et manifestations à partir d'outils disponibles ;
Participer à la rédaction de marchés publics et à l'analyse des offres ; Développer un portefeuille de clients et prospects (phoning, envoi de mailing, tenue de fichiers, visite dans les salons concurrents) en vue de certaines manifestations ;
Gérer les budgets des animations et manifestations de la Ville de Gray ;
Suivre les événements gérés par le centre de loisirs (Récréa'Gray) et le multi accueil (Gray'ne d'Eveil) de la Ville de Gray ;
Rédiger et envoyer les fiches travaux au service technique ;
Gérer et suivre les conventions de partenariat de la Ville de Gray;
Rédiger les délibérations liées aux manifestations de la Ville de Gray ;
Mettre en œuvre la politique d'animation événementiels ;
Coordonner les subventions des associations ;
Coordonner les ventes aux déballages et les débits de boissons liées aux manifestations de la Ville de Gray ;
Elaborer les règlements de jeu concours.
Solliciter l'établissement de devis liés aux animations et manifestations de la Ville de Gray ;
Etablir les bons de commande ;
Valider les factures sur Chorus.

GESTION DE LA COMMUNICATION DES ANIMATIONS ET MANIFESTATIONS DE LA VILLE DE GRAY
Assurer le suivi des actions de communication mises en place par le service communication ;
Actionner les outils de communication propre au service ;
Gérer l'Instagram du salon HAA ;
Distribuer des flyers / affiches ;
Gérer le planning des affiches sucettes ;
Gérer le planning des banderoles et autorisation d'affichage dans la commune.

GESTION DE LA REGIE ANIMATION
Être mandataire ;
Gérer la billetterie en ligne ;
Effectuer le suivi des encaissements du guichet et de la billetterie en ligne.

Profils recherchés
Expérience sur poste similaire exigée

Connaissances :
Réglementation et fonctionnement des services d'une collectivité territoriale
Connaissance des partenaires locaux, associatifs et institutionnels
Connaissance de la réglementation et des procédures afférentes aux dossiers traités (occupation du domaine public, dossier de sécurité des ERP, procédure de prêt de matériel ...)
Maitrise des technologies de l'information et de la communication : outils informatiques et numériques, visio, etc.

Savoir-faire :
Qualités relationnelles avérées
Travail en équipe et en réseaux multipartenaires
Sens de l'organisation
Animation de réunions, aisance orale
Développer ses réseaux, les actualiser en permanence (associations, partenaires, habitants participants aux projets, etc.)
Maîtriser l'organisation et la gestion du temps : respect des délais de transmission, reporting
Qualités rédactionnelles
Développer des outils de planification et d'observation
S'adapter aux priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

Contact

Contact
0384651114
Informations complémentaires
Conditions de travail :
- Temps complet ;
- Cycle de travail annualisé ;
- Horaires avec amplitude variable ;
- Présence pendant les manifestations et animations de la ville ;
- Déplacements éventuels.

Avantages liés au poste :
- Rémunération statutaire + RIFSEEP + Prime de fin d'année
- Comité Nationale d'Action Sociale (CNAS)
- Titres restaurants
- Participation à la complémentaire santé et prévoyance
- Amicale du Personnel

Renseignements et candidature à transmettre : Service Ressources Humaines – Tiffany SACQUEPEY : tiffany.sacquepey@ville-gray.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.