Assistante de direction
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Offre n° O071230701120448
Publiée le 13/07/2023
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
32 rue Louis Desrichard, Paray-le-Monial (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/10/2023
Date limite de candidature
03/09/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le Grand Charolais, 1ère Communauté de Communes du Département de Saône et Loire, est composée de 44 communes pour 40 000 habitants située à l'ouest du département de Saône-et-Loire. Territoire au cadre de vie naturel préservé à proximité de plusieurs agglomérations, cet espace de vie aux multiples facettes conjugue excellence agricole, label territoire d'industrie ou encore tourisme d'itinérance cycliste et fluvial. Employant 140 agents permanents et près de 90 saisonniers en période estivale, pour un budget global de 58 millions d'euros, le Grand Charolais propose des postes diversifiés pour tous les niveaux de responsabilité. Vous recherchez un poste au sein d'une intercommunalité dynamique et à taille humaine ? Rejoignez-nous !
Missions / conditions d'exercice
Au sein du service des assemblées l'agent assure des missions polyvalentes comprenant la gestion des bureaux exécutifs et de l'agenda des élus, des fonctions d'accueil et de secrétariat pour la Direction.
Missions principales du poste :
* Organisation, planification et suivi des réunions du Bureau exécutif, des commissions et du Conseil des maires.
* Organisation, mise en oeuvre et suivi du conseil communautaire en lien avec le conseiller juridique de la communauté de communes.
* Soutien au service informatique sur le paramétrage du logiciel assemblées (webdelib) et le parapheur électronique.
* Réalisation, mise en forme et suivi d'actes administratifs (courriers, convocations, compte rendus, décisions, actes administratifs divers, mise en oeuvre de la publicité des actes et de leur caractère exécutoire... ).
* Suivi de l'agenda des élus et des signatures de parapheurs (physique et électronique).
* Suivi des dossiers de demandes de subvention des associations. Assure la coordination avec le service finances en charge de l'exécution financière et le service communication.
* Suivi des dossiers du Fonds d'Aide à l'Investissement Rural déposés par les communes. Assure la coordination avec le service finances en charge de l'exécution financière.
* Référent archivage au sein des services de la communauté de communes.
* Travaux bureautiques et de secrétariat pour la Direction.
Missions principales du poste :
* Organisation, planification et suivi des réunions du Bureau exécutif, des commissions et du Conseil des maires.
* Organisation, mise en oeuvre et suivi du conseil communautaire en lien avec le conseiller juridique de la communauté de communes.
* Soutien au service informatique sur le paramétrage du logiciel assemblées (webdelib) et le parapheur électronique.
* Réalisation, mise en forme et suivi d'actes administratifs (courriers, convocations, compte rendus, décisions, actes administratifs divers, mise en oeuvre de la publicité des actes et de leur caractère exécutoire... ).
* Suivi de l'agenda des élus et des signatures de parapheurs (physique et électronique).
* Suivi des dossiers de demandes de subvention des associations. Assure la coordination avec le service finances en charge de l'exécution financière et le service communication.
* Suivi des dossiers du Fonds d'Aide à l'Investissement Rural déposés par les communes. Assure la coordination avec le service finances en charge de l'exécution financière.
* Référent archivage au sein des services de la communauté de communes.
* Travaux bureautiques et de secrétariat pour la Direction.
Profils recherchés
Savoir-être et comportement professionnel
Responsabilité, Autonomie,
Discrétion, Patience, confidentialité,
Disponibilité, Réactivité,
Bon relationnel,
Notions d'organisation et de gestion du temps,
Fonctionnement des services de la collectivité,
Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
Vocabulaire professionnel du service,
Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.),
Circuits et procédures administratives,
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Logiciels de bureautique,
Effectuer des recherches sur internet,
Standard téléphonique,
Principes rédactionnels du compte rendu et de la note de synthèse,
Notions de droit des actes administratifs et des assemblées,
Notions d'archivage.
Savoir-faire et technique opérationnel
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités,
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion,
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus,
Rédiger des délibérations, des arrêtés, des décisions, ...
Organiser et planifier la tenue des instances,
Gérer les archives de la collectivité en lien avec les servies.
Utilisation de logiciels professionnels
Conditions et contraintes de l'exercice :
Pics d'activités en fonction des obligations du service pouvant nécessiter le dépassement du cycle de travail hebdomadaire.
Disponibilité vis-à-vis de la Direction et du Président.
Planification de la charge de travail en fonction du planning des assemblées.
Tenue des échéances.
AVANTAGES LIES AU POSTE
CNAS, participation prévoyance " maintien de salaire ", régime indemnitaire (IFSE + CIA).
Utilisation de véhicule de service dans le cadre des fonctions
Responsabilité, Autonomie,
Discrétion, Patience, confidentialité,
Disponibilité, Réactivité,
Bon relationnel,
Notions d'organisation et de gestion du temps,
Fonctionnement des services de la collectivité,
Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
Vocabulaire professionnel du service,
Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.),
Circuits et procédures administratives,
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Logiciels de bureautique,
Effectuer des recherches sur internet,
Standard téléphonique,
Principes rédactionnels du compte rendu et de la note de synthèse,
Notions de droit des actes administratifs et des assemblées,
Notions d'archivage.
Savoir-faire et technique opérationnel
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités,
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion,
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus,
Rédiger des délibérations, des arrêtés, des décisions, ...
Organiser et planifier la tenue des instances,
Gérer les archives de la collectivité en lien avec les servies.
Utilisation de logiciels professionnels
Conditions et contraintes de l'exercice :
Pics d'activités en fonction des obligations du service pouvant nécessiter le dépassement du cycle de travail hebdomadaire.
Disponibilité vis-à-vis de la Direction et du Président.
Planification de la charge de travail en fonction du planning des assemblées.
Tenue des échéances.
AVANTAGES LIES AU POSTE
CNAS, participation prévoyance " maintien de salaire ", régime indemnitaire (IFSE + CIA).
Utilisation de véhicule de service dans le cadre des fonctions
Contact et modalités de candidature
Contact
0971169586
Informations complémentaires
Recrutement par mutation, inscription sur liste d'aptitude à défaut contractuel
Adresser les candidatures (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation pour les titulaires) avant le 03/09/2023 - 12 h 00
à Monsieur le Président
Communauté de Communes Le Grand Charolais
32 rue Desrichard 71600 PARAY-LE-MONIAL
Ou par mail : personnel@legrandcharolais.fr
Adresser les candidatures (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation pour les titulaires) avant le 03/09/2023 - 12 h 00
à Monsieur le Président
Communauté de Communes Le Grand Charolais
32 rue Desrichard 71600 PARAY-LE-MONIAL
Ou par mail : personnel@legrandcharolais.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE DE COMMUNES LE GRAND CHAROLAIS
>32 rue Louis Desrichard
71600 Paray le monial
>32 rue Louis Desrichard
71600 Paray le monial
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.